El movimiento de 5 S

Las 5´s

Índice

1. Introducción

2. Seiri

3. Seiton

4. Seiso

5. Las tres K

6. Seiketsu

7. Shitsuke

8. Conclusión

Anexo

1. Introducción

El movimiento de 5 S (housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que inician con la letra s: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

Adaptarse es una respuesta de salud para sobrevivir. En el mundo económico, las necesidades de los clientes están siempre cambiando, se desarrollan continuamente nuevas tecnologías y aparecen en el mercado nuevas generaciones de productos. La competencia se agudiza cada año y el país se embarca en un futuro por momentos incierto. Ante esto, las empresas necesitan encontrar nuevas formas de adaptación al cambio constante del entorno. El cambio es constante, y por ello Liverpool debe ser líder e innovadora, además de mantener otras virtudes y atributos.

En cuanto a estructura organizacional, toda empresa debe fundarse sobre cimientos fuertes que le permitan estar protegida ante las condiciones ambientales. Estos cimientos son conocidos desde hace más de 30 años con el nombre de 5 S o Housekeeping. Originario de Japón, la cultura de 5 S es más que un programa, plan o proyecto, de orden y limpieza. Es una cultura, un hábito que representa una lógica de trabajo, una manera de enfocarse en las tareas cotidianas generando el cambio cultural requerido para asegurar éxitos. Es universal, en el sentido de que contribuye a crear disciplinas de trabajo.

Cotidianamente, en una empresa, como en la vida diaria de una persona, las rutinas que mantienen la organización, el orden y la limpieza son esenciales para un flujo eficiente y uniforme de las actividades.

Esta cultura, “programa” o movimiento ha cobrado un gran auge en las empresas debido al bajo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en recursos, la reducción de accidentes, el incremento en la motivación del personal, y los incrementos en calidad y productividad, la imagen, entre muchos otros.

Algunas ocasiones se ha adaptado la terminología llamando a dichas campañas, por sus siglas en inglés, como Campaña de las 5 S; por Sort (separar), Straighten (ordenar), Scrub (limpiar), Systematize (sistematizar) y Standardize (estandarizar); o bien como la Campaña de las 5 C; por Clear out (limpiar), Configure (configurar), Clean and check (limpiar y verificar), Conform (ajustar) y Custom and practice (costumbre y práctica).

Las 5 S constituyen los pilares fundamentales para la práctica del gemba kaizen (mejora continua en el lugar de acción).

2. Primera S: Seiri, “Separar”

Ejecutar el seiri significa diferenciar entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos últimos.

Implica una clasificación de los elementos existentes en el lugar de trabajo, entre necesarios e innecesarios. Para ello, se establece un límite a los que son necesarios. Un método práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos treinta días, o un tiempo definido de acuerdo al género..

En el lugar de trabajo pueden encontrarse toda clase de objetos. Una mirada minuciosa revela que en el trabajo diario sólo se necesita un numero pequeño de estos; muchos otros objetos no se utilizarán nunca o solo se necesitarán en un futuro distante. Por lo regular “nos llenamos” de objetos sin uso, papeles, herramientas, cajas, fierros, productos defectuosos, materias primas, suministros y partes, repuestos, anaqueles, contenedores, escritorios, bancos de trabajo, archivos de documentos, estantes, tarimas, entre otros.

Con frecuencia, seiri comienza con una campaña de etiquetas rojas. Las personas, miembros del las 5 S designados, van con un paquete de etiquetas rojas que colocarán sobre los objetos que consideran como innecesarios, como no necesarios. Cuanto más grandes sean las etiquetas y mayor sea su número, mejor. Cuando no está claro si se necesita o no uno de ellos, lo mejor es colocarla sobre este. Al final del ejercicio es posible que el área esté cubierta con bastantes etiquetas rojas.

Tanto los directores, gerentes y los jefes como los operadores, tienen que ver estas extravagancias en el gemba para poder creerlo. Ésta es una forma práctica de en general los jefes puedan echar una mirada a la forma como las personas trabajan.

