Ejercicios de auditoria. MAPFRE SEGUROS

ITEM

DETALLE

SI

NO

N/A

 Comentarios

1

Existe un fondo fijo de caja menor?

2

Nombre del funcionario responsable

3

Cargo del funcionario responsable

4

El lugar donde se guardan los fondos es adecuado?

5

Está debidamente protegido con algún mecanismo de seguridad física?

6

El acceso al fondo se permite únicamente al funcionario encargado de su manejo?

7

El funcionario encargado cuenta con una máquina probadora de billetes?

8

El funcionario encargado tiene el perfil requerido?

9

El funcionario encargado tiene experiencia en el cargo?

10

El encargado del manejo del fondo ha recibido entrenamiento adecuado?

11

Existe una póliza de manejo que cubra al responsable del fondo?

12

Existe reglamentación escrita para la caja menor?

13

El responsable del fondo conoce la reglamentación?

14

Se han definido en la reglamentación los conceptos de gastos autorizados?

15

Se han definido en la reglamentación las cuantías máximas autorizadas por cada pago?

16

Se ha definido el momento oportuno de hacer el reembolso?

17

Se han prohibido los préstamos a empleados, socios, o terceros a través de este fondo?

18

Se ha prohibido el cambio de cheques con recursos de este fondo?

19

Se autoriza la emisión de vales provisionales?

20

Los vales provisionales tienen un plazo definido para su legalización?

21

Existen funcionarios responsables de autorizar los pagos por caja menor?

22

Los funcionarios autorizados tienen la firma registrada?

23

Se aprueban los recibos por gastos antes de ser pagados?

24

Se efectúan pagos sujetos a retención en la fuente?

ITEM

DETALLE

SI

NO

P. T.

C.C.I.

25

Se descuenta la retención en la fuente a los pagos sujetos a la misma?

26

La retención en la fuente descontada es debidamente contabilizada?

27

Los recibos que soportan los pagos se elaboran a nombre de la Empresa?

28

Los recibos de gastos están libres de borrones, tachones o enmendaduras?

29

En los recibos de gastos coincide la cantidad en letras y números?

30

Se ha definido la información que deben tener los recibos de pago en materia tributaria?

31

Se revisa el correcto diligenciamiento de los recibos de pago y el cumplimiento de los requisitos establecidos, antes de ser pagado?

32

Los beneficiarios de los pagos tienen RUT?

33

Se tiene copia del RUT de los beneficiarios de los pagos?

34

Las copias del RUT se encuentran debidamente archivadas?

35

El archivo del RUT facilita su consulta?

36

Se hace reembolso al final de cada mes para efectos del corte contable?

37

El reembolso se solicita en un formato específico?

38

El reembolso es sometido a revisión antes de ser girado?

39

El reembolso contiene las fechas del período que cubren los gastos efectuados?

40

El cheque del reembolso se gira a nombre del responsable del fondo?

41

Los recibos que soportan el reembolso son debidamente anulados con sello de “PAGADO”?

42

El reembolso es enviado a contabilidad para su registro contable oportuno?

43

Los registros contables son efectuados por una persona diferente al encargado del

manejo?

44

Se hacen arqueos periódicos por parte de los organismos de control?

45

Se deja evidencia en papeles de trabajo de los arqueos realizados?

46

El personal de la Empresa conoce el reglamento para el manejo del fondo?

47

El personal de la Empresa respeta y cumple el reglamento?

48

La reglamentación se encuentra actualizada de conformidad con las prácticas actuales?

49

El aumento o disminución del fondo es aprobado por un funcionario autorizado?

50

En caso de violaciones al reglamento, la gerencia niega el respaldo al funcionario

implicado?

51

Las modificaciones al reglamento se hacen por escrito y se comunican oportunamente?