.La presente tarea consiste en investigar acerca de tres herramientas clave utilizadas dentro del proceso de administrar las adquisiciones, estas son:

Tarea administrar las adquisiciones

La presente tarea consiste en investigar acerca de tres herramientas clave utilizadas dentro del proceso de administrar las adquisiciones, estas son: 

Matriz de Abastecimientos, Estado de Cuenta del Contrato y Requisición de Pago.

Para cada una de ellas usted debe establecer lo siguiente:

1) Definir cada una de estas herramienta, ó sea qué es?

2) ¿Cómo se utiliza para apoyar el proceso de control del proyecto?

3) Presentar un ejemplo real/extracto al que usted tenga acceso para cada una de estas herramientas o en su defecto elaborar una en base a la consultoría asignada. Dicho ejemplo debe contener una breve explicación.

La fecha y hora máxima de subida de esta tarea mediante la plataforma es el viernes 19 de febrero a las 11:55 p.m. y la misma la pueden presentar en equipos de 2 o 3 maestrantes.

Matriz de Adquisiciones

¿Qué es la matriz de adquisiciones?

La matriz de adquisiciones es una herramienta que sirve de guía para la gestión de la contratación de bienes y servicios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esta herramienta es un insumo para desarrollar el plan de adquisiciones del organismo financiador y que relaciona las adquisiciones con las actividades, a diferencia del plan de adquisiciones donde éstas se ordenan por tipo o grupo y no en relación a las actividades; además la matriz identifica y define los bienes y servicios a ser adquiridos, los tipos de contratos que se utilizarán, el proceso de aprobación del contrato y los criterios de decisión.

La matriz es una herramienta que define, además de los productos y servicios a adquirir, los métodos de contratación y sus plazos, que se precisan en el cronograma del proyecto. En ella deben enlistarse y justificarse esos elementos y tienen que establecerse las condiciones operantes.

Propósito  e importancia de la matriz de adquisiciones

El propósito principal de la matriz de adquisiciones es describir en términos específicos todos los bienes y servicios requeridos por el proyecto, siguiendo las normas internas de la organización y las cláusulas del contrato con el financiador del proyecto.

La importancia de utilizar una matriz de adquisiciones radica en que el proyecto se beneficia al tener información de fácil acceso que sirve para lograr un buen monitoreo del plan de adquisiciones y que este cumpla con los requerimientos, las normas y las políticas establecidas tanto por la organización como  por la entidad financiadora del proyecto.  Además de esto, la matriz permite mantener un nivel de confianza y seguridad en el proceso de adquisición y evitar cualquier riesgo relacionado con el uso indebido de los recursos del proyecto.

¿Cómo se construye una matriz de adquisiciones?

Para desarrollar la matriz de adquisiciones es necesario que el líder y su equipo de trabajo definan las entradas que proporcionarán la información requerida y que será procesada mediante las herramientas y técnicas pertinentes para obtener la matriz. La figura 1 muestra este proceso de manera sencilla y concreta.

Figura 1. Proceso de la matriz de adquisiciones

Es importante mencionar que antes de realizar la matriz de adquisiciones, el líder y equipo de proyecto deben tomar en cuenta lo siguiente:

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