Ejercicio Dulces Ricos

II.- Problemática:

A partir de 1995, la competencia se agudizó a causa de la crisis económica del país y de la competencia internacional, y aunque el volumen de producción y el de venta permanecieron constantes, la empresa no opero con una perdida pero si en su punto de equilibrio. Durante los últimos dos años los competidores han ganado 50% del mercado de Dulces Ricos, S.A., debido a que sus precios son más bajos, además de que la calidad y empaque mejores.

El personal directivo se queja de que tienen sobre cargo de trabajo y de que el personal es cada vez más ineficiente. Asimismo, existe una rotación entre los gerentes de planta, de ventas y el contador, quienes renunciaron debido a la “falta de libertad para tomar “decisiones” y el “tortuguismo administrativo.”

ANÁLISIS FUNCIONAL Y ESTRUCTURAL

1. Exceso de Trabajo,

2. Falta de Comunicación en las Operaciones

3. Duplicidad de funciones,

4. Falta de coordinación estratégica funcional.

5. Descontrol de las operaciones

6. Problema en toma de decisiones y,

7. Lentitud administrativa.

Se realizó un análisis de las actividades que se realizan en cada uno de los puestos estratégicos, detectándose las siguientes problemáticas:

• Disparidad en las actividades realizadas por cada puesto directivo de la empresa y con horarios distintos.

• Existe una duplicidad de funciones

De lo anterior se desprende que existe un total de 21 actividades duplicadas en los diversos puestos claves de la empresa, de las 38 que se realizan a la semana, lo que corresponde a un 55% del global semanal.

Aunado a lo anterior, se corrobora que analizando el horario trabajado a la semana, el 54% (127 horas) corresponden a actividades duplicadas de las 235 horas que se laboran por semana.

Con la finalidad de corroborar lo anterior, se realiza el siguiente análisis en el que se desprende las funciones duplicadas por cada puesto clave de la empresa, así como el horario invertido en la realización de las mismas.

Del análisis realizado anteriormente, se desprenden y confirman las problemáticas planteadas, las cuales corresponden a lo siguiente:

Causas:

• Deficiente segregación de funciones.

• Falta de control en las operaciones realizadas.

• Duplicidad de actividades.

• Falta de comunicación en la empresa.

Efectos:

• Exceso de Trabajo

• Falta de Comunicación en las Operaciones derivadas de duplicidad de funciones

• Falta de coordinación estratégica funcional

• Descontrol de las operaciones, problema en toma de decisiones, lentitud administrativa.

De lo anterior y a efecto de realizar las medidas correctivas inmediatas para atacar la problemática presentadas, se efectuó el siguiente análisis a la estructura organizacional en la cual se identifica una deficiente integración de la misma, presentando la siguientes problemáticas:

• Se identifica que existe un jefe de personal dentro de la estructura lineal del Gerente de Planta, el cual genera una carga adicional a las funciones de la producción, y un distractor de la actividad prioritaria del mismo.

• Dentro de la estructura lineal del Contador se identifica otro jefe de personal, por lo que esta duplicado el puesto y genera actividades adicionales a la de mantener las finanzas de la empresa de forma ordenada.

• Aunado a lo anterior se identifica dentro de la estructura lineal del Contador tiene a cargo al jefe de compras, lo que genera una carga burocrática para la realización de las compras que requiere la entidad en tiempo y forma para atender la demanda de producción y venta

• Se identifica la función de una secretaria únicamente a cargo del área financiera, por lo que se debe de ubicar en un lugar donde pueda ser funcional para toda la empresa.

1.- Con base en la información anterior se elaboró una propuesta de reorganización:

A) Cuadro de distribución de trabajo (actual y propuesto)

