Flujos De La Comuniacion

Flujos de la comunicacion

En las organizaciones existe un sistema de comunicación formal ligado a la estructura de la organización, a la descripción de puestos, al establecimiento de responsabilidades y roles. Este sistema posee diferentes direcciones y sentidos. Aunque pocas comunicaciones son totalmente unidireccionales, es posible diferenciarlas en función de la dirección y sentido predominante que presentan. Generalmente, teniendo en cuenta la estructura de la organización, se distingue entre comunicación (o flujo) horizontal y vertical y, dentro de ésta, ascendente y descendente. En los apartados siguientes describimos estos flujos, los principales contenidos transmitidos por medio de ellos, así como los principales medios utilizados.

Comunicación vertical descendente

Es la que se establece desde los niveles superiores de la organización hacia los inferiores, y los contenidos más usuales transmitidos son: directrices

e instrucciones acerca de como realizar el trabajo (sobre la tarea y su relación con otras), información sobre políticas, procedimientos y prácticas, valores, normas, objetivos y misión de la organización. También proporciona retroalimentación al empleado sobre su comportamiento, apoyo social, y ayuda a la coordinación de las diferentes unidades de la organización. A continuación describimos principales medios empleados.

En primer lugar, tenemos el plan de acogida , entendido como el conjunto de actividades que facilitan la incorporación de la persona a la organización, desde que es seleccionada para un puesto hasta que lo desempeña correctamente. Los objetivos básicos son: favorecer y agilizar la integración del recién llegado a la organización, incrementar su motivación en relación al puesto y a la empresa, reducir la baja productividad inicial y controlar su adaptación. Los principales contenidos transmitidos suelen ser sobre aspectos generales de funcionamiento de la empresa, horarios, transportes, vacaciones, parking , servicios de la empresa, etc.

La recepción o acogida de los nuevos empleados en las organizaciones supone un momento privilegiado para transmitirles información. Dado que la información que recibe el empleado al incorporarse a la organización es abundante (o debería serlo) algunas organizaciones suelen elaborar un manual de acogida (también denominado manual del empleado, manual de orientación). Este manual se suele entregar al inicio del proceso de acogida y podrá ser consultado con detenimiento posteriormente. A veces, se comete el error de considerar este documento como un sustituto de cualquier otra información complementaria y como un fin, en lugar de un instrumento, lo que conduce a descuidar otras necesidades de información. Dado que debe responder a preguntas fundamentales que el empleado puede plantearse, los apartados que suele incluir son: carta de bienvenida del gerente, breve reseña histórica de la organización, recursos humanos y técnicos disponibles, organigrama, aspectos económico-financieros generales, empresas asociadas, filiales, productos y servicios ofertados, teléfonos de interés, plano de situación, y otros datos de interés para el trabajador. Es muy importante que esté actualizado, por lo que es conveniente que adopte el formato de páginas sueltas por su facilidad para posteriores revisiones.

El manual de descripción de puestos de trabajo también proporciona información valiosa para el empleado y para todos aquellos implicados en el diseño, rediseño y evaluación de puestos de trabajo y de riesgos asociados a ellos, aunque es difícil que exista en la mayoría de las organizaciones y que esté actualizado.

Las notas internas. Se suele diferenciar entre informes (utilizados principalmente por los directivos para que un gran número de personas reciba y analice hechos o razonamientos relativos a un problema de su interés o pendiente de resolución), memorándums (cartas internas que normalmente se utilizan para dejar constancia de que algo se ha hecho o para plasmar por escrito acuerdos que se tomaron vía entrevista o conversación telefónica o para dar cuenta al persona de acuerdos que ha tomado la dirección o decisiones de algún mando funcional), la síntesis informativa de prensa (útil

para quien tiene que tomar decisiones, consiste en un compendio de las noticias que, relacionadas directamente con al actividad empresarial, han aparecido en la prensa general y especializada). Los boletines se suelen publicar de forma periódica (quincenal o mensualmente). Se elaboran en un estilo divulgativo y son eficaces para transmitir información a un gran número de empleados. Suelen contener información sobre funciones sociales de la organización, preguntas y respuestas sobre temas que interesan al personal, etc.

