Conciliacion Bancaria

CONCILIACIÓN BANCARIA

Bibliografía

Paton, N. A. Manual del contador, Editorial Mc Graw Hill, Argentina, III Edición 1994

Finney y Miller Curso de contabilidad, Capitulo III, Editorial Mc Graw Hill, México, II Edición 1999

¿Qué es?

Es un método de Control Dual realizado por todas las empresas, su objetivo final es Controlar el recurso de Disponible que se encuentra en manos de un tercero (BANCO) manteniéndose informado de los movimientos y de las diferentes movimientos, usos y fuentes, que este ha tenido en un plazo de tiempo determinado. Por otro lado no solo permite el control al interior de la empresa; sino también, permite la revisión de procesos contables y evitar sesgos de información por omisión al dejar de hacer o por error.

¿En qué consiste?

Consiste en la comparación de los registros de la empresa efectuados en la cuenta Banco de los diarios auxiliares (o libros principales), con los movimientos registrados en la(s) entidad(es) bancaria(s) en cada una de las cuentas corrientes existentes, las que se observan en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones (cartolas bancarias). Todo lo anterior para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa.

Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos no coincidan con los libros de la empresa por cualquiera de las siguientes razones:

 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

 Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado las operaciones de ese día.

 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa.

 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.

 Cheques devueltos por protesto por fondo o forma (falta de fondos, firma disconforme, errores de escritura, entre otros).

 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

 Abonos hechos a la empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.

 Errores u omisiones por parte de los Bancos.

En resumen, el estado, cálculo u hoja de trabajo que se prepara para determinar las diferencias, recibe el nombre de CONCILIACIÓN BANCARIA, la que para poder ser desarrollada se hace básico poder identificar qué valores representan las diferencias entre la empresa y el banco y determinar cuál es el saldo correcto de dicha cuenta.

En otras palabras consiste en “cuadrar” a la fecha de cierre (fin de mes) el saldo de libros (o auxiliares) de la contabilidad de la empresa con el saldo del extracto o cartola bancaria.

Métodos y procedimientos para elaborar una conciliación bancaria

En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, debido a lo anterior es que el disponible es considerado uno de los activos con mayor riesgo inherente, es por ello que en toda empresa nunca deben faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento de este activo.

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio de cambio aceptado libremente como medio de pago y por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria (cartola), al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros de la empresa dueña de la cuenta corriente, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual de cada cuenta corriente en cada uno de los bancos en que se tengan valores a resguardo, de esta forma se determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto.

Es importante dejar en claro que, NO por el hecho deque el saldo de la cuenta contable BANCO y el saldo de la cuenta corriente sea igual NO deba realizarse una conciliación bancaria, ya que se puede estar en presencia de movimientos cuyo valor neto sea cero, pero su composición es completamente diferente a lo que aparecen en los registros contables.

La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo (también es una prueba de auditoría). Este apunte trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancaria.

Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe si se han registrado los ajustes detectados el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.

PARTIDA O

CAUSA PROCEDIMIENTO

EMPRESA BANCO

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO - Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por el banco (cartola).

- Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por el banco (cartola).

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA - Revisar que las notas de débito o cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

- Revisar que las notas de crédito o depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

ERRORES Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mala ubicación, omisión o prescripción de cheques. Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mala ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

Importante: de NO encontrarse los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) éstas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomarán en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual. De darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.

Normas para la elaboración del documento.

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco para así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos documentos para poder ajustarlas.

Las diferencias entre los registros del depositante y el estado bancario pueden identificarse por medio de los siguientes pasos.

1. Comparar los cheques pagados por el Banco con los girados por la empresa.

2. Comparar los números de los cheques pendientes en la conciliación anterior para comprobar si han sido pagados.

3. Verificar los depósitos realizados y su anotación en la cartola.

4. Localizar los depósitos y cheques no aceptados por el banco, por ejemplo no pudo cobrar un cheque que le fue depositado.

5. Verificar gastos u otros cargos y abonos registrados por el banco y de los cuales la empresa no ha realizado ajustes o contabilizaciones.

Al comparar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

· Encabezado: Debe poseer como requisitos básicos:

 Nombre de la empresa o razón social.

 Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.

 Fecha a la cual se está elaborando el documento.

 Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.

 Nombre de la persona que elabora el documento.

 Tipo de método a utilizar (opcional).

· Cuerpo: La estructura va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la conciliación.

 Saldos correctos o de columnas. (cuatro o dos columnas)

 Saldos encontrados o esquemáticos. (una sola columna)

En esta parte es donde se mostrarán todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

· Pie del documento: Independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria.

1. Saldos correctos o de columnas.

Solo por efectos pedagógicos se revisará primero el método Saldos Correctos o de Columnas, por ser el método más didáctico y utilizado en cuanto al aprendizaje para una adecuada elaboración de una conciliación bancaria y que en

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