La Organizacion

1.- Organización

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

La organización es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos. Para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo así, estática y limitada.

2.- Fases de la organización

Las fases de la organización son las siguientes:

Fase 1.- Fase Pionera

Es la fase inicial de la organización por sus fundadores o empresarios. Por ser todavía pequeña, sus procesos son fácilmente supervisable y controlables. Hay pocas tareas de rutina y un gran volumen de improvisaciones. Con los pocos procedimientos preestablecidos, la capacidad de la empresa para realizar innovaciones es muy elevada.

Fase 2.- Fase de expansión

Es la fase en que la organización crece y expande sus actividades, intensifica sus operaciones y aumenta el número de sus participantes. La preocupación básica es el aprovechamiento de las oportunidades que surgen y la nivelación entre la producción de la organización y las necesidades ambientales.

Fase 3.- Fase de reglamentación

Con el crecimiento de las actividades de la organización, ésta se ve obligada a establecer normas de coordinación entre los diversos departamentos o sectores que van surgiendo, como también a definir rutinas y procesos de trabajo.

Fase 4.- Fase de burocratización

Con el desarrollo de las operaciones y de acuerdo con su dimensión, la organización comienza a necesitar una verdadera red de reglamentación burocrática. Para tratar toda las contingencias posibles relacionadas con las actividades de trabajo. Esa organización piramidal y monocratica presentan muy poca flexibilidad para los cambios y para la innovación.

Fase 5.- Fase de reflexibilización

O sea, de readaptación a la flexibilidad, de reencuentro con la capacidad de innovación perdida a través de la introducción consciente de sistemas organizacionables flexibles. El desarrollo organizacional es exactamente un esfuerzo de reflexibilidad.

3.- Ventajas y desventajas de la organización

 Ventajas

a) Cada especialista tiene perfectamente definidos sus funciones o trabajo.

b) Facilidad en la selección del personal.

c) Fácil elaboración del contenido de los programas de trabajo.

d) Hay una tendencia efectiva a la especialización por área de o por actividad.

e) Se delega y/o asume responsabilidad total sobre un sistema.

f) Dentro del grupo de trabajo se pueden compartir funciones o intercambiar experiencias.

g) Hay capacidad de cubrir funciones entre los miembros del equipo por eventualidades de fuerza mayor que pueden ocurrir.

h) Hay intercambio de experiencias y posibilidades mayores de promoción al personal destacado.

i) Mayor control sobre la ejecución de las metas previstas y cumplimiento de los plazos establecidos.

j) Hay mayor nivel de explotación de los recursos del Centro.

 Desventajas

a) Alto grado de delegación de responsabilidades.

b) Diversidad de acciones sobre una misma área.

c) Mayor carga administrativa.

d) Riesgo en la productividad del trabajo por inconsistencia en la distribución del mismo.

e) Difícil organización para la calendarización de las actividades con relación a la capacidad de los miembros integrantes del equipo.

f) Riesgos de no alcanzar los objetivos ni las metas establecidas debido a la rigidez de los plazos y por la cultura informática por parte de los usuarios.

g) Posibilidad de fraude sobre las metas y recursos del proyecto.

h) Exige mayor control Administrativo.

i) Posibles roces entre el personal de planta del centro y el grupo o los grupos de proyecto.

4.- Importancia estratégica de la organización.

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. La organización es importante ya que es de carácter continuo, jamás se puede decir que se ha terminado dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambio constantes, ya sea, de expansión, contracción, nuevos productos, entre otros. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social suministrando los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente y con un mínimo esfuerzo. Evitando la lentitud, reduciendo y eliminando la duplicidad de esfuerzos en las actividades ya que delimita funciones y responsabilidades para así reducir costos e incrementar una buena productividad.

5.- Manejo del cambio e importancia del manejo del cambio.

Es la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufre el medio ambiente interno o externo mediante el aprendizaje. Algunos tipos de cambio organizacional son:

 Cambios de la estrategia.

 Cambios de la estructura.

 Cambios en los procesos.

 Cambios en los sistemas.

 Cambios en los valores.

 Cambios en el desempeño.

 Nuevos proyectos.

 Nuevas leyes.

 Nueva tecnología.

 Nuevos horarios.

 Fusión de empresa, entre otros.

En la mayoría de las organizaciones, instituciones y empresas, nos cuesta mucho cambiar, sobre todo cuando el cambio que se pretende implementar es para mejorar los procesos, los productos, los servicios o la forma en que nos encontramos actualmente.

Es por eso que es importante manejar el cambio dentro de la organización, puesto que en momentos así pueden ocurrir varios obstáculos, como lo son la resistencia al cambio, el miedo, entre otros; entonces el gerente o guía debe saber tranquilizar a sus colaboradores e implementar el cambio de la mejor manera, de modo que se mantenga la estabilidad, tranquilidad y equilibrio de la empresa. Se debe tener en cuenta también la parte externa

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