Las Organizaciones

Capitulo 2

Preparando a las organizaciones para los equipos

Para establecer equipos efectivos en alguna empresa primero la organización debe ser preparada para ello, en sus sistemas, y en su gente para un esfuerzo de cambio. Una diferencia esencial entre manejar una empresa en la primera mitad del siglo y la segunda es que en la actualidad las organizaciones deben ser capaces de manejar un paso de cambio más rápido, aún la misma información fluye más rápido de lo que antes solía hacerlo. Hay, de manera significativa una mayor competencia de nivel global. Los clientes demandan mayor calidad misma que si no les es entregada, piensan que pueden encontrar alguien más que se las pueda proporcionar. La edad de la organización estable ha pasado. Virtualmente todas las organizaciones han intentado responder adecuadamente a este fenómeno. Las compañías se recortan, implementan reingeniería, incrementan su aprendizaje e instituyen procesos de calidad total. Muchos intentos de cambio organizacional han fallado. Si alguna vez ha intentado usted perder peso, dejar de fumar, o aún tomar una actitud más positiva de ver la vida, entonces usted sabe cuan difícil el cambio puede ser, aun para una sola persona. Obviamente cambiar a una multitud de personas asociadas a una organización , especialmente si esta ultima tiene una larga historia, es claramente, mucho más difícil.

Los Cinco Pasos Para un Cambio Organizacional

Porqué algunas organizaciones producen los cambio requeridos para transformarse a si mismas, mientras otras solamente hablan de ello?.

Ya que el manejar el cambio es crucial para las organizaciones necesitamos saber los pasos claves para guiarla al éxito. El establecer equipos efectivos se debe pensar y enfocar como un esfuerzo de cambio organizacional. Estos cinco pasos clave, señalados en la tabla 2 y detallados a través de este capítulo, se deben llevar a cabo primero.

Percatándose de la Necesidad de Cambio

Las organizaciones no cambian porque simplemente a alguien se le ocurre una buena idea. Las organizaciones consideran el cambio cuando el suficiente dolor se experimenta como resultado de prácticas actuales o cuando una oportunidad muy buena se presenta por si misma. Entonces algunos de los líderes con decisión clave de la organización deciden que las cosas no pueden seguir como hasta ahora, entonces hablan con muchas gentes y si el grado de insatisfacción del status quo es suficiente , entonces se considera un cambio. Debe entonces haber una conciencia de que el énfasis en el individualismo no trae nada bueno a la organización o su gente, debe entonces existir una razón poderosa para considerar el cambio a una estructura basada en trabajo de equipos , y a menos que un 80% de la estructura dentro de la organización vea una necesidad de cambio, entonces será difícil implementar un cambio exitoso de larga duración. Ello no significa que el 80% de la organización debe apoyar el concepto de equipo, pero sí implica que por lo menos el 80% de las personas debe hallarse lo bastante insatisfecha con la situación actual como para desear alguna clase de cambio.

El estado de conciencia en torno a esta situación comienza con una o dos personas clave de actitud no- apática comenzando a buscar una forma mejor de hacer las cosas Tal vez alguien (idealmente un líder de opinión) lee un libro, o articulo, o bien atiende a un seminario o taller sobre equipos en la empresa . Esta persona entonces debe ser tomada como el catalizador de la discusión necesaria para el cambio, no necesariamente hacia los equipos persé , en este punto del proceso dicho catalizador debe encarar un dilema, el cuidado debe ejercitarse para no moverse con demasiada rapidez y generar expectativas poco realistas, las aportaciones de otros miembros de la organización deben buscarse y tomarse en cuenta, y no solo eso sino que también deben ser incluidos en estas discusiones preliminares para evitar que se piense en la organización que la idea de equipos es de una sola persona. Y no se debe asumir que los equipos son la respuesta al problema, ya que los problemas no se han definido aún. La pertenencia y el involucramiento de un amplio sector de gente de la organización es uno de los factores clave de cualquier esfuerzo de cambio organizacional. Es más fácil que al contar con un sector amplio de gente involucrada, se alcanzará mas por decisión de consenso hacer un cambio necesario que por un convenio en el cual se maneja el enfoque del mismo cambio.

