Industrias Inca S.A.

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Informe Desarrollo de Auditoria según PG-CI-TRP06-V02 DESPACHOS-DISTRIBUIDORES para el Área de Despachos

Septiembre 19 de 2012

De: Departamento de Control Interno

Para: Oscar Velandia

Jefe Transportes

C.C.: Luis Guillermo Liévano

Gerente de Logística

De acuerdo a lo establecido en el Programa de Auditoria para la revisión de Despachos, se presenta para su análisis y disposición el siguiente contenido.

Objetivos

 Emitir una opinión con respecto al adecuado ambiente de control interno y la adecuada documentación del proceso de pago del Área de Despachos.

 Comprobar la existencia de controles internos para el adecuado manejo del proceso de pago del Área de Despachos.

 Efectuar seguimiento y verificación a la documentación del proceso de pago al Área de Despachos a partir de documentos de cobro, soportes, niveles de autorización, políticas, manuales y procedimientos documentados en el SGC.

Metodología

 Según auxiliar contable, se elabora base de datos según referentes y criterios de control interno establecidos para la selección de la muestra.

 Según soportes y pruebas de entrega adjuntos se valida base de datos, con la información que compone la cuenta de cobro o la factura.

 Verificación de la información que compone de la cuenta de cobro o factura:

• Conceptos

• Cantidades

• Tarifas

• Documentos Soporte - Pruebas de Entrega

• Niveles de Autorización

 Verificar la consistencia de información, según datos del sistema a partir de la consulta “Consultar Doc Radicados”

 Verificación de soportes físicos de las cuentas de cobro o la factura según corresponda.

Descripción Global del Ciclo

 Área de Picking entrega pedidos facturados al Área de Despachos.

 Asignación de rutas al Transportista.

 Selección y aprobación de rutas.

 Cargue de pedidos y otros conceptos en los vehículos asignados.

 Envió de pedidos y otros conceptos por el Transportista.

 Entrega de pedidos, solicitud de firma como acuse de recibido del pedido y otros conceptos.

 Elaboración de la cuenta de cobro o factura según comprobantes de entrega.

 Revisión y aprobación de la cuenta de cobro o factura según archivo “PEDIDIS” y soportes adjuntos.

 Registro contable.

 Se efectúa el pago al Transportista.

Alcance

Revisión de los despachos contabilizados durante Mayo de 2012 y Julio de 2012 según muestra.

El costo total de los despachos contabilizados de Transportistas (73 Transportistas) durante Mayo de 2012 a Julio de 2012 fue de $ 1,135,219,178 correspondiente a 424 cuentas de cobro o facturas. Se hizo seguimiento al 46% de los despachos contabilizados es decir a $ 521,588,191 correspondiente a 90 cuentas de cobro o facturas, distribuidos de la siguiente manera:

*Del universo mencionado $ 138,057,814 corresponden a 21 cuentas de cobro o facturas que fueron contabilizados en el mes de Agosto. Esto con el objeto de verificar campañas completas de campaña 201207 a 201211 de los Transportistas incluidos en la Muestra*

UNIVERSO – CAMPAÑA 201207 A 201211 MUESTRA – CAMPAÑA 201207 A 201211

CONCEPTO TOTAL PORCENTAJE (%) TOTAL PORCENTAJE (%)

COSTO 1,135,219,178 100% 521.588.191 46%

CUENTAS DE COBRO O FACTURAS 424 100% 90 21%

TRANSPORTISTAS 73 100% 13 18%

 Detalle de la Muestra:

TRANSPORTISTA VALOR TOTAL (%) PARTICIPACION SOBRE EL VALOR TOTAL DE LA MUESTRA TOTAL CTA. COBRO O FACT. (%) PARTICIPACION SOBRE EL TOTAL DE CTA. COBRO O FACT. DE LA MUESTRA

ALVARO ENRIQUE QUINTANA 113,367,740 22% 11 12%

ENTREGAS PROFESIONALES 63,509,700 12% 5 6%

ANDRES FORERO ERAZO 61,978,520 12% 10 11%

DAISSY DIAZ 54,712,360 10% 9 10%

K-RRERA EXPRESS LOGISTICA S.A.S 50,935,811 10% 10 11%

DAIRO ANTONIO TORRES PEREZ 37,264,690 7% 5 6%

JORGE TORRADO YANEZ 34,432,390 7% 10 11%

ALIRIO GIOVANNY GOMEZ 32,313,830 6% 5 6%

CARDENAS MARIELA RAMONA 32,260,840 6% 5 6%

LUIS EDUARDO DELGADO SANTACRUZ 21,012,270 4% 5 6%

CARLOS MARTINEZ ROJAS 7,201,910 1% 5 6%

RICHARD ROSALES CASTILLO 6,891,960 1% 5 6%

JOSE AICARDO RODRIGUEZ 5,706,170 1% 5 6%

TOTAL MUESTRA 521,588,191.00 100% 90 100%

La información que se toma como criterios de evaluación para revisión y seguimiento es la siguiente:

• Procedimiento Aprobación Cuentas Cobro PR-DESP-02-V01

• Manual de Cargo Jefe Despachos

• Manual de Cargo Asistente Despachos

• Cuestionario

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