Grupo de procesos de seguimiento y control Grupo de procesos de cierre

Unidad de Innovación

MOOC

Tema 6

Grupo de procesos de seguimiento y control Grupo de procesos de cierre

Introducción        

Procesos de seguimiento y control        

Área de Integración        

Área de Alcance        

Área de Tiempo        

Área de Costos        

Área de Calidad        

Área de Comunicaciones        

Área de Riesgos        

Área de Adquisiciones        

Área de Interesados        

Introducción

En este tema presentaremos el grupo de procesos de monitorización y control. Durante esta fase se realiza un seguimiento del desarrollo del proyecto y se implementan las correcciones necesarias. En esta etapa se identifican los cambios a realizar y se asegura que sólo se llevan a cabo los que han sido aprobados. En concreto, vamos a ver los procesos del área de alcance, los de tiempo y los de costes.

Procesos de seguimiento y control

Área de Integración

1.- Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto

El proceso de monitorizar y controlar el trabajo del proyecto se lleva a cabo para observar los acontecimientos que van sucediendo en el proyecto, comparando la planificación con el desempeño real. Es un proceso muy importante y en proyectos grandes es normal que se dedique regularmente un tiempo concreto del director del proyecto a labores de seguimiento.

La monitorización del trabajo consiste en recopilar, medir, distribuir y evaluar la información de desempeño del proyecto, y se realiza de forma continua hasta el cierre del proyecto. Se trata de una función de integración, ya que el director de proyecto debe equilibrar e interpretar las demandas de todas las área de conocimiento (no sólo alcance, coste o tiempo, sino también calidad, riesgos, etc.) para garantizar que el proyecto sigue su curso con el rumbo adecuado.

Esta labor de seguimiento incluye detectar nuevas solicitudes de cambio, aplicar acciones correctivas o preventivas y emplear un sistema de autorización del trabajo, que es la herramienta de que dispone el director de proyecto para autorizar formalmente el comienzo de los paquetes de trabajo y las actividades.  

Las principales entradas de este proceso son el plan de dirección y los informes de desempeño, y como fruto de la labor de seguimiento del proyecto se obtienen, aparte de la actualización normal de los documentos del proyecto y del plan de dirección (si procede), las solicitudes de cambio.

El fin de las solicitudes de cambio es ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto, del producto, de los requisitos de calidad o de las líneas base del proyecto.  

2.- Realizar el control integrado de cambios

Es inevitable que surjan cambios en el proyecto. Además, se pueden solicitar cambios en cualquier momento y afectando a cualquier área del proyecto. Sin embargo, todos los cambios deben ser analizados, evaluados, priorizados y aprobados o rechazados a través del proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios.

Un aspecto fundamental de este proceso es evaluar el impacto y el alcance de los cambios antes de decidir sobre su aprobación. Así, un cambio propuesto en el alcance o el cronograma debe ser revisado y analizado su impacto sobre el presupuesto, los riesgos o los criterios de calidad, por ejemplo.

En el caso de que los cambios sean aprobados, será necesario replanificar y realizar una actualización de la documentación del proyecto, tarea que también es llevada a cabo en este proceso. La implementación de los cambios, sin embargo, es parte del proceso de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto.

Para llevar a cabo este proceso es necesario tener en cuenta, fundamentalmente, el plan de dirección del proyecto, donde se especifica en todo momento cómo proceder en asuntos relacionados con cualquier área de conocimento, y las solicitudes de cambio. El estado de esas solicitudes será actualizado al término de este proceso, y quizá el plan para la dirección y otros documentos.

Área de Alcance

1.- Validar el alcance

En el proceso de validar el alcance se aceptan formalmente los entregables del proyecto por parte del cliente o patrocinador. Es necesario generalmente mantener reuniones planificadas y frecuentes, y las principales técnicas que se utilizan son la inspección y las técnicas grupales de toma de decisiones. Lo habitual es que los entregables que se presentan al cliente hayan sido verificados previamente en el proceso de controlar la calidad.

Aparte del plan para la dirección del proyecto, las entradas de este proceso más importantes son la documentación y matriz de trazabilidad de requisitos, cuyo cumplimiento debe ser examinado, así como los entregables verificados por el equipo en el proceso de calidad ejecutado previamente.

Al finalizar este proceso obtenemos las siguientes salidas:

• Entregables aceptados.
• Solicitudes de cambio, que serán o no aceptadas en el futuro.
• Información de desempeño del trabajo.
• Actualización de los documentos del proyecto.

4.- Controlar el alcance

Durante este proceso se monitoriza el alcance del proyecto y del producto y con los datos obtenidos se modifica el alcance si es necesario. Naturalmente, para desarrollar este proceso es necesario tener bien definido qué es el alcance, y por tanto haber definido correctamente la línea base del alcance.

Este proceso requiere una gran proactividad por parte del director de proyecto, siendo su principal herramienta el análisis de variación, que consiste en determinar las causas de las diferencias detectadas en el alcance y su importancia para decidir si es necesario realizar cambios e incorporaciones. Si fuera procedente, se realizarían las correspondientes solicitudes de cambio que el proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios evaluaría.

Las principales entradas son:

• Plan para la dirección del proyecto.
• Documentación y matriz de trazabilidad de requisitos.
• Datos de desempeño del trabajo.
• Activos de los procesos de la organización.

Las salidas de este proceso son:

• Información de desempeño del trabajo.
• Solicitudes de cambio.
• Actualizaciones al plan para la dirección y los documentos del proyecto.
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

Área de Tiempo

1.- Controlar el cronograma

El objetivo de este proceso es monitorizar el grado de ejecución de las tareas del proyecto, así como controlar los cambios en la línea base del cronograma. Para ello es necesario que el director de proyecto conozca cómo se está ejecutando el proyecto y pueda compararlo con una línea base del cronograma correctamente definida.

El control del cronograma implica determinar qué elementos del cronograma han cambiado y cuantificar su impacto, gestionar las solicitudes de cambio y actualizar las líneas base, documentos y actividades a medida que los cambios se aplican. También se debe buscar qué está originando cambios en el proyecto para influir sobre las fuentes de los cambios y minimizarlos en la medida de lo posible.

Si el director de proyecto llega a la conclusión de que ya no es posible cumplir con la fecha de finalización acordada, podría recomendar la cancelación del proyecto antes de seguir malgastando recursos.

Entre las técnicas más destacadas se encuentran la gestión de adelantos y retrasos en las tareas, así como la compresión del cronograma, que consiste en acelerar las actividades retrasadas, bien añadiendo recursos, bien realizando algunas  actividades en paralelo.

Las entradas a este proceso son:  

• Plan para la dirección del proyecto.
• Cronograma.
• Datos del desempeño.
• Calendario del proyecto.
• Datos del cronograma.
• Activos de los procesos de la organización.

Al final de este proceso se obtienen mediciones sobre el desempeño de trabajo, una previsión de la fecha de finalización de las actividades del proyecto y las solicitudes de cambio necesarias. Las salidas de este proceso son:

• Información del desempeño.
• Pronóstico del cronograma.
• Solicitudes de cambio.
• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.
• Actualizaciones a los documentos del proyecto.
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

Área de Costos

1- Controlar los costos

El proceso de controlar los costos es similar al de controlar cualquier otro área de conocimiento pero con el foco puesto en lo costos y el presupuesto. Se encarga monitorizar el grado de ejecución del presupuesto y controlar los posibles cambios en la línea base del coste. Durante este proceso el director de proyecto centra su trabajo en:

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