Implementar el uso de digitalización en el proceso archivístico de Corpac Steel de Colombia LTDA

SEGURIDAD:

• El soporte convencional de información que es el papel tiene un importante deterioro a medida que se va consultando, se va rompiendo hasta que se llega a perder la información. Con el proceso de digitalización los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

MÚLTIPLES BENEFICIOS:

• Entre los beneficios asociados a cambiar el formato de nuestros archivos de papel a versión digital sobresalen: una mayor concentración de datos en un espacio menor y una mayor visibilidad, puesto que un documento en papel solo puede ser consultado por una sola persona en cada ocasión, mientras que ese mismo documento digitalizado puede ser revisado por muchas personas simultáneamente a través de sus ordenadores.

Además, la digitalización permite un incremento en la productividad al simplificar la consulta de documentos imprescindibles para el trabajo y así ayudar a la eficiencia de los procesos administrativos. También facilita la gestión contable gracias a la implementación de las facturas electrónicas, así como un ahorro en copias e impresiones. Por último, cabe destacar que la versión digital de los documentos conlleva una mayor seguridad en el resguardo de los archivos en este formato digital.

GENERAL

• Implementar el uso de digitalización en el proceso archivístico de Corpac Steel de Colombia LTDA. Garantizando la conservación, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y acceso a la consulta documental.

ESPECIFICOS

• Determinar las características del proceso de digitalización para los diferentes documentos y su respectivo tratamiento a su soporte.

• Preservar los documentos originales e implementar el uso de archivos electrónicos

• Los procesos de digitalización, consisten en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo. Siendo la parte financiera tomamos como referencia el código de comercio el artículo 60 el cual dice lo siguiente:

“CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA: Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”

También se propone el uso de la ley 962 del 2005 los artículos 26, 28 los cuales dicen lo siguiente:

“Artículo 26. Factura electrónica. Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio.”

“Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

Se propone implementar el uso de digitalización en la información contable ya que podemos estructurar la información de los documentos en medios magnéticos

Mencionare alguna de las grandes ventajas que resultaran al aplicar este proceso.

ARCHIVO FÍSICO:

• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

• Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

SEGURIDAD:

• El soporte convencional de información que es el papel tiene un importante deterioro a medida que se va consultando, se va rompiendo hasta que se llega a perder la información. Con el proceso de digitalización los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

MÚLTIPLES BENEFICIOS:

• Entre los beneficios asociados a cambiar el formato de nuestros archivos de papel a versión digital sobresalen: una mayor concentración de datos en un espacio menor y una mayor visibilidad, puesto que un documento en papel solo puede ser consultado por una sola persona en cada ocasión, mientras que ese mismo documento digitalizado puede ser revisado por muchas personas simultáneamente a través de sus ordenadores.

Además, la digitalización permite un incremento en la productividad al simplificar la consulta de documentos imprescindibles para el trabajo y así ayudar a la eficiencia de los procesos administrativos. También facilita la gestión contable gracias a la implementación de las facturas electrónicas, así como un ahorro en copias e impresiones.

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