Formato Manual

a) FORMATO PARA HACER EL MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN.

EMPRESA: X HOJA: 1 DE 60

FECHA: 05/MARZO/2012

MANUAL DE CRÉDITO Y COBRANZA

FORMATOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CRÉDITO Y COBRANZA

FORMATO ÚNICO

EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE CRÉDITO Y COBRANZA

EJEMPLO DE FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

FORMATOS DE CRÉDITO (12)

FORMATOS DE COBRANZA (10)

EJEMPLOS DE FLUJOGRAMAS

FORMATO PARA HACER EL MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN.

EMPRESA: X HOJA: 1 DE 60

FECHA: 05/MARZO/2012

MANUAL DE CRÉDITO Y COBRANZA

ÁREA QUE ELABORÓ:

GERENCIA DE CRÉDITO Y

COBRANZA REVISÓ:

SUBGERENTE DE CRÉDITO Y COBRANZA AUTORIZÓ:

GERENCIA GENERAL

b) EJEMPLO DE ORGANIGRAMA

b) EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE CRÉDITO Y COBRANZA

PERFIL O DESCRIPTOR DEL PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO:

UBICACIÓN ORGANIZACIONAL DEL PUESTO

Especifique la ubicación del puesto, a que área organizativa corresponde dentro de la empresa.

DIRECCIÓN:

GERENCIA:

SUBGERENCIA:

COORDINACIÓN:

PROPÓSITO DEL PUESTO

Haga una síntesis general del trabajo en: ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? Y ¿Para qué se hace?

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿Para qué se hace?

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

Enuncie las principales funciones, especificando el porcentaje de tiempo que

le toma esa función, dentro del total de funciones del puesto.

A. FUNCIÓN: PORCENTAJE %

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿Para qué se hace?

B. FUNCIÓN: PORCENTAJE %

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿Para qué se hace?

C. FUNCIÓN: PORCENTAJE %

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿Para qué se hace?

RELACIÓN DEL PUESTO CON OTRAS ÁREAS

Describa las relaciones más importantes con la otra área y especifique si la

relación es de a) cliente b) proveedor.

ÁREA: Marca con una x PROPÓSITO

clientes proveedores

clientes proveedores

clientes proveedores

HABILIDADES Y ACTITUDES

Enumere en orden de importancia las habilidades y actitudes que el candidato debe tener

HABILIDADES ACTITUDES

Administración Comunicación oral Adaptación al cambio Responsabilidad

Capacidad analítica Liderazgo Iniciativa/Creatividad Trabajo en equipo

Comunicación escrita Negociación Motivación Otros

Trabajo bajo presión Otros

ÁREA DE CONOCIMIENTO

Especifique los conocimientos generales y específicos para el desarrollo de las funciones del puesto.

Nivel de dominio: "C" si lo debe conocer y comprender "CA" si lo debe conocer, comprender y aplicar.

Nivel escolar: B-Bachiller, TB-Técnico Básico,TS-Técnico Superior, U-Universitario, P-Profesional.

Conocimiento General Conocimiento especifico Domicilio Escolar Años de experiencia

1)

2)

3)

EXPERIENCIA LABORAL

Indique las áreas, puestos, niveles jerárquicos y años donde sería recomendable que el candidato hubiese laborado.

Área Puesto Jerárquico Tiempo mínimo

1)

2)

3)

REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO

Especifique los requisitos generales del puesto:

Género Estado civil Edad

F [ ] M [ ] Soltero [ ] Casado [ ] Otro [ ] Mínima [ ] Máxima [ ]

Nivel académico:

Bachiller [ ] Técnico [ ] Profesional [ ] Maestría [ ] Otro:

Requiere viajar ¿A qué destino?

Sí [ ] No [ ] Interior del país [ ] Extranjero [ ]

¿Requiere licencia para conducir? Tipo/Categoría

Sí [ ] No [ ] Motocicleta [ ] Liviano [ ] Pesado [ ]

¿Requiere vehículo propio? Horario laboral

Sí [ ] No [ ] Tiempo completo [ ] Medio tiempo [ ]

Informes, documentos y títulos de crédito que deben generarse en los departamentos de crédito y cobranza. Al formar parte de la organización estos departamentos, deberán poner de manifiesto la marcha de los mismos e implantar las medidas que se consideren necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa.