TABLA 2 Los Cinco Pasos Claves Para el Cambio Organizacional

1.- Hacer conciencia de la urgencia de cambio

percibir el ambiente

evaluar la situación actual

Reconocer problemas actuales

Anticipar oportunidades potenciales y amenazas

Descongelar el estatus quo

Comunicar la necesidad de cambio

2.- Desarrollar una visión de lo que puede y debe ser

Declarar los valores por los que la organización trabaja y existe

Identificar las opciones estratégicas a considerar

Marcar la dirección hacia la cual debe dirigirse la organización.

Identificar los medio de referencia que permitirán saber a la organización si está

obteniendo o no el éxito .

3.-Diagramar Un plan para mover a la organización Hacia su Visión y su Misión

Identificar los pasos que han de tomarse

Organizar una estructura precursora del cambio

Solicitar aportaciones para el plan y utilizarlas en verdad.

Clarificar un marco de tiempo para las acciones

Identificar los recursos necesarios para el cambio.

4.-Brindar el liderazgo y apoyo para los cambios

Tener miembros clave que encabecen el cambio con sus palabras y actitudes

Tener defensores de la causa que tomen la iniciativa y el riesgo.

Compartir las responsabilidades del liderazgo.

Clarificar las oportunidades de participación en el cambio.

Brindar el entrenamiento adecuado a los miembros participantes y precursores.

Permitir el tiempo necesario para trabajar en el esfuerzo de cambio.

Brindar los recursos necesarios para trabajar en el cambio.

Tener los amigos adecuados en los lugares correctos.

Contar con algo de suerte (por ejemplo la falta de adversidades económicas o de mercado)

Brindar el reconocimiento a quienes participan en el cambio.

5.- Seguimiento y Cumplimiento del plan de cambio

Tomar las acciones coherentes y consistentes con las palabras de la misión

Motivar e impulsar la experimentación.

Incrementar las recomendaciones para la solución de problemas

Evaluar el impacto en los esfuerzos del cambio.

Revisar las estrategias del cambio y los planes de manera concisa.

Formando un Comité de Dirección

Para establecer la necesidad de cambio, la gerencia superior debe formar un comité de dirección comprendido de figuras clave provenientes de distintos lugares y niveles de la organización. En un ambiente no Gremial, este debe representar una sección transversal de la organización. En los ambientes gremiales debe incluir de manera uniforme cantidad igual de líderes gremiales y de la gerencia empresarial, En cualquiera de los casos el numero no deberá rebasar de doce integrantes en el comité, o menos Este equipo debe contar con el poder y autoridad para obtener los recursos, así como para tomar las decisiones políticas cuando, y sí, un esfuerzo de cambio es lanzado. Los miembros de la gerencia pueden variar , dependiendo de la naturaleza del negocio , el numero de procesos y funciones involucradas, el numero de productos o líneas de servicio y el tamaño de la organización, entre los miembros del comité de dirección se pueden contar:

El gerente de más alto Rango en situ.

Alguien de finanzas

Alguien de recursos humanos

Alguien de ingeniería.

Alguien representando a la gerencia de nivel medio

Alguien representando a la supervisión del primer nivel

Entre los miembros del gremio se deben contar el presidente, el encargado al mando de el área de conciliación y negociaciones, otros miembros de del comité gremial y algunos asistentes. Uno o dos de los empleados a destajo o de planta deben ser también considerados y esto ultimo se recomienda , sea o no la empresa de naturaleza gremializada.

El comité de dirección deberá ser responsable de todas las políticas y decisiones estratégicas inherentes a los esfuerzos del cambio. Estos deben incluir y no estar limitados a:

Diagnosticar el nivel actual de salud en la organización

Establecer una visión de cómo debería de ser el cambio.

Fijar objetivos políticas y procedimientos de operación local.

Desarrollar y/o aprobar los planes y esfuerzos de cambio así como sus ajustes subsecuentes.

Asegurarse de que los recursos tales como el tiempo, el poder y el dinero en particular sean proveídos.

Modelar el estilo de liderazgo conductivo del esfuerzo de cambio.

Brindar a través de actitudes y palabras que motiven e impulsen el esfuerzo.

Monitorear y evaluar el impacto del esfuerzo de cambio.

La primera de las tareas que el comité de dirección deberá realizar es la de conducir un diagnostico de el estado y situación de la organización. Esto debe incluir un diagnostico ambiental, - Reuniendo información sobre la manera en que los clientes, proveedores, la comunidad y otros miembros externos ven a la organización . la Información hard relacionada con la rentabilidad, la productividad,

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