ISO 9001

ISO 9001:2008. : “PASOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BASADO EN LA NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2008.”

Es de conocimiento del mundo empresarial que las empresas que desean llegar a la Certificación de un Sistema de gestión de calidad, SGC, deberían hacerlo en base a la norma ISO 9001:2008, la norma de mayor aceptación Internacional. De acuerdo a la Organización Internacional ISO, más de 176 países la han adoptado como norma nacional y más de un millón de empresas a nivel mundial ya están certificadas, lo que da una relación promedio de 5.681 empresas certificadas por país. Indudablemente los países de la Comunidad Económica Europea superan en promedio las 50.000 empresas.

La ISO 9001:2008 está orientada a dar satisfacción al cliente, su aplicación se puede hacer en cualquier tipo de empresa, con variantes que surgen del tamaño y complejidad.

Si bien es cierto que todas las empresas, sin excepción tienen un sistema de trabajo que les permite su desarrollo comercial, no es menos cierto que las empresas que han aplicado esta herramienta, tienen un sistema basado en la Norma ISO 9001:2008, que les ha permitido mejorar su eficiencia, se han vuelto más competitivas, pueden acceder a licitaciones con altas probabilidades de ganar, las barreras para exportar han disminuido, en suma es un esfuerzo de mediano plazo que se reflejará en el balance de final de año y en un nuevo esquema de trabajo, lo cual es atractivo para los empleados y gerentes.

Cómo implementar la norma:

El primer paso es tomar una capacitación para entender un amplio espectro de ideas y de lenguaje que debe aprender la empresa desde la gerencia hasta el último empleado. Hay que entender e inducir en la cultura de la empresa el significado de términos típicos que utiliza la norma ISO 9001:2008, tales como calidad, mejora continua, modelo PDCA, medición, control de procesos, retroalimentación del cliente, mejora del sistema, auditoria de calidad, producto no conforme, falla, plan de acción, procedimiento, verificación, validación, revisión, entre otros.

Respecto de la capacitación, esta permite que el personal vaya adquiriendo nuevos hábitos, nuevos comportamientos con relación a sus prácticas habituales de trabajo, por ejemplo, si debe controlar y registrar una actividad que antes no se hacía, ahora deberá incluir esta acción, lo cual contribuirá a que se eviten errores, retrasos o pérdidas. Con la capacitación se producen efectos de motivación, claridad de porque debe hacerse así y no de otra forma, se reduce la resistencia al cambio, el cual es paulatino. Por lo que se deduce que todos los que componen la empresa deben saber las reglas establecidas en las normas de referencia. Esto no se hace por decreto, se hace por un proceso más complejo donde las personas son los actores, donde la gerencia se compromete formalmente y es con esta convicción en la se puede lograr los avances y hacer las correcciones que el nuevo sistema demandará respecto al que existe en la empresa.

En cuanto, a la parte operativa es la más gruesa del sistema ISO 9001.2008, ya que la empresa deberá definir la planificación de sus procesos, la infraestructura mínima necesaria para atender a la calidad que se espera, se deberá revisar el trabajo operativo propiamente tal y verificar si se dispone del equipamiento apropiado.

En esta parte, como se dijo la más larga, se revisan el sistema de compras y como se gestionan estas actividades, quienes son los proveedores y cuanto conocen de su empresa, el sistema de diseño, el cual en las primeras ediciones de la norma fue un requisito voluntario, pero ahora es obligatorio, salvo que se demuestre que en definitiva no aplica a su empresa. Bajo este requisito se atienden a nuevas ideas o cambios en la línea de productos. Hoy, este requisito es muy valioso para atender a nuevos productos o servicios que pueden llevar a la empresa a encontrar nuevos nichos de mercado o a ofrecer productos únicos.

A su vez, la norma tiene buena intención, los requisitos apuntan a minimizar los errores más comunes que surgen en el trabajo cotidiano de la empresa. Por eso, la revisión de contratos o la revisión de los requisitos relacionados con el producto, es la gestión clave, ya que evitará o reducirá la probabilidad de reclamos, multas, o litigios porque no se cumplió con lo prometido.

Finalmente habrá que implementar la gestión, lo primero pasa por documentar los seis procedimientos obligatorios establecidos por la norma ISO 9001:2008 y los registros que sean obligatorios que también son puntualizados. La norma no obliga a llenarse de procedimientos o instructivos, pero se produce un efecto de nivel inicial. En una primera etapa, la empresa desarrolla a demás de los seis procedimientos obligatorios otros, los que se denominan procedimientos empresa, y son aquellos que la empresa los declara en su sistema, lo cual sirve para tener a que referirse o para documentar su método de trabajo. De esta forma se podrán gestionar y comparar cuando se efectúen las mejoras.

En la gestión se incluye la auditoria periódica al sistema de calidad, el seguimiento de la medición, es decir, la parte de la medición estadística desarrollada para el mejor control de los procesos, la verificación de las actividades de seguimiento y medición del producto, el manejo de las No Conformidades, definidas como aquellos incumplimientos de los definidos en el sistema de gestión de calidad.

Es en esta etapa, donde surge la necesidad de analizar los datos, para lo cual hay un requisito, el cual genera la necesidad expresa de revisar la información levantada de la medición de la satisfacción de clientes, la conformidad de los requisitos del producto, las características y tendencias de los procesos y de los productos y evaluar la necesidad de llevar adelante acciones preventivas.

En paralelo a todo lo indicado, la norma ISO 9001:2008 establece un requisito para evaluar el sistema una vez este empiece a operar cabalmente, es lo que se define como revisión de la dirección. Con una periodicidad definida por la gerencia, el equipo de la dirección superior debe revisar el sistema y

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