FERIA EMPRESARIAL

Las ferias son una gran herramienta para que los mini, pequeños y medianos empresarios muestren sus productos y aprovechen contactos para nuevos negocios y clientes

Los comerciantes deben aprender y ser consientes de que las ferias son espacios comerciales donde los empresarios tienen la oportunidad de exhibir y vender sus productos o servicios y realizar contactos con los diferentes actores de la cadena productiva, Las ferias incluyen actividades en las que la oferta y la demanda de diversos productos se concentran en un mismo espacio y tienen como característica el que son por un tiempo determinado.

Las ferias son el lugar idóneo para que los pequeños empresarios tomen contactos directos con los agentes importadores o distribuidores, que podrían comercializar sus productos. Además, asegura un estudio de la entidad sobre el tema, en ellas los compradores pueden ver y examinar personalmente los productos propuestos, apreciando así sus cualidades reales, la posibilidad de conocer las características físicas y la calidad de los productos constituye una gran ventaja que difícilmente pueden igualar otros medios publicitarios o de venta, visuales o virtuales, la mejor vitrina no podemos llegar a la feria pensando en que vamos a hacernos millonarios y vender todo, debemos llegar conscientes de que es una gran vitrina para nuestros productos y la oportunidad ideal para conseguir contactos y futuros clientes

Los productos deben ser de buena calidad; en materias buenos y con diseño agradable, un stand depende mucho de la calidad de lo que se expone, Otro aspecto que dice debe tenerse en cuenta es la actitud y conocimiento del producto. “Si esto no ocurre el producto se vuelve invisible”, El producto debe ser visible; el lugar debe estar iluminado, ser llamativo. Esa es la vitrina del almacén en ese momento. No debe saturarse, sino ser armonioso y llamativo.

Una feria es un encuentro periódico en el que empresas o entidades de una misma actividad comercial exponen sus productos. Las ferias también se conocen como salones quedando reservado el término feria de muestras para designar exposiciones generalistas en que se muestran productos de diferentes industrias.

Si las primeras están dirigidas al público profesional, las segundas se orientan al visitante profano.

Las ferias convocan a expositores de un mismo sector constituyendo un excelente punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes.

En ellas, las compañías presentan sus últimas novedades y realizan demostraciones de producto pues disponen del espacio y el tiempo suficiente para ello. Entre las ventajas que obtiene el expositor de participar en una feria destacan las siguientes:

• realiza un gran número de nuevos contactos profesionales en breve espacio de tiempo.

• puede tratar con sus clientes en un ambiente distendido apropiado para la promoción de productos y a las relaciones públicas.

• conoce con poco esfuerzo las novedades presentadas por sus competidores al ejercer también una función de visitante.

• Introduce nuevos productos o servicios.

Por su parte las ventajas que obtiene el visitante son:

• visita en poco tiempo a un buen número de proveedores (reales o potenciales)

• se hace una idea clara del estado de la técnica en un sector que le concierne profesionalmente.

Es importante destacar, no obstante, que las ferias no están estrictamente destinadas a la venta de producto aunque, en ocasiones, sí se consiguen cerrar contratos en la misma. Su función es más bien la de establecer relaciones con los clientes y realizar nuevos contactos comerciales a los que se visitará con posterioridad.

Con el desarrollo de la economía y la globalización de los mercados, el número de certámenes se ha multiplicado ofreciendo un panorama ferial cada vez más extenso y diversificado. Así, encontramos ferias de sectores tan variados como: electrónica, logística, turismo, maquinaria, construcción, etc. Los concejos promocionan la celebración de estos certámenes en recintos feriales de su propiedad (o pertenecientes a empresas mixtas) alentados por los ingresos que generan tanto de modo directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran número de visitantes que realizan consumos en hostelería, transporte, ocio, etc.

El período ferial se aprovecha además, para la celebración de diversas actividades de interés para el sector tales como foros, conferencias, jornadas técnicas, catas de producto, desfiles, etc.

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Participación en una feria

Por el gran número de certámenes posibles se hace imprescindible seleccionar la asistencia a uno u otro por medio de criterios objetivos. Los más adecuados son:

• prestigio y número de visitantes.

