III Unidad Auditoria NTCI

CONTRALORIA GENERAL

DE LA REPUBLICA

NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI)

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE NICARAGUA

UPOLI SEDE ESTELI

Asignatura: Auditoria IV

Carrera: III año de Contaduría Pública y Finanzas

III Unidad: NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES.

TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Son el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar las transacciones. En virtud de lo anterior estas técnicas deben ser aplicadas a cada función administrativa, financiera u operativa, con el propósito de obtener una certeza razonable de que el objetivo del control interno se logra total o parcialmente.

Las técnicas de control interno enfocan los cuatro (4) grupos siguientes:

a) De validación que comprenden los mecanismos de autorización, comparación y verificación de cumplimiento;

b) De aseguramiento que incluye la numeración secuencial, la verificación aritmética y los archivos;

c) De reejecución que se refiere a la doble verificación y al control previo;

d) De especialización funcional que están dadas por la segregación de funciones, el acceso restringido, la supervisión y la actividad relativa a la auditoría interna.

SUPERVISIÓN DE LOS CONTROLES

Los funcionarios deben supervisar permanentemente sus operaciones para evitar se cometan irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de economía, eficiencia y eficacia; además, asegurar que los controles internos contribuyan al logro de los resultados previstos; asimismo adoptar las medidas correctivas necesarias ante cualquier evidencia de alguna irregularidad. La supervisión también comprende el alcance de las funciones de la auditoría interna y externa.

NORMAS ESPECÍFICAS

Las normas específicas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos particulares del control. Estas normas sin considerarse limitativas comprenden los planes de la organización, las políticas específicas, los procedimientos y los dispositivos físicos.

PLANIFICACIÓN

Se planificará el uso, conservación y custodia de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones.

La planificación es elemento del proceso administrativo y gerencial, es la base para llevar a cabo las acciones administrativas y financieras y debe ser oportuna, permanente, flexible y sujeta a evaluación periódica.

Esta actividad incluye analizar todas las alternativas posibles, de modo que se adopte aquella que ofrezca el máximo beneficio posible.

ORGANIZACIÓN

Se establecerá una estructura de organización que defina claramente la competencia y responsabilidad de cada funcionario y empleado, los niveles de autoridad, las líneas de mando y comunicación.

La organización es la estructura por la cual los seres humanos asumen responsabilidades. En una buena organización, las personas trabajan en conjunto, laborando en forma efectiva y armoniosa, para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

UNIDAD DE MANDO

Se establecerá y mantendrá una unidad de mando en todos los niveles de la organización.

La unidad de mando exige que cada funcionario y empleado sea administrativamente responsable de sus actuaciones y funciones las que reportará ante una sola autoridad, por lo que se deberán definir claramente y por escrito sus líneas de autoridad.

La falta de unidad de mando conduce a la posibilidad de expedir órdenes contradictorias que obstruyan la acción, originen confusión y dificulten la determinación de responsabilidades.

SUPERVISIÓN

Se establecerá y mantendrá en todos los niveles de mando un adecuado ámbito y límite de supervisión directa, a fin de garantizar el logro de los objetivos del control interno.

El límite de supervisión es aquel, que se refiere al número máximo de unidades, personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas por un ejecutivo superior en todos los niveles de la organización.

Los factores que permiten definir el límite son: Habilidad y experiencia del funcionario, complejidad, poder de decisión y desarrollo de las unidades, personas o actividades a supervisar y capacidad para enfrentar el desarrollo tecnológico.

La asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal exige:

a) Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada empleado;

b) Examinar sistemáticamente el trabajo de cada empleado, en la medida que sea necesario;

c) Aprobar el trabajo en puntos críticos del desarrollo para asegurar de que avanza según lo previsto.

DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Se establecerán instrucciones por escrito y detalladas que cubran todos los aspectos importantes de las funciones de cada cargo, grado de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa de los funcionarios y empleados que las desempeñan.

Los deberes, autoridad, responsabilidad y relaciones de cada persona en la estructura organizativa, deberán estar claramente definidas por escrito. La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo es responsable de vigilar a través de los funcionarios respectivos que se cumplan la asignación de funciones y responsabilidades.

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

Deben segregarse las funciones de los funcionarios y empleados en todos los niveles de la organización, de tal forma que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad en forma completa una operación financiera o administrativa.

Se fijarán límites de las funciones de los funcionarios y empleados en todos los niveles, de tal forma que exista una separación entre la autorización, ejecución, registro y control de cada tipo de operación y la custodia de los recursos de la

Entidad u Organismo, a fin de lograr una verificación oportuna, evitar errores y actos deficientes, irregulares o fraudulentos.

Esta segregación, será definida de forma clara en la estructura y reglamentos orgánicos funcionales, en las descripciones de cargos y en los manuales de procedimientos de cada Entidad u Organismo.

Ninguna persona desempeñará más de un cargo dentro de la misma Entidad u

Organismo, excepto los cargos docentes y aquellos que por su competencia no sean incompatibles con su atribución principal que conlleve a conflictos de intereses.

SISTEMA DE REGISTROS CONTABLES

Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las operaciones financieras, que ejecute una Entidad u Organismo y que produzca variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, cualesquiera de las cuentas de dicho sistema contable; además, deberá incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, catálogo de cuentas, manuales de procedimientos y estructura para informes financieros.

El sistema de registros contables deberá producir Estados Financieros que presenten la Situación Financiera, Resultados de operación y Flujos de Efectivo de la Entidad u Organismo. La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo es responsable del establecimiento de una unidad contable.

DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

La estructura de control interno y todas las operaciones financieras o administrativas deben tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y estar disponible para su verificación y control. La documentación debe ser en original y a nombre de la Entidad u Organismo.

Una Entidad u Organismo debe tener justificantes por escrito de su estructura de control interno, incluyendo sus objetivos y procedimientos de control y de todos los aspectos pertinentes de sus operaciones.

Los documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultados de la operación y contienen los datos suficientes para su análisis.

Los documentos procesados serán invalidados para impedir una nueva utilización de los mismos; además deberán archivarse en orden cronológico.

ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

La documentación que respalda las operaciones, especialmente los comprobantes de contabilidad y sus soportes, serán archivados siguiendo un orden lógico y de fácil acceso y deberán conservarse durante el tiempo que determina la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

La aplicación de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos permite la ubicación rápida de la documentación. Para tal fin se adoptarán medidas que permitan salvaguardarla y protegerla contra incendios, robo o cualquier otro riesgo.

CONTROL Y USO DE DOCUMENTACIÓN PRENUMERADA

Las formas pre-impresas tales como: recibos de caja, órdenes de compras, facturas, etc., que se utilicen para la sustentación de operaciones financieras, serán numerados al momento de su impresión; y su uso se controlará permanentemente.

La utilización de documentos prenumerados tanto en comprobantes, formularios u otros que registren transferencias, adquisición, venta o uso de recursos financieros, permite ejercer un mejor control sobre los mismos.

La documentación que se anule por cualquier causa deberá archivarse el juego completo; asimismo aquella documentación

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