También son un modo de comunicación vertical descendente las reuniones . Para que resulten eficaces, es fundamental que cumplan algunos requisitos: que tengan un objetivo explícito, que los puntos que se van a tratar estén bien definidos, que se diferencien los roles y las funciones, que exista un horario de comienzo y fin precisos, que queden claras las resoluciones y tareas para la sesión siguiente, y que se elabore un informe acerca de los resultados de la reunión. Es decir, deben estar preparadas. Es importante evitar la tendencia al abuso de convocatoria de reuniones pues, entre otros efectos negativos, llevará a la ausencia de los convocados, a la selección de las reuniones a las que acudirán, y a la pérdida de tiempo.

Las entrevistas que se realizan en la organización con diferentes fines también proporcionan una importante oportunidad de comunicarse y de emitir información sobre para la organización.

Entre las publicaciones destinadas al medio externo están, por ejemplo, los informes anuales de actividad y los folletos de presentación de la organización con su historia, producciones, instalaciones, responsables, dirección, etc. Es interesante observar que, a veces, estos folletos no se difunden dentro de la empresa y es usual que los desconozca el personal que trabaja en ella. También sucede esto con algunos documentos o productos publicitarios que, a menudo, pretenden emitir al entorno cierta información clave acerca de la organización y que los empleados no siempre conocen.

Algunas organizaciones elaboran un vídeo en el que se recoge información sobre los diferentes procesos que se llevan a cabo en ella, sobre el personal, etc., y con el que se pretende proyectar una imagen atractiva de la organización.

Por medio del comité de empresa/delegados de personal los empleados obtienen información, partiendo de los derechos de información reconocidos legalmente. Pueden disponer de la información relativa a los contenidos expresados en los diferentes artículos del Estatuto de los Trabajadores ( v.g. art. 15.4, 29.4, 64.1.1., 64.1.2., 64.1.5., 64.1..6., 64.1.7., 75.5).

El balance social es una publicación de carácter anual cuyo objeto consiste en facilitar la información a los trabajadores sobre los resultados, balances, estrategias y proyectos así como determinar cuantitativamente aspectos de la filosofía empresarial y su proyección en el entorno social en el que se desenvuelve la empresa.

La revista de empresa es una publicación periódica destinada a dar información general del sector y de la empresa, además de información de interés para los empleados relacionada con su actividad laboral. Debe ser fácil de leer y gozar de credibilidad entre los empleados. Entre las secciones con las que cuenta destaca: cartas al director, actualidad de la empresa, relaciones laborales, opiniones de la dirección sobre temas que afectan a todos, altas y bajas en la empresa, etc.

Por último, en cuanto al tablón de anuncios , indicar que aunque en principio, parece ser la mejor forma de hacer que un mensaje llegue a un gran número de personas, rápidamente y a bajo coste, no siempre es así. No siempre se logran los objetivos por varias razones: falta de motivación por parte del trabajador para atender a mensajes escritos, gestión ineficaz de los tablones, descuido en su diseño y ubicación, falta de actualización periódica de los mensajes, etc. Por lo tanto, para obtener de ellos el máximo rendimiento, es necesario planificar y revisar su ubicación, identificar las áreas de información y distinguirlas y determinar quién es el responsable de cada área de información y de su actualización. La adecuada gestión de tablón atraer la atención de los trabajadores y así se rentabilizará su uso al máximo.

Comunicación vertical ascendente

En las organizaciones, cada vez se pone más énfasis en la importancia de la comunicación ascendente pues desempeña varias funciones importantes: proporciona feedback a los niveles superiores sobre aspectos y problemas que la organización necesita para tomar decisiones, permite disponer de información sobre la efectividad de la comunicación descendente, permite a los miembros de nivel inferior de la organización compartir información relevante con sus superiores, y estimula la participación y el compromiso de los miembros de la organización.

Los principales contenidos que se transmiten son información de los empleados acerca de sí mismos, de su rendimiento, y de los problemas con otros compañeros (generalmente subordinados). Entre los objetivos de este tipo de comunicación destacan el conocimiento por parte de los superiores de las necesidades y expectativas de los empleados, la retroalimentación de la comunicación descendente, la recepción de sugerencias para la toma de decisiones, el establecimiento de un canal para la participación, y la reducción de tensiones.

...