• sector de actividad, idéntico al de la compañía.

• zona geográfica, que debe coincidir con la zona de influencia de la empresa.

Las fuentes de información para seleccionar una u otra feria son variadas, siendo las principales:

• Las cámaras de comercio de las ciudades organizadoras.

• La prensa general y, en particular, las revistas profesionales.

• Las propias ferias, sus portales web y resto de su publicidad.

• Las asociaciones de recintos feriales.

Para participar en una feria es imprescindible inscribirse con varios meses de antelación, según las normas de la organización, período que puede alcanzar un año. Una vez recibidas las solicitudes, la empresa organizadora procede a la adjudicación de espacios bien por estricto orden de recepción, bien recurriendo al sorteo. En este sentido, es habitual dar un tratamiento preferencial a los participantes asiduos permitiéndoles escoger espacio o asignándoles los primeros puestos.

El precio del stand en una feria va en función de su ubicación y de los metros alquilados pudiendo además contratar servicios adicionales. La organización pone a disposición de los expositores un modelo estándar pudiendo encargar éstos externamente uno a su gusto. El mayor coste de participación corresponde al alquiler del espacio físico, que se cobra por metro cuadrado contratado. La organización establece una superficie mínima de alquiler fijando un escalado de tarifas en función de los metros alquilados. Otras cantidades a pagar por los participantes son:

• cuota de inscripción, a abonar nada más realizada la solicitud

• seguro obligatorio de responsabilidad civil y daños materiales

• participación en gastos generales: agua, electricidad, etc.

Además, la propia organización de la feria ofrece servicios opcionales, entre los que se encuentran

• inscripción en el catálogo de la feria

• montaje de maqueta o tarima

• montaje de stand

• contratación de azafata o camarero

• alquiler de mobiliario, nevera, plantas, etc.

• alquiler de vajilla o cristalería

• servicio de catering

• fotógrafo de stand

• alquiler preferente de plazas de garaje

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El personal

La máxima del personal que atiende el stand debe consistir en atender a los visitantes mostrando profesionalidad y conocimiento del producto expuesto. Por ello, es imprescindible que sean miembros de la empresa participante resultando el más indicado el personal comercial de la misma. Es de gran importancia que antes de la celebración del certamen sean informados de los objetivos tanto estratégicos como operativos que llevan a la empresa a exponer en dicha feria y que tengan un conocimiento profundo del producto expuesto en la misma.

El personal presente en la feria deberá tomar nota de todos los contactos realizados para realizar después las acciones comerciales correspondientes.

Documentación

Es importante para el desarrollo de la feria dotarse con una buena cantidad de documentación comercial para repartir a los visitantes al stand: revistas comerciales, catálogos de empresa, folletos de producto, etc. Si el stand es corporativo y engloba a compañías de un mismo holding es importante contar con catálogos de todas ellas entregándolos a los clientes en función de sus intereses. Lo mismo ocurre si se trata de divisiones o delegaciones comerciales que distribuyen diferentes gamas de producto.

El personal que atienda el stand deberá contar con tarjetas de visita de todas las empresas y delegaciones representadas para derivar al cliente hacia el centro que pueda atenderle con mayor garantía.

Comunicación

La participación en una feria debe tomarse como una fiesta comercial de la que deben hacerse partícipes a los clientes. Por ello, es habitual en las ferias obsequiar a los visitantes con un pequeño detalle de merchandising, así como a un aperitivo informal.

El mailing es un instrumento clásico de comunicación y en este caso, se recomienda hacerlo especialmente vistoso y atractivo para atraer la atención del visitante. La publicación de notas de prensa y la contratación de publicidad en la prensa especializada también constituyen formas rápidas de contactar con los clientes. Por último, la organización de la feria regala un determinado número de invitaciones a cada expositor que normalmente éste destina a sus clientes más destacados. Los clientes reciben la invitación con una carta personalizada por parte de la empresa y, en ocasiones, se fija una cita con ellos en la propia feria para darles un trato individualizado.

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El ser un expositor en una Feria, está lejos de ser una decisión neutral desde

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