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO ACTUAL

PUESTO FUNCION HR/SEM

Director Acuerdo con Subordinados 5

Autoriza Compras 5

Autoriza Créditos 10

Revisa Informes Financieros 5

Trata con Bancos 5

Trata con Clientes 10

Trata con Proveedores 5

Contralor Autoriza Compras 5

Autoriza Créditos 5

Juntas con el Director 5

Juntas con los Vendedores 5

Supervisa las Cobranzas 2

Supervisa Reportes 10

Trata con Bancos 10

Trata con el Sindicato 5

Gerente de Planta Asiste a Juntas 5

Coordina a su Personal 5

Elabora programa de Mantto y Calidad 10

Programa y Controla a la Producción 10

Selecciona Personal 10

Trata con el Sindicato 5

Trata con Proveedores 10

Contador Autoriza Compras 5

Autoriza Créditos 5

Coordina a los jefes de ventas y vendedores/comisiones 2

Elabora Estados Financieros 10

Elabora la Nómina 6

Elabora Presupuesto de Caja 5

Maneja Impuestos 5

Supervisa las Cobranzas 5

Supervisa Operador de Computadora 5

Trata con Bancos 5

Gerente de Ventas Asiste a Juntas 10

Coordina a su Personal 5

Fija precios 5

Trata con agencias de Publicidad 5

Trata con Clientes 5

Trata con Proveedores 5

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO PROPUESTO

PUESTO FUNCION HR/SEM

Director General Analiza el Entorno del Mercado 40

Implementa Estrategias de Crecimiento

Analiza Información Financiera

Analiza Información de Ventas

Analiza Información de Producción

Administrador General Supervisa y Coordina las Gerencias a su cargo 40

Revisa Reportes de Producción

Revisa Reportes de Ventas

Revisa Estados Financieros

Revisa Reportes de Compras

Revisa Reportes de Recursos Humanos

Gerente Comercial Coordina Fuerza de Ventas 40

Trata las Agencias de Publicidad

Trata con Clientes

Analiza el Mercado y busca nuevos

Propone acciones mejora

Gerente de Producción Coordina la producción 40

Propone acciones de mejora que mejore la producción a bajo costo

Supervisa la Calidad de los Productos

Implementa Acciones de Mejora continua en producción

Programa Mantenimientos a la Planta

Gerente de Finanzas Elabora Estados Financieros 40

Maneja impuestos

Trata con Bancos

Analiza Créditos

Supervisa Cobranza

Gerente de Compras Realiza las Operaciones de Compras 40

Trata con Proveedores

Implementa acciones para obtención de materias primas a precios bajos

Busca las Mejores Condiciones para Entidad

Supervisa al Almacén

Gerente de Recursos Humanos Coordina las Actividades de Recursos Humanos 40

Realizar Reclutamiento y Contrataciones de Personal

Implementa Acciones de Capacitación y Mejoramiento del Clima Organizacional

B) Organigrama Funcional y Estructural al 4to Nivel

Estructura Organizacional Propuesta:

1.- DIRECTOR: Permanece sin cambios.

2.- CONTRALOR: Este puesto desaparece y el colaborador se reubica en un nuevo puesto (DMINISTRADOR GENERAL).

3.- SECRETARIA: Este puesto permanece sin cambios, pero dependiendo de otro Departamento. 

4.- GERENTE DE VENTAS: Se cambia únicamente el nombre del Departamento (GERENTE COMERCIAL).

5.- JEFE DE VENTAS ZONA SUR: Permanece sin cambios.

6.- JEFE DE VENTAS CENTRO: Permanece sin cambios.

7.- JEFE DE VENTAS ZONA METROPOLITANA: Permanece sin cambios.

8.- JEFE DE VENTAS ZONA NORTE: Permanece sin cambios.

9.- GERENTE DE PLANTA: Solamente cambia el nombre del Departamento (GERENTE DE PRODUCCIÓN).

10.- SUPERVISORES DE PRODUCCIÓN: Permanece sin cambios

11.- JEFE DE PERSONAL: Desaparece el puesto debido a que estaba duplicado.

12.- CONTADOR: El colaborador permanece en el puesto pero se modifica el nombre del área (GERENTE DE FINANZAS).

13.- JEFE DE COMPRAS: Desaparece el puesto y se crea a nivel Gerencia (GERENTE DE COMPRAS).

14.- JEFE DE CRÉDITO: El puesto se fusiona con cobranza.

15.-JEFE DE PERSONAL Y COBROS: Desaparece el puesto como tal y se crea a nivel Gerencia (GERENTE DE RECURSOS HUMANOS).

Estructura funcional propuesta

De la estructura organizacional antes señalada, se proponen las siguientes funciones para el personal clave de la empresa Dulces Rico, S.A.

PUESTO FUNCION

Director General Principalmente su función radica en analizar el entorno del mercado,

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