HABILIDADES DE COMUNICACIÓN, COACHING Y MANEJO DEL CONFLICTO COMUNICACIÓN

HABILIDADES DE COMUNICACIÓN, COACHING Y MANEJO DEL CONFLICTO

COMUNICACIÓN

La comunicación es el proceso de transmisión de información y significado. La verdadera comunicación se presenta sólo cuando todas las partes entienden el mensaje (la información) desde la misma perspectiva (el significado).

COMUNICACIÓN Y LIDERAZGO

Los gerentes dedican alrededor de 40 por cierto de su tiempo al comunicarse. El liderazgo trata acerca de influir a los demás y lo hacemos por medio de las comunicaciones.

Las organizaciones capacitan a los empleados para comunicarse mejor e influir en los demás para desempeñar sus puestos. Dos componentes cruciales de la comunicación de liderazgo son el envió y la recepción de mensajes.

ENVIO DE MENSAJES Y DAR INSTRUCCIONES

Los gerentes utilizan el proceso de comunicación de enviar una variedad de mensajes en persona, por teléfono y por escrito, esto último principalmente por correo electrónico. Como gerente lo bien que proporcione instrucciones afecta de manera directa su capacidad para motivar a los empleados, asi como su satisfacción como su liderazgo de supervisión. Antes de enviar un mensaje, usted debe planearlo de manera minuciosa por medio de un lenguaje persuasivo, luego, comunique el mensaje en forma oral por medio del proceso de envió de mensajes o hágalo por escrito.

Planeación del mensaje

Antes de enviar un mensaje, usted debe planearlo, al responder a estas preguntas:

• ¿Cuál es la meta del mensaje?, ¿Es para influir, informar, expresar emociones o todos estos objetivos?¿Qie busca como resultado final de la comunicación?, establezca un objetivo.

• ¿Quién debe recibir el mensaje?, ¿Has incluido a todos los que necesitan recibirlo?

• ¿Cómo enviará el mensaje? Con los receptores en mente, planee como comunicará el mensaje para que sea entendido.

• ¿Cuándo se transmitirá el mensaje? El tiempo es primordial.

• ¿Dónde se transmitirá el mensaje? Decide cual es el mejor escenario: Su oficina, el lugar de trabajo del empleado.

El proceso de envio de mensaje orales

Tenga cuidado de no hablar demasiado rápido cuando envie mensajes orales po teléfono o en persona. Es útil seguir estos 2 pasos en el proceso de envio de mensajes orales:

Paso 1 Desarrollar un entendimiento mutuo; Haga que el receptor se relaje.

Paso 2 Establecer su objetivo de comunicación; Los objetivos de comunicación de negocios comunes son influir, informar y expresar emociones.

Paso 3 Transmitir su mensaje; Si el objetivo de comunicación es influir, señale a las personas lo que usted quiere que hagan, de instrucciones y demás.

Paso 4 Verificar la comprensión del receptor; Cuando se influye y se ofrece información, usted debe de hacer preguntas directas o utilizar el parafraseo.

Paso 5 Obtener un compromiso y dar seguimiento: Cuando la meta de comunicación es informar o externar sentimientos, no se requiere un compromiso. Sin embargo, cuando la meta es influir, es importante obtener un compromiso con la acción.

Comunicación por escrito y recomendaciones de redacción

Con la tecnología de información e internet, usted se puede comunicar con cualquier persona del mundo; en tiempo real. Debido a que el uso de internet continuara en aumento, su habilidades de comunicación escritica son mas importantes que nunca algunos consejos de escrituras simple presenciales que pueden contribuir a mejorar su escritura:

• La falta de organización es problema considerable en la escritura. Antes de comenzar a escribir, establezca el objetivo de su comunicación. Mantenga en mente a su publico ¿Qué quiere que hagan? Trace un bosquejo, utilice incisos o números para os puntos mas importantes que quiera comunicar. Ahora traslade el bosquejo a su forma escrita. El primer parro expresa el propósito de la comunicación: hechos, cifras y demás. El ultimo resume los puntos mas importantes y define la acción en forma clara, si la hay, que se debe tomar por usted y otras personas.

• Escriba para comunicar no para impresionar. Mantenga el mensaje conciso y simple.

• Imprima su trabajo y corrija donde sea necesario. Para mejorar los enunciados y los párrafos, agregue para transmitir un significado completo, elimine las palabras y las frases innecesarias y reacomódelas.

RECEPCION DE MENSAJES

El segundo proceso de comunicación en el que los líderes participan es en la recepción de mensajes. Con la comunicación oral, la clave para entender de manera exitosa el mensaje es escuchar.

