La Fundación Médica Especializada BETHEL

2. DIAGNÓSTICO ACTUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La Fundación Médica Especializada BETHEL, es una entidad sin ánimo de lucro creada para prestar servicios sociales especializados, está aprobada por la gobernación del Cauca la cual le otorga el Certificado de Representación Legal después de realizar unos estudios exhaustivos.

BETHEL es un nombre bíblico que quiere decir casa de Dios puerta del cielo que hace honor al trabajo que realizan. Esta fundación también está dedicada a hacer labores sociales (como: brigadas de salud y charlas)

Hasta el momento la Fundación cuenta con un contrato con la EPS ASMETSALUD de régimen subsidiado, esta entidad está obligada de garantizar el servicio médico a las personas vulnerables de la población del Municipio de Villa Rica y cuenta con 7.739 afiliados.

La fundación durante el mes factura aproximadamente $8.000.000, este valor puede variar de acuerdo a las complicaciones médicas que presenta cada paciente.

MISION

Somos una organización prestadora de servicios sociales y de salud, ofertamos servicios de calidad y calidez, en procura de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida y de las condiciones de salud de las comunidades Norte Caucanas.

VISION

Ser una organización líder en el Norte del Cauca, acreditada como la mejor empresa prestadora de servicios sociales y de salud.

2.1. LOS PROCESOS DE LA FUNDACIÓN MÉDICA ESPECIALIZADA BETHEL

La Fundación Médica Especializada BETHEL, es una fundación que no cuenta con la documentación de sus procesos, con base en esto y a la descripción de los principales procesos de la fundación por parte dela gerente, la señora Fireley Zapata, la Señora Adriana Zapata Representante Legal de la Fundación, la señora Rosa Aguilar, Odontóloga , se procedió a realizar la definición de los principales procesos de la fundación, se evidenció en las palabras de los miembros de la organización, que los procesos existen en la realidad, pero no están documentados ni diagramados. Los procesos que se observaron más relevantes y que pueden describir todo el flujo de información son los procesos de:

• Administración.

• Financiera

• Ventas

• Servicio

• Gestión

A nivel general, se pueden observar que lo anterior conlleva a problemas en el manejo de la información contable, debido que no se encuentra estructurada la parte financiera de acuerdo a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

Los principales problemas en el manejo de la información se ven claramente especificados junto con las repercusiones dentro de la organización en el siguiente diagrama de espina de pescado:

Figura No. 1. Diagrama de espina de pescado, principales problemas la Falta de Un sistema de Información Contable. Fuente: Adaptado por la Autora, basado en diagrama de Ishikawa.

Con base en el diagrama de espina de pescado, se evidencian los principales problemas por falta de un adecuado sistema de información contable, se realiza un análisis, donde se hallaron los principales problemas que tiene la empresa, los cuales se discriminan en la siguiente tabla de acuerdo a las principales áreas que conforman a la Fundación Médica Especializada BETHEL

AREA PROBLEMA

ADMINISTRACION

 No se lleva a cabo una correcta planeación.

 Hay asignación de funciones, sin un adecuado control, dado que no existe un manual de funciones.

 La función de dirección en ocasiones es descuidada, pues la gerente atiende varias funciones, entre una de ellas medica Fisioterapeuta, y tiene contrato en otras entidades

 No existe manual de funciones ni procedimientos.

 No se tiene un programa en el cual se maneje las agendas y las citas médicas.

FINANCIERA

 No hay segregación de responsabilidades y de funciones, la secretaria hace las veces de Auxiliar Contable

 No cuentan con los documentos soportes que respaldan una transacción bancaria

 No tienen los libros de contabilidad registrados en la DIAN o Cámara de Comercio

 No cuentan con un Software contable diseñado a la necesidad de la fundación,

 Por falta del software contable ocasiona demoras en la rendición de informe, y este hecho causa demoran en los desembolsos.

