Gestion De Proyectos

Oferta de Gestión

La Oferta de Gestión describe la organización, la metodología y los procedimientos que se seguirán para llevar a cabo el proyecto, indicando claramente las actividades a realizar, los recursos involucrados y el tiempo que se estimará para cada actividad.

Con respecto a los criterios de valoración de las ofertas, por lo general suele valorarse en términos de la solvencia técnica del equipo de trabajo propuesto, la experiencia de la empresa en trabajos similares y el plazo de ejecución de los trabajos, entre otros factores.

Pasos preliminares para alcanzar una oferta de gestión

Considerando las implicaciones de la oferta de gestión, analizaremos la información con la que contamos previamente para generar dicho documento, la cual surge a partir de estimar el esfuerzo requerido, dicha estimación es preliminar.

La estimación de horas permite conocer cuál será una de las partidas del coste de la realización del trabajo ofertado. Permite consolidar la información de esfuerzo derivada de la descripción de tareas a sub-tareas que, junto con los demás gastos de proyecto conforma el coste total del mismo.

A la hora de dimensionar el esfuerzo, es conveniente clasificar el mismo según las distintas categorías profesionales del equipo de trabajo, pues el coste real es muy distinto para cada una de ellas (una hora de secretaria nos cuesta mucho menos que una hora ingeniero senior).

También es conveniente valorar el esfuerzo teniendo en cuenta las heterogeneidades del equipo de trabajo (no todas las personas rinden igual), y los posibles problemas que pueden surgir, y que hagan que el coste se incremente.

Generalmente se utiliza una planilla tipo matricial la cual permite estimar por separado cada categoría y reducir el error global. Además con ello se facilita simultáneamente el control del avance de las diferentes tareas y la detección de sobreesfuerzos en cualquiera de las actividades.

Este tipo de estimación permite realizar comprobación adicional sobre las hipótesis manejadas, que puedan proporcionar una indicación de que alguno de los pasos realizados no fue correcto. Así por ejemplo:

• El número total de horas resultante tiene que ser consistente con el equipo de trabajo previsto y con la duración del proyecto.

• La distribución de la carga de trabajo entre categorías tiene que ser consistente con el tipo y alcance del proyecto.

• Algo mucho más complejo y sutil de determinar, es la proporción de esfuerzo entre tareas o, más concretamente entre aéreas funcionales del proyecto.

Una vez definidas las tareas en la Oferta Técnica, es necesario realizar los siguientes pasos para desarrollar una Oferta de Gestión:

1. Se estima el tiempo necesario para realizar cada tarea.

2. Se clasifica el equipo de trabajo (responsables asignados a cada tarea) diferentes categorías profesionales.

3. Se agrupan las tareas (utilizando algún criterio, pudiendo agrupar tareas relacionadas, o algún otro).

4. Se genera una matriz la cual tiene dos entradas, las tareas y los responsables de las mismas y en cada intersección asigna el valor estimado. La matriz generada describe el tiempo necesario (total y parcial) en cada caso. A continuación se muestra un ejemplo de dicha matriz.

5. Se definen las fechas de comienzo y fin para cada tarea.

6. Se definen dependencias entre las tareas

7. Se genera un documento de planificación temporal (generalmente gráfico, Gantt y/o PERT)

8. Se estiman los recursos necesarios para la realización de todas las tareas

9. Se revisa el proyecto para lograr su optimización utilizando técnicas apropiadas (ejemplo: camino crítico, distribución equitativa de recursos, minimizar gastos, etc.)

Oferta Económica

La Oferta Económica es uno de los puntos críticos del proyecto desde e l lado del cliente. Desde la primera entrevista, el cliente nos dejará saber sus intenciones sobre el conocimiento del monto total del proyecto. Recién en esta etapa estaremos en condiciones de proveer información válida y bien fundamentada sobre el coste de un producto o servicio.

Hay que tener en cuenta que muchas ofertas se desechan directamente, sin llegar a mirar el documento técnico ni de gestión, porque el precio no se considera adecuado. Este razonamiento lo puede considerar un cliente si no tiene una oferta técnica o de gestión lo suficientemente convincente como para fundamentar el desembolso económico.

Es de mucha utilidad hacer un cálculo estimativo de la inversión y del coste operativo del proyecto (en términos de recursos materiales y humanos), los plazos considerados y las eventuales ganancias generadas por la inversión. Basándose en estos cálculos aproximados, se puede determinar si se debe continuar con el proyecto.

Secciones de la Estimación Económica

A continuación desarrollaremos tres de las partidas que propone, como clasificación de los diferentes costes, Domingo Aenjo en su libro “Dirección y Gestión de Proyectos”. Cabe aclarar que la cuarta partida referente a los costes de personal perteneciente a la organización, ya fue planteada en el apartado de Oferta de Gestión.

• Subcontrataciones: Son costes de personal, ajeno a la empresa pero que interviene, bajo nuestra responsabilidad ante el cliente.

• Costes internos: Costes de consumibles, servicios informáticos, etc., que son proporcionales al esfuerzo real que se dedique y al consumo de recursos concretos.

• Otros costes: En esta partida se incluyen todos los demás costes y gastos que no tienen cabida en los tipos anteriores. Dentro de ella, cada empresa hará las clasificaciones que estime oportunas, como por ejemplo:

o Material y equipos: Son los elementos físicos necesarios para completar el proyecto. Pueden ser para uso propio, o suministros que, por lo general, se le entregan al cliente al terminar el proyecto.

o Viajes y estancias: Son costes en los que incurre el personal para realizar el trabajo, incluyendo los desplazamientos a la oficina del cliente o a cualquier otro sitio que sea necesario, las dietas correspondientes, etc.

o Otros gastos: Se incluyen aquí, por último, los gastos adicionales que no tenían

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