EXPOSICIÓN TEMA 7 DIRECCIÓN DE REUNIONES

EXPOSICIÓN TEMA 7

DIRECCIÓN DE REUNIONES

7.6- FACTORES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UNA REUNIÓN

7.6.1- EL PAPEL DE LOS PARTICIPANTES

Para desarrollar una buena reunión es trascendental acudir preparados (lo ideal es tener las ideas por escritos para evitar la improvisación).

Tareas para cumplir el óptimo desarrollo de la reunión:

-Puntualidad en el horario establecido.

-Haber reflexionado previamente sobre los temas que se van a tratar.

-Evitar “irse por las ramas”(centrarse en los temas fijados en el orden del día).

-Evitar “hacer el payaso”, obviar realizar constantemente bromas hasta el punto de resultar pesado.

-Seguir la reunión y no realizar comentarios o cuchicheos paralelos a la reunión.

-Evitar cualquier tipo de distracción: móviles, salidas de sala…

-Aceptar los acuerdos realizados así como las funciones que se le asignen a desarrollar.

Algunas dificultades que se suelen encontrar: falta de puntualidad de los participantes, falta de dominio de contenidos (anteriormente hemos dicho que hay que evitarse), puede haber algún estancamiento o confusión, que no haya participación y conflictos.

7.6.2- TOPOLOGÍAS PERSONALES

La tipología de las personas que acuden a las reuniones es muy diversa. Por ejemplo:

-El luchador o discutidor: le encanta discutir y llevar la contraria.

-El positivo: siempre ve el lado bueno de los aspectos que se tratan.

-El charlatán: habla mucho y desvía la consecución del objetivo de la reunión.

-El negativo: siempre está en contra de todo lo que se plantea, analizando los problemas que pueden acarrear las ideas propuestas.

-El sabelotodo: el que sabe de todo, sus intervenciones suelen cansar a los demás y suelen evitarle.

-El tímido: personas que les cuesta hablar en público y no comentan sus propuestas.

-El terco: persona con ideas fijas que intenta imponerlas en los demás sin escuchar opiniones.

-El indiferente: no suele intervenir y trata de evadir responsabilidades.

Para concluir este punto, cabe decir que cualquiera de estas personas pueden estar en la reunión, por lo que es fundamental la función del líder, que debe solucionar los atascos y conflictos, y tratar de convencer y transmitir los temas durante la reunión para conseguir los objetivos de la reunión.

7.6.3- LA FORMA EXPRESIVA

El lenguaje ha de ser claro, breve y directo, preferentemente con oraciones simples. Hay que haber preparado el discurso para que sea efectivo en la reunión (no se puede estar todo el tiempo leyendo, ya que el contacto visual también es relevante).

7.6.4- EL LIDERAZGO DE LA REUNIÓN

En toda reunión debe haber un líder, que la conduzca hacia los objetivos propuestos. Esta persona debe:

-Ser capaz de crear entre los convocados un equipo donde todos participen, estimulando a los tímidos a expresar sus opiniones y elogiando las ideas y esfuerzos para conseguir que fluya la comunicación.

-Ser capaz de controlar y moderar (por ejemplo estableciendo turnos de palabra) y siendo respetuoso con las opiniones que ofrezcan los participantes.

-Ser capaz de aclarar los objetivos para que se entiendan, practicar una escucha activa y comprender las aportaciones, resumiéndolas e indicando qué temas se han tratado y cuáles faltan por tratar.

En muchas ocasiones el animador no coincide con el líder del grupo. El animador debería ser:

-Positivo, buscando lo positivo de la aportación realizada.

-Abierto, aceptando las críticas y respetando las opiniones.

-Dinamizador, fomentando la participación.

Bibliografía complementaria:

http://www.rivassanti.net/curso-ventas/como-dirigir-reuniones.php 

7.7- TÉCNICAS ÚTILES EN LAS REUNIONES

7.7.1. Lluvias de ideas o brainstorming

Esta idea fue creada por Alex Osbom en 1919, que consiste en que cada uno de los asistentes propongan ideas, que son evaluadas posteriormente. Una vez evaluadas se van a elegir las ideas que resuelvan mejor el problema. De esta forma van a participar todos de las decisiones de la empresa.

Esta técnica puede utilizarse tanto para solucionar problemas, como para proponer mejoras, nuevos métodos de comercialización, producción, etc...