El proceso de recepción de mensajes

Incluye el escucha, el análisis y la verificación de la comprensión. Hable solo cuando sea necesarios para que pueda escuchar y “ver” lo que los demás dicen. Debemos escuchar, analizar y luego verificar la comprensión.

La escucha

Es el proceso de conceder al orador su atención total. Cuando el orador envía el mensaje, usted debe escuchar al:

• Prestar atención. Cuando las personas le hablan, deje lo que esta haciendo y concédales toda su atención de inmediato.

• Evitar distracciones. Mantenga su mirada en el orador, no manipule los bolígrafos papeles o algún otra distracción.

• Permanecer atento. Mientras que la otra persona habla o el profesor imparte su clase, no permita que sum ente divague a temas personales. Si lo hace, vuelva poco a poco a conectarse.

• No suponer ni interrumpir. No suponga que sabe lo que el orador dira, ni solo escuche el principio y formule conclusiones.

• Observar las señales no verbales. Entienda tanto las emociones como el contenido del mensaje.

• Plantear preguntas. Cuando usted estima que algo falta, es contradictorio o simplemente no lo entiende, haga preguntas directas para que la persona exprese la idea en formas mas completas.

• Tomar notas. Parte de la escucha es escribir cosas importantes para que usted las pueda recordar mas tarde y documentarlas cuando sea necesario.

• Comunicar significado. La forma de dejar saber al orador que lo esta escuchando el mensaje es utilizar claves verbales.

Análisis

Es el proceso de pensar, decodificar y evaluar un mensaje. Una escucha deficiente ocurre en parte porque las personas hablan a un promedio de 120 palabras por minuto, mientras que son capaces de escuchar a una tasa de mas de 500 en el mismo lapso. La capacidad para comprender las palabras mas de cuatro veces mas rápido de lo que el orador puede hablar, con frecuencia resulta en que la mente divague. Mientras el orador envía el mensaje, usted lo debe analizar al:

• Pensar. Para ayudarle a superar la discrepancia de la velocidad entre su capacidad para escuchar y la capacidad para hablar de la persona, utilice la velocidad de su cerebro en forma positiva.

• Esperar para evaluar hasta después de escuchar. Cuando las personas tratan de escuchar y evaluar al mismo tiempo lo que se dice, tienden a perderse parte o todo el mensaje. Usted debe solo escuchar el mensaje completo, luego entonces formular sus conclusiones.

Verificación de la comprensión

Es el proceso de proporcionar retroalimentación. Despeus de que ah escuchado el mensaje revise su comprencion de el al:

• parafrasear. Comience a hablar al dar retroalimentación, utilice el parafraseo para repetir el mensaje al emisor.

• Observar las señas no verbales. Mientras habla, observe las señales no verbales de la otra persona. Si esta no parece entender lo qu usted dice, aclare el mensaje antes de concluir la conversación.

RETROALIMENTACION

La relevancia de la retroalimentación

La retroalimentación es el proceso de verificar los mensajes y determinar si los objetivos se cumplen.

El rol de la retroalimentación al verificar los mensajes.

La retroalimentación motiva a los empleaos a alcanzar altos niveles de rendimiento. La mejor forma de asegurarse que la comunicación se ha realizado es al obtener retroalimentación del receptor del mensaje por medio de cuestionamientos y parafraseo. El parafraseo es el proceso de hacer que el receptor vuelva a expresar el mensaje en sus propias palabras.

El rol de la retroalimentación para lograr los objetivos

La retroalimentación también es esencial para saber como progresan el líder y la organización para el cumplimiento de los objetivos. La retroalimentación se utiliza para medir el desempeño. Y dar y recibir retroalimentación debe ser un proceso continuo para ser eficaz. Asi, los líderes deben establecer objetivos mensurables y monitorear el proceso mediante la retroalimentación.

La necesidad de estar abierto a la retroalimentación: la critica

Para mejorar su desempeño y avanzar en una organización, se tener que estar dispuesto a la retroalimentación, comúnmente llamada critica. Tenga en mente la frase “Sin dolor no hay ganancia” cuando se trata de la critica. Cuando usted lo recibe, ya sea que las solicite o no, considérela como una oportunidad para mejorar. Permanezca sereno, no se ponga a la defensiva y no culpe a los demás.

Enfoques comunes para obtener retroalimentación en los mensajes y porque no funcionan

Un enfoque común que ignora la retroalimentación es enviar el mensaje completo y asi, suponer que este se ha comunicado con entendimiento mutuo. Un segundo enfoque es brindar el mensaje completo y luego averiguar “¿Tienen alguna pregunta? Por lo general, la retroalimentación no continua porque las personas tienden a “no” hacer preguntas. Existen por lo menos cuatro buenas razones de por que las personas

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