No existe un patrón fijo de conducta en las empresas en relación con el número y detalle de los formatos que deben elaborarse, ya que las funciones de crédito y cobranza varían de una empresa a otra.

FORMATOS DE CRÉDITO

Pedido

Solicitud de Crédito

Personal

Comercial o Industrial.

Ficheros tipo del departamento

Historial de Crédito

Tarjetero del Crédito No. 1

Tarjetero del Crédito No. 2

Relación de créditos autorizados.

Relación de pedidos detenidos o no cotizados.

Estado de cuenta.

Póliza de diario.

Letra de cambio.

Pagare.

Cheque.

Informes de crédito.

Informe del vendedor.

Informe de bancos.

Informe de proveedores.

Informe de amigos y parientes.

12. Informe mensual que proporciona el departamento de crédito y cobranza a la gerencia general.

1. Pedido

Acción de pedir un encargo hecho a un fabricante o un vendedor de productos o servicios. Es la nota de varios artículos de comercio que pide una persona física o moral a un intermediario comercial o directamente al fabricante.

Datos más importantes que debe contener:

a. Indicación de ser pedido

b. Nombre, registro federal de contribuyentes, domicilio y teléfono de la empresa

c. Numero de folio

d. Lugar y fecha de operación

e. Numero de cuenta del cliente.

f. Numero de catalogo, serie, unidad, cantidad y precio del articulo

g. Importe de la venta

h. Forma de pago

i. Instrucciones del cliente

j. Observaciones

k. Nombre del representante de la empresa con su número de clave

I. Datos generales del cliente

m. Visto bueno del jefe del departamento de crédito

n. Autorización del gerente de crédito y cobranza

ñ. Firma de conformidad del comprador

2. Solicitud de Crédito

Documento que tiene carácter estrictamente confidencial y comercial, sea consultado y verificado con terceros, incluyendo los bancos y bases de datos.

La solicitud de crédito viene a constituir uno de los documentos importantes en la administración del crédito. Con base en este documento se inicia la relación con el cliente y el proceso del crédito. Nos aporta los datos y elementos que una vez comprobados por la investigación permiten conocer al solicitante del crédito al proporcionarnos los elementos de juicio para autorizar, modificar o negar el crédito.

Datos más importantes que debe contener:

a. Datos personales del solicitante

b. Ocupación

c. Otros ingresos

d. Propiedades

e. Referencias (personales, comerciales y bancarias)

f. Personas que dependen económicamente del solicitante

3. Ficheros tipo del departamento

El historial de crédito y los tarjeteros 1 y 2 facilitan la toma de decisiones a los responsables de otorgar el crédito, por esto cada vez que se recibe un pedido de un cliente, es necesario revisar su línea de crédito y los informes relacionados con el mismo.

4. Relación de créditos autorizados

Esta relación se debe elaborar por triplicado en forma permanente, esto indica que puede ser en forma diaria, semanal, quincenal o mensualmente, según las políticas y necesidades de la empresa y el propio departamento de crédito. Se deberá recabar la firma de la persona autorizada, es decir, de los jefes departamentales de crédito, ventas y facturación recibirán una copia y el original quedará en poder el departamento de crédito. Una vez atendida esta relación la archivarán cada uno de los departamentos en forma numérica y progresiva.

5. Relación de pedidos detenidos o no cotizados

Esta relación se deberá elaborar por duplicado diario o semanalmente, según las políticas y necesidades de la empresa, recaudando la firma del jefe del departamento de ventas quien se dará por enterado. El departamento de crédito será el responsable de informar al cliente su situación en cuanto a su solicitud de crédito, enterado el cliente se procederá a archivar la propia en ambos departamentos por orden numérico y progresivo.

6. Estado de cuenta

Con la información obtenida, se está en posibilidad de formular los estados de cuentas estos documentos se elaboran en forma mensual, tienen la ventaja de que el cliente y el vendedor

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