Ingreso De Efectivo

Descripción Proceso de Ingreso de Efectivo

Ingreso de Efectivo

Este proceso se inicia al momento de efectuarse la venta, las cuales pueden ser con facturas o boletas. Estas ventas se realizan en cada local de Las Brisas. No se emiten guía de despacho para venta, ya que el cliente para obtener su producto o mercadería debe retirarlo en el mismo instante en que efectúa la compra en el respectivo local.

Formas de pago

Los clientes de los supermercados Las Brisas tienen los siguientes medios de pago para realizar sus compras:

• Contado

• Cheques al día o a fecha (hasta $ 400.000)

• Tarjeta Las Brisas

• Tarjeta de Crédito Hites

Nota: La administración de la cartera de cheques esta a cargo de Las Brisas.

En el caso de los pagos con cheques, el sistema POS (cajas) está en línea con la Consultora de cheques ORSAN, por lo cual, se ingresa el rut del comprador junto con el cheque para su revisión, si éste es aprobado, entonces el Sistema completa el cheque y al reverso completa los datos del comprador junto con designarle un código, en caso contrario, se devuelve el cheque y se anula la venta.

Si por cualquier motivo la caja no reconoce el cheque y no consulta, la Cajera deberá llamar a la Consultora para que verifiquen y aprueben el cheque y luego de esto entregarle el código correspondiente, el cual deberá ser escrito manualmente por la Cajera al reverso.

En el caso que ORSAN no apruebe el cheque porque excede el límite ($400.000) se consulta telefónicamente al Sr. Cristián Mandujano, encargado de los créditos, y si este lo aprueba se pide el código a la aseguradora.

Cabe destacar, que los Sistemas están en línea para todos los locales, por lo tanto, si se rechaza un cheque en un local, esto prevalece para todos.

El sistema de pago de Tarjeta Las Brisas, es exclusivo para los trabajadores de Las Brisas, para lo cual cada trabajador tiene una credencial (tarjeta) con su nombre. Para realizar la compra éstos deben mostrar su credencial a la cajera para que ella la deslice en el identificador y el sistema la reconozca. Estas compras son descontadas a los trabajadores al mes siguiente. Los trabajadores tienen un descuento del 3% sobre los precios de No socios en sus compras los días jueves y domingos.

Respecto a la Tarjeta Hites, la cajera le solicita al cliente la tarjeta y su carnet de identidad, preguntando a su vez el número de cuotas en que desea pagar la compra. Todos los días la Tienda Hites envía una cartola con las confirmaciones de las ventas canceladas con esta tarjeta al Sr. Cristian Arriagada, para que realice la cuadratura.

Sistema computacional POS y SAP

La Compañía utiliza dos grandes sistemas, el POS que es el sistema de las cajas que a su vez indica todas las recaudaciones y el SAP que es el que contabiliza tanto las ventas como los ingresos. Sin embargo, estos dos sistemas no tienen comunicación entre sí, por lo que existe un sistema interno denominado Wintools quien los comunica por medio de programas de interfase. Cabe destacar que antes de implementarse el SAP, existía el sistema CIS, el cual ya no es utilizado para las contabilizaciones pero sí los supervisores de caja siguen utilizando para las cuadraturas de caja al cierre del día.

Hay una forma de venta que no pasa por POS que son las ventas institucionales (convenios con proveedores como Soprole, Unilever, Nestle entre otros que consiste en venderle con descuento a los trabajadores de estas sociedades).

El cliente objetivo de Las Brisas son los almaceneros, para lo cual tiene un sistema de fidelización llamado Club del Almacenero que consiste en entregar precios preferenciales a los pertenecientes al club. Al iniciar la venta la cajera pregunta al cliente si pertenece al club, si la respuesta es positiva se ingresa el RUT del cliente en el sistema para que pueda obtener los descuentos y/o precios preferenciales.

El Área Comercial se encarga de establecer los parámetros de los descuentos, de acuerdo a conversaciones con el Proveedor, el cual establecerá el % y productos que tendrán dicho descuento. Esto se realiza todas las semanas, los días miércoles, iniciándose el club desde el día viernes hasta el día martes. El sistema tarda alrededor de 10 minutos en asimilar el nuevo parámetro de descuento.

Sandra Pérez, analista del Área Comercial y Guillermo Rivas, Sub-Gerente de dicha Área, son los encargados de establecer contacto con los proveedores y descuentos a aplicar por producto.

