“Elaboración y Evaluación de Proyectos Archivísticos”

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UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

FACUULTAD DE HUMANIDADES

ESCUELAS DE ARCHIVOLOGÍA

CURSO ARCH 440 “Elaboración y Evaluación de Proyectos Archivísticos”

INTRODUCCIÓN GENERAL

Con los avances en la tecnología la gestión documental es un proceso importante para organizar todas las informaciones que gestiona una institución, de ahí sea más fácil su consulta. Pero que software libre podemos usar que nos ayude en identificar, organizar, digitalizar y consultar estos fondos, es una pregunta del millón, en estos softwares se debe regir en normar archivística, que campos debemos utilizar para que sea más amigable el ambiente del software.

Unos del software libre es el Atom, de la que estaré describiendo su función, característica y cual son los requisitos para su utilización en los archivos.

DENOMINACIÓN DEL PROYECTO:

“Sistema de Gestión Documental Atom”

JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

La gran ventaja que nos da la descripción de los fondos en los archivos, frente a los avances que se están presentando en el mundo, hace preguntarnos, si debemos modernizarnos para que la organización del archivo sea eficiente, en la actualidad los archivos de las instituciones están descuidados, no le dan la importancia que se debe. Creo que es importante un Sistema de Gestión Documental ya que se preserva, se conserva y será consultado por los usuarios, dado que la consulta será más eficiente y rápida.

Se ha observado en los Archivos que todos los documentos poseen algún grado de deterioro, siendo en su mayoría leve o medio, no impidiendo el acceso a la información escrita. El daño leve más común en todos los documentos, corresponde al deterioro de los bordes de las hojas que los componen. Tambien se han visto en diferentes archivos un deterioro alto, ya que los agentes biologico, quimico y fisico son mas observados.

Lo cual ponen en evidencia la importancia y la urgencia de generar herramientas que atiendan no solo a la preservación de los documentos originales, sino tambien a la información contenida en ellos, a través de actividades de descripción y digitalización, a la vez de implementar acciones tendientes a la conservación preventiva.

Los beneficios que aportan la descripción a los documentos históricos y su posterior estandarización e indexación mediante el Software de Gestión Documental, son múltiples. Sin embargo, puede resumirse en pocos puntos que es importante subrayar:

• Contribuye a preservar fuentes primarias de información
• Pone a disposición los fondos sin necesidad de estar físicamente en un lugar determinado facilitando el acceso, difusión y consulta de los datos.
• Es un método rápido, confiable y seguro, sin representar una manipulación violenta ni peligrosa en los documentos.
• Garantiza la accesibilidad a la información ya que basta con una computadora para consultar el material en cualquiera parte.
• Asegura la fidelidad de los documentos.
• Proporciona una alta calidad de imagen.
• Asegura un almacenamiento del material en soporte digital (CD/DVD) con muy bajo costo, lo que facilita su copiado, intercambio, almacenamiento y transporte.
• Permite una fácil difusión de la información para su aprovechamiento por parte de los usuarios, sean estos estudiantes, investigadores, instituciones y público en general.
• Admite la creación de copias en diversas calidades y con finalidades distintas; favorece la migración de los materiales a formatos y tecnologías que sean desarrollados en el futuro

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO:

Satisfacer las necesidades de información documental de los miembros de una organización, facilitándoles en cualquier momento el acceso fácil, ágil y controlado a los documentos adecuados para la toma de decisiones mediante un Software de Gestión Documental llamado Atom.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PROYECTO:

Garantizar una mejora en la eficacia y eficiencia en las tareas que no aportan valor a la compañía, como son la creación, consulta, localización y modificación de documentos.

Crear, gestionar y publicar contenido en web, permitiendo definir flujos de publicación, control de versiones y entornos disponibles.

Fácilitar la integración con otros sistemas ya existentes, como puede ser el ERP, CRM, Finanzas, etc.

METODOLOGÍA DE TRABAJO:

• Análisis de las actividades de la organización: Se recopila información de fuentes documentales y mediante entrevistas se identifica y documenta cada función, actividad y operación, estableciendo una jerarquía entre ellas. De igual forma se identifica y documenta el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.

• Identificación de los requisitos: Se recopila información de fuentes documentales y mediante entrevistas se identifican las necesidades de evidencia e información relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organización que se debería satisfacer mediante documentos de archivo. Se determina cómo se puede satisfacer cada uno de los requisitos mediante los procesos de gestión documental. Por último, se debe elegir para los documentos de archivo la estructura que se adapte mejor a cada función, actividad u operación.

• Evaluación de los sistemas existentes: Se debe Identificar y analizar los sistemas de gestión de documentos de archivo existentes y otros sistemas de información, con objeto de medir el grado de cumplimiento de los requisitos identificados.

• Identificación de estrategias para cumplir los requisitos: Se Identifican las estrategias tales como la adopción de políticas, normativas, procedimientos y prácticas o el diseño e implementación de nuevos sistemas destinados a cumplir los requisitos.

• Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo: Se diseña el sistema de gestión de documentos de archivo que incorpore las estrategias, procesos y prácticas resultado de las fases anteriores. Se debe garantizar que el sistema de gestión de documentos de archivo apoye y no dificulte los procesos del departamento de archivo.

• Implantación y formación: No se deben descuidar las actividades necesarias para implantar cualquier sistema informático en la infraestructura de una organización. Se deben coordinar estas acciones con el Departamento de Sistemas correspondientes. De igual forma, se debe prever la ejecución de un plan de formación para los diferentes niveles de usuarios de la organización

•  Revisión posterior a la implementación: Recopilar información acerca del rendimiento del sistema de gestión de documentos de archivo como un proceso integral y continuo. Esto se puede realizar entrevistando a los directivos y a los empleados clave mediante cuestionarios, observando el sistema en funcionamiento, examinando los manuales de procedimiento, el material de formación y el resto de la documentación, y llevando a cabo verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos de archivo y de las medidas de control. Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las acciones correctoras y establecer un régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.

PASOS:

• Determinar qué documentos de archivo deberían ser digitalizados y descritos (información que es necesario incluir de los documentos).
• Definir los metadatos que deberían crearse junto al documento de archivo y a lo largo de los procesos relacionados con el mismo, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo.
• Seleccionar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo durante los procesos o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos.
• Asegurar los documentos de archivo se almacenan y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización.
• Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización.
• Garantiza que los documentos de archivo se conservan en un entorno seguro.
• Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos de archivo.

AtoM es un software de descripción de archivo completamente en línea, multilingüe, que fue originalmente encargado por el Consejo Internacional de Archivos para facilitar a las instituciones de archivo de todo el mundo poner sus existencias de archivos en línea utilizando los estándares descriptivos de ICA.

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