ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA VOLUMEN I LA SECRETARIA Y LA EMPRESA
Enviado por MadaraManne • 5 de Marzo de 2016 • Informes • 11.618 Palabras (47 Páginas) • 1.771 Visitas
ENCICLOPEDIA
DE LA
SECRETARIA
ENCICLOPEDIA
DE LA SECRETARIA
VOLUMEN I
LA SECRETARIA
Y LA EMPRESA
PRÓLOGO
En cualquier empresa, sean cuales sean la complejidad de su estructura y las actividades a las que se dedique, es imprescindible disponer de una secretaria eficiente, que posea buenas aptitudes personales y una sólida preparación profesional. La secretaria constituye la primera imagen de la empresa y de su jefe o departamento en las relaciones con el exterior, y debe saber comportarse con discreción, eficiencia y responsabilidad.
El trabajo de la secretaria incluye tareas muy diversas, desde contestar el teléfono y tratar con clientes y proveedores, hasta despachar la correspondencia, gestionar los archivos, redactar informes y memorandos y preparar reuniones, juntas, congresos o viajes. Todo ello requiere una serie de aptitudes personales, como capacidad de organización y gestión, facilidad para relacionarse con las personas, dinamismo y auto control, amabilidad y elegancia en el trato, además de un alto nivel de preparación profesional, como saber idiomas, dominar los programas y aplicaciones de computación que se utilizan en la oficina y tener amplios conocimientos sobre la empresa, la gestión, el mercado, la contabilidad, etc.
Y sobre todo, ya que por sus funciones la secretaria posee gran cantidad de datos relativos a la empresa, debe garantizar mediante su discreción la confidencialidad de todas las informaciones que estén en su poder.
Hoy, además, a la complejidad tradicional de las tareas de la secretaria se añade la derivada de los cambios producidos por la transformación y la tecnificación de los sistemas de trabajo, de producción, de comunicación y de mercado. En esta situación de cambio, las formas tradicionales de realizar las múltiples tareas de la secretaria coexisten con otras modalidades mucho más desarrolladas, que incorporan todas las posibilidades de la tecnología ofimática. Para ello, la secretaria debe ser capaz de adaptarse a todo tipo de empresas, desde las de estructura más tradicional hasta las de alto desarrollo y muy tecnificadas. La secretaria debe saber que en uno u otro caso, su trabajo es esencial para el correcto funcionamiento de la empresa.
La “ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA”, que trata de forma rigurosa sobre todos los temas esenciales relacionados con el trabajo y la empresa y con los conocimientos, funciones y tareas en que una secretaria debe ser competente, se dirige a quienes aspiran a obtener la cualificación profesional necesaria para desempeñar este trabajo. Va dirigida también a aquellas personas que desean promocionarse en la empresa en que trabajan y a las secretarias que quieran poner al día sus conocimientos profesionales.
Para potenciar el nivel didáctico de la obra, cada capítulo se estructura en tres secciones: una primera en la que se explica y desarrolla la materia; una segunda formada por un texto a modo de resumen de las nociones y conceptos fundamentales tratados en el capítulo; y, finalmente, un cuestionario que permite repasar los aspectos desarrollados en el apartado y comprobar si se han asimilado de forma correcta.[pic 1]
Abundando en este interés de auto control de eficiencia de la secretaria, al final de la obra se incluye un cuestionario de auto examen con un baremo de corrección que permite valorar el nivel alcanzado.
PLAN DE LA OBRA
La secretaria y la empresa
LA PERSONA
Qué es el secretariado
Formación de la secretaria
Funciones básica de la secretaria
Perfil psicológico
Cualidades humanas de la secretaria ideal
Principios éticos
Código deontológico de las secretarias
Cuidados del aspecto personal
Las relaciones sociales
La secretaria perfecta[pic 2]
Cuestionario practico
FORMACION
Y PROMOCION PROFESIONAL
Necesidad de la formación permanente
Plan de formación y actualización profesional
La búsqueda de un puesto de trabajo
Cómo acceder al mercado laboral
El curriculum vite
Los procesos de selección[pic 3]
El mercado del trabajo
Los tests de capacidades[pic 4]
Cuestionario practico
LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
Organización de la jornada laboral
Coordinación del trabajo personal y en equipo
Organización diaria de la correspondencia
Organización de las comunicaciones
Simplificación del trabajo administrativo
Organización de las visitas
Viajes de negocios[pic 5]
Las visitas
Cuestionario practico
CONDICIONES
FUNCIONALES DE TRABAJO
La oficina: tipos y condiciones
El mobiliario
La silla
Ejercicios para relajarse y cuidar
la postura en el trabajo
Emergencias e incidentes
Características que debe cumplir[pic 6]
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