El DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR DE FORD

HECHOS

• Ford Motor tenía un serio problema: En su departamento de cuentas por pagar (DCP) cerca de quinientos empleados se involucraban con un mar de papeles para solucionar problemas y pagar a los proveedores.

• Un simple retraso de cualquier documento significaba horas y horas para encontrar la información correcta, retrasos en los pagos y proveedores molestos

• El departamento de compras enviaba un pedido de compra al proveedor, con copia para el DCP.

• EL 80% de los casos, la conciliación era posible y el DCP emitía el pago al proveedor. El 20% de los casos proporcionaban verdadera confusión que tomaba el tiempo de todos

• La Ford decidió implantar un sofisticado y caro sistema computarizado para agilizar el proceso y obtuvo una reducción de 20% en el personal

• Mazda tenía únicamente 5 empleados en el departamento de cuentas por pagar y todo fluía tranquilamente. Así que Ford decidió entonces hacer una reingeniería de todo el proceso de pago a los proveedores

• Con la reingeniería todo cambio la factura y los tres documentos se eliminaron.

• El papeleo se sustituyó por un proceso ágil simple y rápido en que la verificación y el control se hacen directamente en la computadora.

• Al recibir el material la recepción verifica la compra pendiente en el banco de datos, se presiona una tecla para informar la llega da y la computadora emitirá el cheque al proveedor en el plazo previsto

• El rediseño del proceso casi elimino la necesidad del DCP.

• Este departamento conservo únicamente 5% del personal que tenía anteriormente.

HECHOS IMPORTANTES

• Ford Motor tenía un serio problema: En su departamento de cuentas por pagar (DCP) cerca de quinientos empleados se involucraban con un mar de papeles para solucionar problemas y pagar a los proveedores.

• Un simple retraso de cualquier documento significaba horas y horas para encontrar la información correcta, retrasos en los pagos y proveedores molestos

• EL 80% de los casos, la conciliación era posible y el DCP emitía el pago al proveedor. El 20% de los casos proporcionaban verdadera confusión que tomaba el tiempo de todos

• La Ford decidió implantar un sofisticado y caro sistema computarizado para agilizar el proceso y obtuvo una reducción de 20% en el personal

• Mazda tenía únicamente 5 empleados en el departamento de cuentas por pagar y todo fluía tranquilamente. Así que Ford decidió entonces hacer una reingeniería de todo el proceso de pago a los proveedores

• El papeleo se sustituyó por un proceso ágil simple y rápido en que la verificación y el control se hacen directamente en la computadora.

• El rediseño del proceso casi elimino la necesidad del DCP.

• Este departamento conservo únicamente 5% del personal que tenía anteriormente

PROBLEMA

El problema radica en la mala organización del departamento de cuentas por pagar de Ford, al no existir un sistema de manejo estructurado el sistema tiende a colapsar, lo que ocasiona que se presentan inconvenientes que afectan a toda la organización de la empresa.

SOLUCIONES

• Identificar cuáles son las ineficiencias en el manejo del papeleo que no permiten que el proceso sea ágil y rápido, para así tener una noción más clara de la raíz del problema para posteriormente diseñar un sistema que supla esta problemática

• Consultar con los proveedores, cuáles son las fallas a la hora de que ellos efectúen su proceso de pago, ya que estos son los primeros que se ven afectados y en segunda estancia la empresa.

• Establecer normas y reglamentos donde el empleado tenga claro cuáles son los objetivos y la finalidad de la empresa para que la realización de su cargo contribuya a ello.

• Implementar

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