Eficiencia Organizacional

Cada organización es única. Cada organización tiene su propia peculiaridad que compara probablemente con otras de la misma industria pero es única en cuanto a su cultura, políticas y experiencias. Debido a la complejidad de la dinámica actual del negocio, muchas organizaciones encaran el desafío de cómo identificar la cadena de causas y efectos que mueven el negocio. Conociendo esta cadena de eventos podrán hacer corrección al curso del objetivo según sea necesario. El tiempo real la evaluación de la organización es necesaria para líderes al identificar la debilidad y las fuerzas internas.

Doce preguntas críticas relacionada a la eficiencia organizacional:

¿Cuán eficiente es su equipo del liderazgo para lograr metas organizacionales?

¿Cómo rastrea usted la implementación de la estrategia y cómo evalúa usted su eficacia?

¿Conoce usted la voz de su cliente interno y externo?

¿Cual necesidad les resuelve su empresa?

¿Por qué sus clientes obtienen el producto y el servicio de su competidor?

¿Cómo administra el conocimiento que contribuye a los resultados del negocio?

¿La evaluación por ejecutorias de empleados esta ligada directamente a la estrategia de su organización?

¿Tiene acceso a la estrategia de la empresa y al plan de acción todos los miembros de su organización?

¿Tiene usted un tablero de mando (Dashboard) actualizado continuamente que liga la cadena de causa y efectos del negocio para entender los resultados de la empresa?

¿Sus empleados tienen acceso a la información pertinente para lograr hacer su trabajo?

¿El poder en su organización se comparte entre gerentes y no-gerentes? ¿Invierte usted desarrollar su mejor assesst, sus personas?

¿Atiende usted los activos intangibles tal como el desarrollo de personal, la retención del talento, cumplimiento de regulaciones, la lealtad de cliente, la eficiencia del liderazgo y la eficiencia de procesos?

Si su organización logra resultados sostenibles usted debe sentirse más que satisfecho de que no sólo equipo de personal y el proceso interno esta apropiadamente alineado para alcanzar las metas. Por otro lado, si su organización no esta alcanzando los resultados que usted espera, su preocupación puede ser no solo alcanzar los resultados pero también entender como. Normalmente las causas se separan en tiempo y espacio dificultando el entendimiento de la serie de acontecimientos. Usted percibe que su equipo de trabajo puede mejorar las habilidades del trabajo de equipo o que la comunicación entre equipos puede ser mejor. Usted sabe que necesitan mejorar servicio de atención al cliente interno, el trabajo del equipo, la habilidad de solucionar problemas, la innovación, y para mejorar la eficiencia alineando mejor los recursos.

La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema.

La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).

¿Cómo Alcanzar La Eficiencia Organizacional?

Esta de más comentar la necesidad fundamental de toda organización de mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada vez más competitivo en una industria feroz donde el que no cambia desaparece. Día a día crece la competencia, nuevas empresas están dispuestas y tienen la capacidad de brindar más valor al cliente a un precio igual y en muchos casos menor que el propuesto por nuestras empresas, a esto le agregamos también los no muy buenos controles aduaneros nacionales que permiten el ingreso de mercadería sin el pago de impuestos debido, aspecto que genera que muchos productos estén disponibles para la compra a precios muy atractivos para el consumidor y que exista una competencia desleal. Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia organizacional, pero eso no esta en discusión para ningún gerente o funcionario, el problema a discutir es: ¿cómo alcanzar la eficiencia organizacional?, ¿Por donde empezamos?, ¿Cuál es el primer paso a seguir?. Establecer que paso seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar a la ligera con decisiones subjetivas. Varias organizaciones nacionales han iniciado procesos de implementación de sistemas de gestión de la calidad, pero lastimosamente no han tenido el éxito esperado y publicitado previa implementación al ser piezas de un rompecabezas colocadas en el lugar erróneo. Todo proceso, cambio mejora debe formar parte de una alineación general del sistema organizacional que se enfoque en los factores clave de éxito de la empresa e industria para que de los frutos esperados. Para hacer que su organización sea eficiente primero concentre sus esfuerzos en analizar que es lo que realmente la hace funcionar como empresa. Recién desde esta comprensión (realmente pocas empresas nacionales, por difícil de creer que parezca no lo saben realmente) se puede diseñar una estrategia que tome en cuenta toda la organización como un todo y perfeccionar el proceso de realización del producto que permita satisfacer y superar las expectativas del cliente de forma rentable. No sirve de mucho tener un proceso de producción competitivo a nivel mundial, si nuestro proceso de comercialización, marketing, distribución, investigación y desarrollo, entre otras, no están al mismo nivel, igual seremos una organización no eficiente y por lo tal no competitiva, es por eso que se hace énfasis en estrategias de mejoras y perfeccionamiento tomando una organización como un todo muy no por partes.

En las organizaciones que buscan ser eficiente (como se menciono, para ser competitivas) todas las áreas y funciones deben trabajar en conjunto concentrándose en los elementos que hacen la mayor contribución al éxito.

Otro aspecto a tomar en cuenta en la búsqueda de la eficiencia organizacional es la cultura y compromiso de los integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan fuertes, sólidas y ágiles como sus integrantes. Del nivel de motivación de cada uno de ellos estarán ligados las relaciones internas y clima laboral. Los canales de comunicación adecuados, las características de educación y capacitación que se les de, son factores que tendrán directo impacto sobre la eficiencia organizacional.

Creando La Organización Eficiente

Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a donde quiere llegar para tener un rumbo definido.

Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en base a información real y no ante subjetividades.

Toda organización que busque la optimización de sus procesos debe trabajar con un enfoque basado en el cliente donde se analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no así en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto.

Analice, los problemas continuos de una organización no se dan por que los funcionarios estén dispuestos a equivocarse, más bien se da por una pobre comunicación interna, por falta de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados. Determine los factores críticos de sus canales de comunicación y de sus procesos, analice por que son críticos y como se puede mejorar el proceso para que aumenten la probabilidad de satisfacción al cliente interno o externo siguiente.

Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rígidas, no tenga como muchas empresas, reglas rígidas de cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores resultados. Asegúrese que se establezca en cada una de las áreas y procesos de su organización.

Diseñe programas de capacitación que se basen en los resultados del análisis de las expectativas y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalué el aprovechamiento de esa capacitación, de forma práctica y teórica. Recuerde que capacitación no aplicada es una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que sean consientes de su nivel de aprovechamiento.

Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que esta comprometido, que trabajar demostrando ese compromiso en las actividades diarias.

A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede iniciar la implementación de herramientas de gestión como: sistemas de calidad, siempre en coordinación y articulación con su plan estratégico, con mayor probabilidad de éxito.

7 Claves Para Tener Éxito Organizacional

1. Define los objetivos.

El éxito organizacional es lograr las metas planeadas en la empresa, por lo que no sólo tiene que ver con tener un puesto específico o lograr un aumento de sueldo, sino lograr

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