La eliminación de objetos innecesarios mediante la campaña de etiquetas rojas también deja espacio libre, incrementando así la flexibilidad en el uso del área de trabajo, porque una vez descartados lo innecesario, sólo queda lo que se necesita. En esta etapa debe determinarse el número máximo de objetos que deben permanecer en el lugar de trabajo.

Seiri, también puede aplicarse a las personas que trabajan en oficinas. Por ejemplo, en un escritorio se tiene dos o más cajones. Con frecuencia, los objetos se colocan en estos en forma indiscriminada; en un sólo cajón, de lado a lado, pueden encontrarse no solo lápices, clips, bolígrafos, gomas de borrar, papeles, ligas, tarjetas de presentación y tijeras, sino también cepillos de dientes, dulces, perfumes, aspirinas, monedas, encendedores, cigarrillos, joyas de fantasía, cintas adhesivas y otros objetos. Primero, estos elementos deben clasificarse de acuerdo con su uso. En un escritorio con sólo dos cajones, los implementos de oficina y los artículos personales deben ocupar cada uno un cajón.

Se determina el número máximo de cada pieza. Así, por ejemplo, podemos decidir colocar en los cajones solamente dos lápices, una pluma, una goma de borrar, un paquete de hojas de papel, y así sucesivamente. Todos los objetos que superan el número máximo se descartan, es decir, se sacan del cajón y se llevan al área de almacenamiento para implementos de oficinas que pueden estar en un rincón de ésta, o al departamento de suministros. Algunas veces, esta área de almacenamiento recibe el nombre de banco de reciclaje. Cuando se agotan los implementos que están en los cajones, el empleado se dirige al banco de reciclaje para reponerlos. A su vez, el empleado a cargo del banco observa el inventario y, cuando éste baja al mínimo establecido, solicita más implementos al departamento de suministros.

Al reducir a un mínimo los implementos en los cajones de nuestra oficina, eliminamos la necesidad de revolver los lápices, papeles, cosméticos, etc. para llegar a un stock deseado. Este proceso desarrolla autodisciplina, que igualmente, mejora el mantenimiento de registros e incrementa la capacidad de los empleados para trabajar en forma eficaz.

Poner en práctica el seiri implica otorgar poder a los empleados (empowerment-facultamineto) para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o componentes necesarios, siguiendo los postulados generales indicados por la Dirección de la empresa.

La colocación de etiquetas rojas de un tamaño bien visible sobre los objetos innecesarios permite visualizar, luego de la selección, la importante cantidad de elementos sobrantes o no necesarios en el lugar de trabajo. Surge luego la pregunta de qué hacer con tales elementos. Por ejemplo, de tratarse de documentos deberá asignársele un código y proceder a su archivo (de tal forma que en caso de ser necesario, cuando se requiera se podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la pérdida de tiempo o el extravío de los mismos). En el caso de máquinas o herramientas podrán ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un área que permita su utilización por diversos sectores. Para el caso de los insumos y materiales existentes en exceso, los mismos deberán ir al sector anterior en el proceso, adoptándose todas las medidas necesarias para dentro de la filosofía del “Justo a Tiempo” evitar la recurrencia de excesos de inventarios y sobreproducciones de materiales y productos en proceso, debido a los recursos que se ven desperdiciados por tal motivo.

Es fundamental que tanto los empleados, como los supervisores y directivos recorran los lugares luego de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche, así como para reforzar las acciones más convenientes en este ejercicio.

Destinar media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles, componentes y herramientas entre otros permitirá sorprenderse de la cantidad de elementos inútiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una terapia interesante, que genera una enorme cantidad de energía.

En algunas empresas que no practican la disciplina continua, el caos que rodea a sus empleados absorbe sus energías. Es fácil ver que en el noventa por ciento de su tiempo viven en medio del desorden, aunque este no sea fácilmente visible. El liberarse del caos otorga la suficiente energía y claridad para producir más y mejores ideas.

La eliminación de objetos innecesarios deja buen espacio libre encontrándose más fácilmente los necesarios, incrementando la flexibilidad en el uso del área de trabajo.

3. Segunda S: Seiton, “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Una vez que se ha llevado a cabo el seiri, todas las piezas innecesarias se han retirado del lugar de trabajo, dejando solamente el número mínimo necesario.

Seiton significa clasificar

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