Formas De Archivar

1- GRECIA

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino. Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas. Surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.

2- EGIPTO

En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación había que reconstruir las propiedades. El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que se escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir con tinta. Se escribe con pinceles hechos con junco. Se puede guardar en forma de rollos y se pueden custodiar gran cantidad de documentos en poco espacio. Asimismo emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomática. También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde correctamente, etc. Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados. Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

3- MONASTERIOS

El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Ellos escribían sus documentos en pergaminos, que luego unían para formar una especie de libros. Se produce una caída del documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural. No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un período oscuro. Solamente se conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan escribir.

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en Aquisgrán. Los vikingos acabaron con este archivo.

4- GANCHO O ESPIGON

Son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar. Actualmente se utiliza como archivo temporal para facturas y comprobantes.

5- ARCHIVO DE CAJA

Es sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente en este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástico o metal, dentro de esta se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.

6- LA TABLA SHANON

Era una forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con un gancho de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy en día se utiliza en oficinas del registro civil, la notarias tribunales de justicia, hospitales tambien la usan los empleados que prestan servicios al aire libre.

7- CARPETA FUELLE

Son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí el nombre de carpeta de acordeón o de fuelle. Ésta por lo general viene clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

8- MICROFILME

El microfilme es una técnica de archivamiento de documentos basada fundamentalmente en el cambio de soporte de documentos electrónicos o de papel, a otro de un material sintético

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