El DERECHO Y LOS ARCHIVOS

El DERECHO Y LOS ARCHIVOS

Por: José Alberto Giraldo López, Ex – Secretario General del Archivo General

de la Nación de Colombia. Abogado, Especializado en Derecho de la

Comunicación en la Universidad Javeriana y Derecho Empresarial en la

Universidad De los Andes.

La preocupación por la protección jurídica del patrimonio documental se ha visto acrecentada en los últimos años al comprobar la multiplicación y potencialidad de los procedimientos susceptibles de vulnerarlo, como son los medios técnicos de captación y transmisión de la imagen y del sonido, así como los de acumulación y procesamiento de la información.

El desarrollo jurídico de los archivos, se cualifica a partir de la Ley 47 del 30 de

octubre de 1920, por medio de la cual se dictan normas sobre el patrimonio

documental y artístico y sobre bibliotecas, museos y archivos.

Cabe destacar que de esta Ley los artículos 1° y 2° que establecen la prohibición de sacar del territorio de la nación papeles, documentos y objetos pertenecientes a los archivos, museos o bibliotecas, tanto públicos como privados, estableciendo para los archivos de propiedad privada que dichos documentos tengan interés histórico o sean de alguna importancia para el Estado.

Igualmente, se preceptúa la posibilidad de adquirir para la nación los documentos de reconocida importancia para la historia, el arte o la ciencia nacional, previo avalúo y dictamen favorable de la academia (Artículo 4°).

En el caso de los archivos públicos, se establece que el cuerpo consultivo del

gobierno, en la organización y reglamentación de los mismos, será la Academia de Historia (Artículo 11).

Otros tópicos que regula la norma mencionada, tienen que ver con aspectos

como:

a. La formación en archivos públicos de una sección especial de documentos que por su escasez, rareza o valor extraordinario, histórico, político, científico o

artístico, puedan llamarse únicos, calificación otorgada por la respectiva academia y con aprobación del gobierno (Artículo 6).

Es importante resaltar que el enunciado anterior, es una aproximación a lo que

debe considerarse como patrimonio documental histórico, pues en ella se

establece unas connotaciones específicas que deben reunir dichos documentos para formar parte del patrimonio cultural de la Nación.

b.. Establece una reserva legal para los documentos que, a juicio de la Comisión de Relaciones Exteriores, el gobierno debe custodiar como reservados y restringir el uso de los mismos en términos generales (Art. 5°).

c.. Un procedimiento para la entrega formal por parte de todo agente diplomático del Archivo de la Nación.

En el año de 1959, mediante la expedición de la Ley 163 del 30 de diciembre, por medio de la cual se establece la defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y de los monumentos nacionales, nuevamente se legisla con relación al patrimonio documental de los archivos.

Esta Ley contempla la penalización para quienes exporten clandestinamente

archivos y documentos de los comprendidos en la Ley, decomisándolos y a

través de multas. En igual sentido, castiga cualquier daño causado a estos

monumentos, penalizándolos de conformidad a lo preceptuado en el Código

Penal.

Con la expedición de la Ley 57 de 1985 “Por la cual se ordena la publicidad de

los actos y documentos oficiales”, el estado colombiano comienza a otorgar a los documentos valor como instrumento de control de gestión, ya que consagra en el Artículo 12 el “Acceso Ciudadano a los Documentos”, cuando expresa: “Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos

documentos no tengan carácter reservado, conforme a la Constitución o la Ley o no hagan relación a la defensa o a la seguridad nacional”.

Este Artículo establece el principio general de acceso a los documentos que

reposan en las oficinas públicas, es importante destacar que no es sólo el

documento producido por la entidad pública, sino todo documento que por

cualquier razón se encuentra en dicha entidad.

El principio tiene una excepción, la cual consiste en el carácter reservado, reserva que según lo expresa el artículo debe ser conforme a la Constitución o a la Ley, igualmente, son reservados los documentos que tengan relación con la defensa y seguridad nacional.

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los 30 años de su

expedición. Cumplidos éstos, el documento adquiere carácter histórico y podrá

ser consultado por cualquier ciudadano.

De la norma transcrita se deduce que la mayor reserva en Colombia es de 30

años, esto significa que pueden existir documentos con reserva legal inferior, por ejemplo la reserva sumarial de algunos expedientes judiciales.

Así mismo, el hecho de que un documento sea reservado no le da el carácter de histórico, sólo son históricos aquellos documentos que la Constitución o la Ley les haya fijado la máxima reserva legal. Como por ejemplo los señalados en la Ley 11 de 1991 Artículo 42 (Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores).

En el Capítulo de “Acceso Ciudadano a los Documentos” de la Ley 57 de 1985, se regula, entre otros aspectos:

a. La autorización para consultar documentos y para expedir copias o fotocopias, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario a quien éste haya delegado.

b.

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