FUNCIONES ADMINISTRADOR

FUNCIONES ADMINISTRADOR PELUQUERIA

Objetivo

Administrar con ética y responsabilidad los recursos dispuestos para el funcionamiento de la peluquería, así mismo velar por el cumplimiento de las normas establecidas por la gerencia.

 Realizar la respectiva apertura de la peluquería en el horario establecido.

 Llevar a cabo un arqueo diario del dinero existente en la base y/o efectivo (Dólares, Euros, cheques u otros) del turno anterior y reportar cualquier novedad en el cierre del mismo e informar por vía email a la gerencia.

 Realizar las respectivas consignaciones de acuerdo al efectivo recibido en cada turno en el banco asignado por la empresa.

 Brindar un saludo cordial de llegada o despedida a los arrendatarios y clientes sin excepción.

 Direccionar a los clientes al puesto indicado para la respectiva prestación del servicio, ofreciendo algún tipo de bebida o entregar revista y velar por el cuidado de sus pertenencias.

 Solicitar a los clientes los datos personales e ingresar al sistema para la facturación correspondiente de cada cliente.

 Enviar el soporte mensual de la base de datos al sistema figaro de clientes a la gerencia.

 Velar por el cumplimiento del horario pactado con cada arrendatario y reportar cualquier novedad (ausencia, incapacidad o devolución) dejando por escrito en el cierre del turno, se debe reportar por vía email a la gerencia para así tomar las medidas pertinentes en cuanto a su incumplimiento.

 Supervisar la presentación personal de cada uno de los arrendatarios y auxiliares en cuanto a uniformes, peinado, maquillaje, afeitada antes de iniciar labores o atender a un cliente.

 Organizar el fichero de acuerdo al orden de llegada de cada arrendatario y manejo del mismo de acuerdo a la rotación y atención de clientes.

 Supervisar que el servicio ofrecido a cada cliente haya sido de excelente calidad, así mismo constatar que el servicio facturado por el arrendatario coincida con el servicio prestado para su posterior cobro.

 Informar a los clientes detalladamente los servicios realizados y el valor a pagar por los mismos.

 Responder por la facturación de servicios prestados y venta de productos en el sistema figaro.

 Tener la capacidad de tomar decisiones ágiles y eficaces en el caso que el cliente este inconforme con el servicio.

 Evitar que el cliente se vaya inconforme con el servicio prestado sin dejar su opinión por escrito en el buzón de sugerencias y reportar la novedad al final del turno e informar vía email a la gerencia.

 Generar el uso de un léxico acorde y adecuado de los arrendatarios hacia los clientes generando respeto y cordialidad siempre.

 Dialogar con cada arrendatario para conocer las inconformidades o quejas de los mismos y buscar solución de las mismas.

 Velar por la buena convivencia entre los arrendatarios, evitando cualquier falta de respeto, grosería o discusión entre los mismos frente a los clientes.

 Diligenciar la correspondiente planilla mensual de turnos relacionando los descansos y turnos de cada arrendatario y enviar email a la gerencia.

 Programar las capacitaciones de los arrendatarios con las casas comerciales e indicando fecha y hora.

 Hacer seguimiento de los arrendatarios asistentes a las capacitaciones programadas e informar la no asistencia detallando el motivo a la gerencia por escrito vía email.

 Evitar que ingrese personal arrendatario a prestar sus servicios en la peluquería sin los respectivos documentos legales exigidos por la empresa para su contratación (ver anexo de documentación).

 Solicitar a la oficina la certificación por prestación de servicios del arrendatario para la posterior apertura de cuenta en el banco y hacer seguimiento para enviar el número de cuenta para el pago.

 Solicitar a cada arrendatario los soportes mensuales del pago de e.p.s, pensión y a.r.p sin excepción alguna y archivar los mismos en la correspondiente hoja de vida.

 Atender la visita de la secretaria de salud y entregar al auditor los documentos requeridos por este para obtener una buena calificación del establecimiento para seguir prestando sus servicios.

 Revisar los tocadores y herramientas de los arrendatarios estilistas, esteticistas- manicuristas, adicionalmente verificar limpieza e higiene de las herramientas como cepillos, peinillas, pinzas entre otros

 Revisar los puestos de trabajo y entregar los productos requeridos a cada arrendatario marcado con fecha y número de salida, los cuales son exigidos por la Gerencia para la prestación del servicio e inmediatamente hacer la respectiva novedad para su posterior descuento indicando el número de cuotas.