Una forma de llevarla a cabo es la siguiente:

-El líder expone un tema sobre que  necesita la colaboración de los asistentes.

-Se les concede una serie de minutos para que los asistentes piensen sus ideas, las cuales van a exponer, una vez pasado el tiempo acordado.

-Finaliza cuando ya no queden más aportaciones.

En cuanto a las condiciones físicas, se debe disponer de un lugar espacioso, cómodo y que disponga de una pizarra, donde exponer las ideas que surjan. Los participantes deben colocar las sillas en círculo alrededor de la mesa para una mejor comunicación.

En cuanto a las condiciones humanas, las personas que componen el grupo deben estar motivadas para solucionar el problema, y con un ambiente que propicie la participación de todos. Todos pueden sentirse confiados y con la sensación de que puedan hablar sin que se produzcan críticas. Todas las ideas deben tener en principio el mismo valor, pues cualquiera de ellas puede ser clave para la solución del problema.

http://www.cge.es/portalcge/tecnologia/innovacion/4112brainstorming.aspx#otros

7.7.2- La técnica de grupo nominal

Esta técnica fue introducida por Delbecq y Van de Ven en 1971, con el objetivo de facilitar la creación de ideas y análisis del problema, a su vez permite que se alcancen al final de cada reunión, una conclusión sobre los temas planteados.

La utilización del grupo nominal implica una doble reflexión: cada participante debe reflexionar las ideas individualmente y registrar sus opiniones y cuando se muestren todas se debe llegar a un acuerdo entre todos los participantes para elegir la mejor solución.

 Son tres los objetivos principales de esta técnica:

-Asegurar los diferentes procesos en la aplicación de cada fase técnica.

-Equilibrar la participación entre las personas participantes.

-Incorporar técnicas matemáticas de votación en el proceso de decisión en grupo.

Para su desarrollo se deben realizar las siguientes fases:

1. Definir el tema y los objetivos que se van a trabajar. En forma de pregunta y por escrito planteamos la cuestión de forma que sea comprendida por todos.

2. Generar ideas. Cada participante escribe sus ideas individualmente, que posteriormente dará a conocer a los demás.

3. Compartir ideas. Se recogen las ideas y se escriben en una pizarra.

4. Discutir las propuestas .Cada participante podrá aclarar su propuesta y solicitar que aclaren el sentido de otras.

5. Realizar la selección. Se realiza a través de una votación jerarquizada, donde cada participante elegirá las ideas que considere más apropiadas.

6. Determinar la prioridad .Al sumar todas las puntuaciones se consigue saber cuáles son las preferencias del grupo.

http://www.aiteco.com/tecnica-de-grupo-nominal/

7.7.3- Phillips 66

Donald Phillips creó esta técnica que evita que en grupos muy numerosos algunos acaparen todo el tiempo y otros se queden sin participar. Consiste en dividir el grupo en subgrupos de seis personas que discuten un tema durante seis minutos y luego se ponen en común todas las ideas con el fin de crear un documento único.

Fases del proceso:

-El animador propone a los participantes el asunto que los reúne y explica el método a realizar resaltando su eficacia en  grandes grupos.

-Se invita al grupo a dividirse en subgrupos de seis personas.

-Cada grupo procede a trabajar, lo ideal sería un mobiliario que facilite este tipo de agrupamiento.

-Los portavoces de los distintos grupos exponen sus ideas y el animador podrá recogerlas en una pizarra.

Si se necesitan tratar más temas se puede cambiar de portavoz  en el grupo y de orden de participación. De esta forma se consigue mayor participación y que todos los grupos realicen aportaciones porque el último en explicarlas suele tener ideas que han sido previamente mencionadas.

7.7.4- Gorras pensantes

 Este ha sido un instrumento planteado por Edward de Bono. Dicho instrumento incita a cada participante a un tipo específico de reflexión, relacionando el color de cada gorra con un tipo de comportamiento concreto. Es un método que nos permite pensar de manera más eficaz y los beneficios derivados del uso de esta técnica son tres principalmente:

• Fomenta el pensamiento paralelo
• Fomenta el pensamiento en toda su amplitud
• Separa el ego del desempeño

Podemos ver que hay varios tipos de gorras:

Gorra verde: Trata de emplear la creatividad, pensando en ideas nuevas, usando la imaginación y aportando nuevas sugerencias.

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