INFORME ELABORACIÓN

INFORME

• ELABORACIÓN

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logosímbolos, de acuerdo con las normas internas de la organización.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

• CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

• CLASES DE INFORMES

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

Informe ejecutivo: Este tipo de informe breve se usa para;

• Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.

• Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos.

• Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante la reunión.

• Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.

• Elaborar resumen de un proceso de evaluación y certificación.

• Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo, grupo de personas o de un individuo.

Informe corto: Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento, se recomienda que incluya elementos como:

• Encabezamiento: razón social, dependencia, código, título ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración.

• Autoría del informe corto

• Objetivos.

• Capítulo o capítulos

• Conclusiones y recomendaciones

• Firma.

Informe extenso: Para la presentación de este tipo de informe se debe tener en cuenta:

• Generalidades

• Elementos finales del informe administrativo extenso

• Firmas, nombres y cargos

• Rúbrica

• Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional.

ACTAS

• CLASES DE ACTAS

• PARTES

Título: Esta conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.

Denominación del documento y número: A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta (ya no se denomina acta administrativa), en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Encabezamiento: Esta conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenidas.

Lugar de origen y fecha de la reunión: contra el margen izquierdo a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.

Hora: contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

Lugar: contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe el sitio de la reunión.

Asistentes: contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistente, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeñan cada uno en la reunión se separa del nombre con coma, y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

Orden del día: contra el margen izquierdo a dos interlíneas libres de último nombre y con mayúscula sostenida, se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos. A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Firmas, nombres y cargos: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres a partir de la última línea del acta. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.

Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue y en el mismo renglón hacia la derecha.

• DESARROLLO

Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres del último tema y con mayúscula, se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas libres y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema, identificándolo con número arábigo.

La primera actividad debe ser la verificación del quórum o asistencia, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización.

La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten.

De acuerdo con el orden del día planteado aprobado para la reunión, se registran los

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