Bitacora De Obras

1. Generalidades

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.

Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.

2. De la forma de la bitácora

El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberá cumplir, como mínimo con lo siguiente:

2.1 Utilizar una bitácora por cada contrato.

2.2 La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta principal aparecerá el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el área responsable de la ejecución de los trabajos, según sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de la Obra y la identificación Bitácora de Obra y un Renglón para el número de libreta.

2.3 Las primeras hojas incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la cual no irá foliada.

2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisión, en su caso.

2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicará el número del Contrato de que se trata.

2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que permanecerán fijas en la libreta de la Bitácora. La primera copia desprendible deberá ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso.

2.7 El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validación del uso de la bitácora.

2.7 El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

3. Reglas generales para el uso de la bitácora

La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.

3.1 Apertura.

Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:

•Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece.

•Número del contrato.

•Titulo de la obra y su localización.

•Nombre o razón social del contratista.

•En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.

•Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

•Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.

•Número del proyecto o su equivalente.

•Número de partida presupuestal.

•Importe del contrato.

•Plazo de ejecución de la obra.

•Fecha de iniciación programada.

•Fecha de terminación programada.

•Valor y fecha programada de los anticipos.

3.2 Numeración y fechado de notas.

Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.

3.3 Redacción y escritura.

Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

3.4 Errores.

Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda

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