 Tienen dificultades con los aspectos tributarios

 No se manejan recibos de documento Equivalente, que este hace las veces de la cuenta de cobro, ya que esta quedó abolida de acuerdo al Art. 3 Decreto 522 de Marzo de 2003

 No se le hace seguimiento a la cuenta bancaria, ya que no se realizan las conciliaciones bancarias.

 Debido a la ausencias de un

AREA PROBLEMA

VENTAS

 No se tiene control en la facturación

 Los especialista no tienen estructurado un formato que verifique el trabajo realizado

SERVICIOS  Hay

AREA PROBLEMA

GENERAL

El principal problema que tiene la fundación y cuya base es la esencia de esta propuesta tiene que ver con que no se ha tenido en cuenta la importancia de tener un sistema de información contable como parte fundamental de la fundación ya que actualmente no existe, lo que lleva a una pérdida de oportunidades de expansión de la organización y de recursos para su sostenimiento. Por la ausencia del diseño de Sistema de Información Contable la fundación presenta muchas falencias en la parte financiera, debido a que no cuentan con una estructura conforme a la necesidad de la empresa y que impide la toma de decisiones en cualquier momento e impide cumplir con los parámetros básicos de eficiencia y calidad en la prestación de servicios, para procurar el crecimiento y la competitividad.

Cuadro No.1. Principales Problemas en las Áreas Funcionales de la Fundación Médica Especializada BETHEL, Fuente: La Autora.

3.1. ÁMBITO DEL DIAGNÓSTICO

El ámbito del diagnóstico está compuesto por una parte interna y otra externa con todas las implicaciones para entender los problemas, mediante una visión integral.

La interna tiene que ver con el diagnóstico sobre el direccionamiento estratégico que los directivos le hayan dado a la empresa, teniendo en cuenta aspectos estratégicos como la cultura organizacional, la imagen corporativa, la estructura orgánica, las relaciones interpersonales, la visión, y misión sobre la cual están empeñados directivos y empleados. El diagnóstico de las áreas funcionales revisando los objetivos y proyectos con los cuales contribuyen al crecimiento de la empresa y cumplimiento de metas y objetivos.

La externa se divide en grandes sectores: regional, nacional, e internacional, donde se observan las tendencias económicas y sociales, como también el análisis de la competencia y sus movimientos para lograr la excelencia, nichos de mercado, calidad de producto.

Figura 4. ÁMBITO DEL DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL, Fuente: Fierro Martínez Ángel María, Diagnóstico Empresarial, Universidad Surcolombiana, Bogotá, 1996, Pp.17

3.2. ANÁLISIS DEL MACROAMBIENTE

Se considera macroambiente al conjunto de factores de orden económico, demográfico, político, jurídico, social, cultural, tecnológico y ecológico, que a nivel macro influyen o afectan el comportamiento de la empresa y/o el sector .

Aquí se aborda un análisis de las variables que con mayor fuerza afectan la organización, considerando un marco regional especialmente aquel donde la empresa desarrolla su actividad económica. Por ésta razón, una de las principales fuentes de consulta utilizada es la secretaria de Salud y la Secretaria de Planeación Municipal del Municipio de Villa Rica – Cauca

3.2.1. ENTORNO ECONÓMICO

El entorno económico es el principal objetivo analizar, con el fin de identificar las competencias y las capacidades esenciales, viendo la importancia de este en el desarrollo de los proyectos de innovación y en la creación de nuevos conocimientos, todo esto en beneficio de la generación de ventajas competitivas sostenibles.

ENTORNO DEMOGRÁFICO

Departamento del Cauca

Superficie: 29.308 km2

Población: 1’367.496 Habitantes (Proyección DANE 2005)

Densidad: 46.66 Hab/Km2

Capital: Popayán – 239.087 Habitantes (Proyección DANE 2005)

Figura No. 5. Localización del departamento del Cauca en Colombia, Fuente: asociación de municipios del norte del Cauca AMUNORCA, agenda regional para el desarrollo social sostenible Pp.14

Extensión y límites:

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