Todos los meses se confecciona un Informe con los detalles de los proveedores, % de descuento y las ventas totales. Sobre éste monto de las ventas, se aplica el mismo porcentaje de descuento por proveedor y se cobra al Proveedor mediante la emisión de la Factura correspondiente. Por lo tanto, cuando la empresa vende bajo el costo, por concepto de descuento, lo recupera después al cobrarle al proveedor.

Las cajeras no tienen acceso a aplicar porcentajes de ningún tipo, sólo si el RUT del comprador está ingresado en el sistema, automáticamente se realizará el descuento.

Para el proceso de la venta el apoyo informático es fuerte. Por ejemplo en caso de quedar un terminal fuera de línea debe ser solucionado en el momento.

Las Cajeras deben partir con un fondo inicial de $20.000, y efectuar retiros parciales de caja si la recaudación supera los $200.000 (no deben incluir el monto del fondo inicial), de este modo deberán realizar el retiro ante Guardia, Supervisora o Ayudante de Caja. Una vez realizado el retiro, se ingresa al Sistema POS, el cual genera Vales de Retiro en duplicado, y uno de ellos debe ser entregado al Encargado de arqueo.

Durante el día se pueden emitir reportes desde POS llamados “X” que detallan la venta efectuada en el día por los distintos medios de pago en los cierres parciales que se hacen, por ejemplo en cambios de turno o retiros de fondos parciales o toma sorpresiva de arqueo, por lo tanto, son reportes parciales de ventas, durante el día. Este lo obtiene la Supervisora de Caja, a través del ingreso de la llave a la caja. Al final del día se emite el reporte llamado “Z” que es el resumen de las ventas totales diarias.

La persona encargada de arqueo, es quien realiza las cuadraturas de los retiros recibidos de las cajas, para lo cual lleva un cuaderno de control con todo el dinero recibido clasificado por tipo (monedas, billetes y cheques al día), así como también de dejar la recaudación en la caja fuerte, y llenar los vales de depósitos para Brinks.

Brink, empresa que retira el dinero de cada local, pasa entre las 19:00 a 20:00 horas por cada local a retirar lo recaudado. Se destaca que el supermercado cierra a las 20:00 hrs., por lo tanto, siempre quedan saldos por depositar del día que no alcanzan a ser entregados a Brink y se suman al del día siguiente. Esto equivale aproximadamente al 10% de las ventas del día, pudiendo ser mas dependiendo de la fecha.

Al cierre de caja, las cajeras deben hacer el último retiro y enviarlo a la sala de arqueo, para que así la supervisora de caja pueda obtener el reporte “X” de cada caja y comience a cuadrar. La encargada o supervisora hace un resumen manual de las ventas que registra del reporte X y lo cuadra con los retiros de caja, el que compara telefónicamente con el encargado de la sala de arqueo. Luego ingresa las ventas del reporte X al sistema CIS para el procesamiento de datos y obtención del reporte “Z”.

Cada local, además debe llenar una Planilla de Cierre de Caja y enviarla a Tesorería de la casa matriz firmada por la supervisora de caja, adjuntando la documentación de la recaudación (reporte X, vale de depósito de Brinks, cheques a fecha, vales Alvi y vales de Tarjeta Hites), enviando a su vez las copias tributarias de las boletas y facturas al departamento de Archivos.

Posteriormente, cada local debe enviar un correo al departamento de Informática y Soporte con las ventas diarias, el cual debe cuadrar con el sistema Wintools. Una vez que Informática revisa el correo y toda la información cuadra con el sistema, este departamento da la autorización del cierre del local

Cuando el departamento de Informática autoriza el cierre del local, debe dar la orden a Wintools de generar un archivo plano de las ventas diarias por local (JOB de Carga). Más tarde, una vez listo el archivo, éste se debe cargar en SAP. Esta carga se realiza en la noche a partir de las 24 horas y consiste en que el sistema genera la interfase de venta (IV) y de recaudación (IR). De este modo el SAP genera un asiento contable por cada transacción o venta que se produjo en cada uno de los locales. Cabe destacar que esta carga nocturna esta programada por local, es decir, cada local se carga en una hora pre-determinada por el departamento.

Al día siguiente, el departamento de Informática debe revisar que la carga nocturna se haya realizado en el sistema SAP, identificando si alguna de las transacciones por ventas pudieran tener errores de descuadre o que no hayan sido contabilizadas. Cabe destacar que el sistema SAP realiza un asiento contable por cada venta que se efectúa en cada local, no así realizando centralizaciones por ventas.

Por su parte, el departamento de Archivos recibe diariamente todas las copias de facturas y boletas para cuadrarlas con un borrador del libro de ventas. Este borrador se obtiene bajando el libro de SAP a formato Excel, el que cuadra con

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