INFORME GENERAL

INFORME GENERAL DE LA COMPAÑÌA “Q’ PAILA”

ELIZABETH LÒPEZ SALCEDO

PRESENTADO A: GERENTE DE LA COMPAÑÌA “ Q’ PAILA”

SENA.

TUNJA, BOYACÀ

2015

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÒN

2. JUSTIFICACIÒN

3. OBETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

3.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS

4. DIAGNÒSTICO

4.1 IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIÒN

4.2 ¿CÒMO PUEDEN LAS TIC MEJORAR LA COMUNICACIÒN INTERNA?

4.3 ¿CÒMO PUEDEN LAS TIC MEJORAR LA IMAGEN CORPORATIVA Y LA COMNICACIÒN EXTERNA?

4.4 PRINCIPALES PROBLEMÀTICAS DE LA ORGANIZACIÒN

5. ASPECTOS A MEJORAR

6. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÒN ORGANIZACIONAL DENTRO DE LA COMPAÑÌA

7. DIAGRAMA DE FLUJO COMPAÑÌA Q’ PAILA

7.1 ANÀLISIS DE L DIAGRAMA DE FLUJO

8. ANEXOS

8.1 GRÀFICOS ENCUESTA COMPAÑÌA Q’PAILA.

9. RECOMENDACIONES

10. CONCLUSIONES

1. INTRODUCCIÒN

El presente trabajo comprende el estudio de los sistemas de información de la empresa Q’PAILA y las relaciones de las aéreas de Mercadeo, producción y recursos humanos.

Se necesita revisar la comunicación organizacional, porque permite dinamizar el flujo de información entre los diferentes subsistemas o partes de la organización, con el propósito de unificar esfuerzos en torno a la consecución de las metas y objetivos misionales de la misma. La forma como se lleva a cabo este proceso de comunicación resulta un factor determinante para el fortalecimiento o deterioro del clima laboral y de la cultura organizacional de una compañía.

Una organización que se caracterice por tener uña comunicación ineficaz no puede generar la sinergia suficiente para que sus miembros trabajen de manera coordinada y eficiente.

2. JUSTIFICACIÒN

Este estudio se realiza con el objetivo de la organización no se sientan identificadas ni comprometidas con el desarrollo exitoso de las operaciones o procesos, afectando el clima y la cultura, organizacionaldemaneranegativa.

Resaltar la importancia de los sistemas es porque la información en la compañía debido a que si no están bien estructurados generan fallas de comunicación que redundan en errores en el proceso de producción y marketing, debido a que los empleados no tienen claro los objetivos, políticas y directrices que la alta gerencia plantea y que nunca llegan a los empleados de una manera clara.

La necesidad del manejo de las herramientas tecnológicas para mejorar las ventas y la comunicación con los clientes externos e internos.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

- Dar un diagnóstico y una solución a la comunicación que los funcionarios de la Compañía Q’PAIAL tienen al momento de ejecutar sus funciones.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Se debe mejorar el proceso de inducción a los empleados sobre los canales de comunicación, reglas que se deben seguir, protocolos de seguridad.

- Se deben realizar campañas que motiven a los empleados a enviar nuevas ideas o mejoras que pueden ayudar a mejorar el ambiente laboral y la productividad.

- Mejorar la comunicación descendente para tener informados a los empleados y evitar desinformación.

- Definir canales de información para que los empleados se comuniquen con la compañía.

4. DIAGNÒSTICO

4.1 IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIÒN

Se realizó la revisión de los sistemas de información de la empresa Q’PAILA, planteando las mejoras que se deben realizar en los sistemas de información, y se aplicó una encuesta con los empleados Q’PAILA y se hacen las recomendaciones para mejorar las debilidades que se encontraron.

Se revisaron las interacciones de las aéreas Marketing y Ventas, Producción y recursos humanos y la gerencia, se plantean los diagramas de flujo para que estén informando a la alta gerencia constantemente e interactúen entre ellos y los empleados

La comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es imprescindible para su buen funcionamiento. Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las propias necesidades y la de los participantes, coordina y controla las actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.

4.2 ¿CÓMO PUEDEN LAS TIC MEJORAR LA COMUNICACIÓN INTERNA?

Las tecnologías de la comunicación y la información, son muy importantes para las organizaciones actuales, debido a que permiten que los empleados se puedan comunicar, sin necesidad de estar en contacto personal, pueden realizarse reuniones virtuales con proveedores, clientes y empleados desde cualquier parte del mundo, reduciendo costos y tiempo de desplazamiento, optimizando el tiempo de los mismos y haciendo que la compañía sea más productiva.

Internamente la utilización de la red privada de la compañía (intranet), facilita la educación de los empleados en los temas de políticas, procesos, normas de trabajo, información de las directrices de la alta gerencia, capacitación virtual entre otros.

Y el uso del correo electrónico permite la comunicación formal de los empleados, proveedores y clientes, y la versatilidad del manejo de citas, agendas, reuniones, hace del correo electrónico una herramienta fundamental en la empresa,

Estas herramientas deben ser implementadas junto con políticas claras de uso del correo y el internet en la empresa para evitar el mal uso de las TIC,

4.3 ¿CÓMO PUEDEN LAS TIC MEJORAR LA IMAGEN CORPORATIVA Y LA COMUNICACIÓN EXTERNA?

Mediante las TIC se puede realizar análisis de las tendencias de consumo que tienen los clientes para ofrecer un catálogo de productos y servicios personalizado que mejora la imagen de la compañía y permite prestar un mejor servicio, y brinda la posibilidad de recibir retroalimentación de la satisfacción del cliente, esto nos ayuda a mejorar el posicionamiento del producto o del servicio.

4.4 PRINCIPALES PROBLEMÁTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

1. Falta de una correcta inducción a los empleados en su ingreso, sobre los canales de información, reglas que se deben seguir, protocolos de seguridad deberes y derechos que tienen con la compañía.

2. Falta de canales de información que actualicen a la organización de manera oficial evitando rumores y desinformación

en la empresa.

3. Desconocimiento por parte de los empleados de la manera como deben informar los problemas que tengan a la compañía.

4. Falta de una comunicación ascendente, en la cual la empresa tenga en cuenta la opinión de los empleados.

5. Es importante programar planes de formación para mantener actualizados a los empleados en las TIC.

6. Se debe realizar cursos de aplicaciones de gestión y ERP, y manejo del correo electrónico para los empleados.

7. Se debe llevar a cabo un proyecto de venta, publicidad y manejo de redes sociales para fines empresariales por internet.

8. Revisión de la pagina WEB (mejorarla o crearla).

9. Comprar y formar empleados en el uso de unas herramientas que permitan hacer seguimiento de los clientes.

10. Se deben implementar aplicaciones de gestión comercial y facturación, y contabilidad analítica de costes.

5. ASPECTOS A MEJORAR

1. Se debe mejorar el proceso de inducción a los empleados sobre los canales de comunicación, reglas que se deben seguir, protocolos de seguridad.

2. Se deben realizar campañas que motiven a los empleados a enviar nuevas ideas o mejoras que pueden ayudar a mejorar el ambiente laboral y la productividad.

3. Mejorar la comunicación descendente para tener informados a los empleados y evitar desinformación.

4. Definir canales de información para que los empleados se comuniquen con la compañía.

6. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DENTRO DE LA COMPAÑÍA

La comunicación organizacional logra alinear todas las aéreas de la compañía en el logro de

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