GUIA DE BITACORA DE OBRA

Guía para el Uso de la Bitácora de Obra o Servicio

INTRODUCCIÓN

La bitácora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicación, además de ser un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, regulando y controlando la ejecución de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos, así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista apuntalan su actuación. Por ello debe evitar los problemas relacionados con registros insuficientes e incluso ausencia de la misma, ya que repercuten finalmente en la recepción de la obra y en el cierre del contrato.

Para enfrentar esta problemática con una posición y actitud de prevención, se ha considerado importante mostrar la relevancia y el significado de la bitácora y establecer los criterios a aplicar en su elaboración.

Su relevancia está inscrita en la diferencia que exista entre una solución ágil, transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos infructuosos.

Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento legal de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el contrato.

Para apoyar el esfuerzo de la supervisión en la confección diaria de la bitácora, se constituyó esta guía que define las pautas a seguir en sus anotaciones.

1.- DEFINICIÓN

1.1 Bitácora, según el último párrafo del artículo 46 de la L.O.P.S.R.M. y el artículo 1-V del reglamento de la misma, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, en el que deberán referirse los asuntos importante que se desarrollan durante la ejecución de las obras y servicios.

2.- FORMA DE BITÁCORA

El formato de bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto, se podrán utilizar una o varias libretas por contrato.

3.- REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA

3.1 Apertura

· Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota de apertura relacionando como mínimo lo indicado en el artículo 95-I del R.L.O.P.S.R.M., Inmediatamente después de la nota de apertura, deberá asentarse lo indicado en el artículo 96 del R.L.O.P.S.R.M.

3.2 Numeración y fechado de notas

· Todas las notas deberán numerarse y fecharse de acuerdo al artículo 95-II del R.L.O.P.S.R.M. y deberá cerrarse con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente del construcción del contratista según artículo 95-XI.

3.3 Redacción y escritura

· Las notas o asuntos deberán apegarse al artículo 95-III del R.L.O.P.S.R.M., utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

3.4 Errores

· Cuando se cometa algún error, deberá proceder de acuerdo al artículo 95-IV del R.L.O.P.S.R.M.

3.5 Tachaduras o enmendaduras

· Según el artículo 95-V del R.L.O.P.S.R.M. las notas cuyo original y copias aparezcan con tachaduras o enmendaduras será nula.

3.6 Sobreposiciones

· Se debe proceder según el artículo 95-VI en lo relativo a sobreposiciones

3.7 Utilización de Espacios

· Se deben cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas según el artículo 95-Vll del R.L.O.P.S.R.M.

3.8 Retiro de copias

· Una vez llena(s) la(s) hoja(s) o cancelado(s) el (los) renglón(es) correspondiente(s) se deberá proceder de acuerdo al artículo 95-VIII del R.L.O.P.S.R.M.

3.9 Validaciones de documentos

· Cuando se requiera, se podrán hacer validaciones de acuerdo al artículo 95-IX del R.L.O.P.S.R.M.

3.10 Compromiso de uso

· El compromiso de uso esta comprendido en el artículo 95-X del R.L.O.P.S.R.M.

3.11 Cierre de bitácora

· El cierra de bitácora está contemplado en el artículo 95-XII del R.L.O.P.S.R.M. y será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Se deberán anular las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisión se anexa al expediente del contrato.

4.- ASUNTOS QUE SE DEBEN REGISTRAR

El artículo 86-II d) nos indica que es función del supervisor el registro y control de la bitácora, por lo cual a continuación enlistamos los asuntos a registrar de manera enunciativa y no limitativa.

4.1 De manera obligatoria los asuntos que comprende el R.L.O.P.S.R.M.

a) Si el contratista se percata de no poder cumplir con el programa, por causas no imputables a él, deberá notificarlo a la dependencia o entidad mediante anotación en bitácora según artículo 73 del R.L.O.P.S.R.M.

b) El contratista solo podrá ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato, hasta que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora según el artículo 74 del R.L.O.P.S.R.M.

c) Cuando se autorice el pago provisional de insumos en los precios por observación directa, el residente de obra y en su caso el supervisor deben llevar un control diario con sus respectivas anotaciones en

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