 Reportar el descuento de los insumos utilizados por los arrendatarios en la prestación de los servicios personales y/o clientes tales como decolorante, tintes entre otros.

 Supervisar el buen uso de los activos fijos tales como equipos de computo, muebles y enseres, aparatologia, entre otros e informar cualquier daño de los mismos a la gerencia.

 Controlar el buen uso de los insumos tales como toallas, peróxidos, sandalias, esmaltes, dilusores, aromáticas, vasos desechables, lijas, cuchillas, maquinas de afeitar, entre otros.

 Realizar como mínimo un inventario diario por marca y un inventario general cada quince días, se debe reportar cualquier novedad para el posterior descuento a quien corresponda con copia a la gerencia.

 Verificar la factura con los productos físicos entregados por las casas comerciales y reportar alguna novedad si la hubiese. (Defectuosos o faltantes).

 Solicitar el ingreso de la factura al sistema figaro por la persona encargada de esta función y revisar el soporte adjunto del ingreso de la factura al sistema e informar cualquier novedad inmediatamente (ver protocolo de inventarios).

 Enviar a la oficina la factura original con el respectivo soporte de revisión firmado y sellado por el administrador.

 Recibir correspondencia, la cual se debe enviar a la oficina a la mayor brevedad con firma y fecha de recibido.

 Realizar el cierre diario de caja del sistema figaro, el cual incluye soporte del cierre de datafono con sus respectivos bauchers en orden de acuerdo al soporte de cierre de caja figaro, soportes físicos de gastos totalmente diligenciados y firmados, soportes físicos de venta de productos y servicios realizados por cada arrendatario firmados.

 Diligenciar consignación del efectivo del cierre del turno, realizar nuevamente arqueo de la caja que incluye verificación de base efectivo, dólares, euros, entre otros.

 Ingresar cualquier gasto con su respectivo soporte en el sistema Word Office.

 Después de haber realizado el cierre final se debe cargar dicho reporte en el sistema figaro en el cierre de caja especificando efectivo, bauchers por debito o crédito, gastos, retiros, bonos, otros.

 Supervisar que la peluquería esta en optimas condiciones de aseo e higiene para la prestación de servicios en el siguiente turno.

 Despedir al cliente, entregando sus pertenencias y agradeciendo su visita a nuestras instalaciones.

PROTOCOLO DE INVENTARIOS

Objetivo

Minimizar el porcentaje de pérdidas o inconsistencias de productos en los inventarios de la peluquería el dorado.

 Ingresar al sistema figaro por el cuarto icono que corresponde a inventarios.

 Se ubica en reportes le da click, luego en conteo físico con cantidades.

 Dar doble click en el recuadro que aparece a la derecha de la casilla que dice casa para activar.

 Después de ingresar al icono casa ubica la marca comercial de la cual va a hacer inventario.

 Se ubica en la impresora que aparece en la parte inferior le da click, aparece un recuadro con el aviso de advertencia que dice para Intefase

 le da click en NO e imprime los respectivos inventarios.

 Inicia con el conteo de cada línea o referencia de producto verificando el código de barras, si encuentra alguna inconsistencia en los códigos se debe reportar para hacer la respectiva corrección en el sistema figaro.

 Los inventarios se deben realizar una vez al día por marca comercial e inventario general cada quince días, estos se deben realizar con números especificando la cantidad encontrada de cada producto con el reporte de inventarios en la casilla conteo, no debe estar con enmendaduras ni tachones y firmado con fecha por el administrador.

 Si se encuentra alguna inconsistencia se debe informar inmediatamente para hacer el respectivo seguimiento por la gerencia y su posterior descuento.

 Los productos entregados a los arrendatarios se deben marcar con fecha y número de salida y descargar inmediatamente del inventario sin excepción.

 Ingresar al sistema figaro la novedad de descuento especificando el número de cuotas convenidas con el arrendatario.

 Los productos que sean destinados para consumo deben estar marcados con fecha por el administrador y ser reportados en el cierre diario especificando su finalidad

 Los productos que tengan un valor inferior a $ 20.000 se descarga al precio de venta y el sistema automáticamente carga el descuento al sistema.

 Los productos que tengan un valor

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