Filosofía 5´S

En este documento se recogen los conceptos fundamentales de lo que se ha denominado ‘Metodología de las 5S’ o ‘5S’ sin más.

Se trata de dar las pautas para entender, implantar y mantener un sistema de Orden y Limpieza en la empresa, a partir de cual se puedan sentar las bases de la mejora continua y de unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la empresa.

Para ello, tras una introducción a metodología y sus orígenes, se detallan a continuación los conceptos fundamentales de las 5S, para terminar con la descripción del proceso de implantación en una empresa.

Tras la lectura de este documento, se aconseja que reflexione sobre cómo una mejora del ambiente de trabajo en su empresa, esto es, un mayor orden y limpieza, podrían repercutir en un aumento de productividad debido, fundamentalmente, a lo siguiente:

Una mayor satisfacción de las personas

Menos accidentes

Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles

Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido

Disminución de los desperdicios generados

Una mayor satisfacción de nuestros clientes

En el trabajo, las personas deben disponer de espacios y entornos adecuados. La empresa y los propios empleados tienen la responsabilidad de organizar, mantener y mejorar sus lugares de trabajo permanentemente, para lograr así los índices de calidad y productividad requeridos para que la empresa sea capaz de sobrevivir en el mercado actual. Además redundará en un mayor bienestar de las personas en el trabajo.

Las 5S forman parte de una metodología que integra 5 conceptos fundamentales, en torno a los cuales, los trabajadores y la propia empresa pueden lograr unas condiciones adecuadas para elaborar y ofrecer unos productos y/o servicios de calidad.

El “Desarrollo Progresivo de las 5S” tiene su origen en Japón y debe su nombre a la denominación en japonés de cada uno de sus elementos y al procedimiento de su implantación en dos fases: las 3S en una primera fase y posteriormente el resto.

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¿QUE SIGNIFICAN LAS 5 S?

Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la misma dirección:

1 Seiro CLASIFICACION

2 Seinton ORGANIZAR

3 Seiso LIMPIEZA

4 Seiketsu ESTANDARIZAR

5 Shitsuke DISCIPLINA

2.1.1 Seiri CLASIFICACION

¡SEPARAR LO QUE ES NECESARIO DE LO QUE NO LO ES Y TIRAR LO QUE ES INUTIL!

¿COMO? :

• Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo.

• Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el área de trabajo.

• Desechando las cosas inútiles

EJECUCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN.

El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.

Identificar elementos innecesarios:

El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar la 5 S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:

En esta primera S será necesario un trabajo a fondo en el área, para solamente dejar lo que nos sirve.

Se entregara dos formato tipo para realizar la clasificación, en el primero se anotara la descripción de todos los objetos que sirvan en la área (Anexo 3) y en el otro se anotara todos los objetos que son innecesarios en el área, con esto además, se tiene un listado de los equipos y herramientas del área (Anexo 4).

DIAGRAMA FLUJO PARA LA CLASIFICACION

• Se obtendrán los siguientes beneficios:

o Más espacio.

o Mejor control de inventario.

o Eliminación del despilfarro.

o Menos accidentalidad.

Siguiendo este diagrama propuesto se podrá realizar una buena clasificación.

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.1.2 Seiton ORGANIZAR

¡COLOCAR LO NECESARIO EN UN LUGAR FACILMENTE ACCESIBLE!

¿COMO? :

• Colocar las cosas útiles por orden según criterios de:

Seguridad / Calidad / Eficacia.

• Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben.

• Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se

Puedan mezclar, que no se deterioren.

• Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

• Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden.

EJECUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio.

Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos críticos para mantenimiento y su conservación en buen estado.

Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos.

En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de acceso a la información.

Orden y estandarización:

El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización.

La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos, a continuación se entregaran ayudas para la organización.

PASOS PROPUESTO PARA ORGANIZAR:

• EN PRIMER LUGAR, DEFINIR UN NOMBRE, CODIGO O COLOR PARA CADA CLASE DE ARTÍCULO.

• DECIDIR DÓNDE GUARDAR LAS COSAS TOMANDO EN CUENTA LA FRECUENCIA DE SU USO.

• ACOMODAR LAS COSAS DE TAL FORMA QUE SE FACILITE EL COLOCAR ETIQUETAS VISIBLES Y UTILIZAR CÓDIGOS DE COLORES PARA FACILITAR LA LOCALIZACIÓN DE LOS OBJETOS DE MANERA RÁPIDA Y SENCILLA

• Se obtendrán los siguientes beneficios:

Nos ayudara a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos.

Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizados.

Ayuda a identificar cuando falta algo.

Da una mejor apariencia.

Una vez realizada la organización siguiendo estos pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para Mantener la clasificación, orden y limpieza.

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5S

DISTRIBUCION TIPO POR AREA

4.1 SUBDIRECCIÓNES, SECRETARIA GENERAL Y OFICINA DE CONTROL INTERNO

• Asignar funcionarios o contratistas (2 mínimo por sede) del área como responsables de las instalaciones, máquinas, equipos, instrumentos, automotores y motocicletas.(compromiso y disciplina)

• Definir la ubicación de las máquinas, equipos, instrumentos, automotores y motocicletas y el área necesaria, para cuando no estén operativas. Las que se utilizan frecuentemente en la sede deben estar ubicadas al interior de esta, el resto puede ser almacenado fuera. (clasificación, organización y limpieza)

• Etiquetar con un sello rojo todos aquellos equipos, herramientas, componentes y utensilios, ligados a los trabajos de la Subdirección, que ya no se utilizarán más o que están en cantidades exageradas. Posteriormente, verificar si pueden ser utilizadas por otras áreas, si no es así, transportar al sitio de transferencia o, en el caso de equipos, herramientas y maquinas, al almacén centralizado. (clasificación, organización y limpieza)

• Etiquetar con un sello amarillo aquellos materiales, herramientas y/o equipos que esporádicamente se utilizan. Asignar una ubicación fuera del Área de trabajo. (clasificación, organización y limpieza)

• Etiquetar con un sello anaranjado aquellas herramientas y/o equipos que presenten un mal funcionamiento. Adelantar las acciones necesarias para su reparación o enviar al almacén centralizado si es necesario. (clasificación, organización y limpieza)

• Realizar una limpieza de los equipos, instrumentos, máquinas al iniciar la jornada laboral. Se realizarán 2 controles en la semana, sin fecha definida. (limpieza y disciplina)

• Verificar el nivel de combustible en los automotores y motocicletas al finalizar la jornada, si el nivel es bajo solicitar el llenado de ésta al jefe del área. (disciplina y compromiso)

• Verificar que las instalaciones eléctricas, hidráulicas y dispositivos de seguridad estén en perfecto estado de operación, en caso de presentar desperfecto comunicar a su superior para que indique el procedimiento para solucionar el problema, si es

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