Los Procesos Administrativos Administración Financiera

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Los Procesos Administrativos

Administración Financiera

Semestre I

Cipas Vipalugu - Reingeniería

Claudia Patricia Acosta

Yuly Marcela Arias Velásquez

Luis Enrique  Garzón Chacón

Lina Maldonado Arango

Gustavo Adolfo Moreno Martínez

Ingrid Viviana Peña Peña

PROCESO ADMINISTRATIVO

Las organizaciones se enfrentan a una dinámica cada vez más intensa, que requieren asumir diferente retos, es necesario ser orientadas mediante el uso racional para el logro de sus objetivos.

El proceso administrativo es un modelo estructurado para enseñar a usar en forma racional los recursos, que comprende los siguientes aspectos:

Planeación: se fijan las estrategias para alcanzarlas y se formulan programas con el fin de obtener lo que se requiere.

Organización: consiste en determinar tareas para lograr lo planeado, como por ejemplo, diseñar puestos, especificar actividades, crear la estructura de la organización.

Dirección: requiere motivación y liderazgo hacia las personas en la compañía con el fin de conducirlas al logro de los objetivos propuestos en la planeación.

Control: este consiste en retroalimentar la información y la dinámica para lograr dicho objetivo.

Estos procesos son independientes y en consecuencia se afectan mutuamente.

El proceso administrativo se aplica a empresas de toda índole, sin embargo, existe una diferencia básica en el proceso administrativo.

FUNDAMENTOS DE LA PLANEACION

¿Qué es la planeación?

Planear es algo que todos los gerentes tienen que hacer, planear es considerada la actividad más importante de las cuatro funciones del proceso administrativo, teniendo en cuenta que se organiza, se dirige y se controla lo planeado.

La planeación implica definir objetivos, establecer las estrategias para definir dichos objetivos y desarrollar planes para coordinar las actividades de trabajo, es evidente que las personas, organizaciones y naciones que planean sus actividades tienen más y mejores posibilidades de éxito en el logro de sus objetivos que aquellas que no lo hacen.

Cuando hablamos de planeación hablamos de planeación formal en esta se definen los  específicos, estos se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organización para crear una idea común de lo que tiene que hacerse.

¿Por qué los gerentes planean?

Los gerentes planean principalmente por estas cuatro razones:

• Proporciona Dirección: Cuando los empleados lo que su empresa intenta lograr y lo que ellos deben hacer para contribuir en el logro de los objetivos la organización puede llegar a ellos con eficacia.
• Reduce la incertidumbre: Obliga a los gerentes a ver el futuro y anticipar el cambio, los gerentes planean para responder con eficacia a los efectos de dichos cambios.
• Minimiza el desperdicio y la redundancia: Cuando se planean las actividades laborales la ineficiencia se vuelve obvia y pueden corregirse o eliminarse.
• Establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar: Cuando los gerentes planean, desarrollan objetivos y planes, cuando controlan ven si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos, sin planeación no habría objetivos con los cuales medir o evaluar el esfuerzo laboral.

Importancia de la planeación

Hay muchas razones sobre la importancia de la planeación sin embargo a continuación relacionamos las principales:

• Los rápidos complejos e inciertos cambios en el entorno y la dinámica propia de la organización, las organizaciones planean para responder en forma efectiva a los cambios.
• La escasez de los recursos, se debe planear para la optimizar la utilización de los recursos.
• La orientación de las organizaciones, la falta de planeación dificulta el direccionamiento de las organizaciones.
• Fuente de motivación y de compromiso, las metas y los planes facilitan la identificación de los empleados con las organizaciones y los motiva a reducir la incertidumbre y a aclarar lo que es importante conseguir.
• Norma de desempeño, los planes y los resultados esperados sirven de                   criterio de desempeño de las actividades de las organizaciones.

Planeación y desempeño

Diversos estudios han mostrado en general relaciones positivas entre la planeación y el desempeño, hacer un buen trabajo de planeación e implementar estos planes son determinantes en el resultado de un alto desempeño, dichos estudios demuestran que cuando no hay un buen desempeño luego de una planeación el responsable es el entorno externo, estos factores externos tales como regulaciones gubernamentales o sindicatos poderosos reducen el efecto que tiene la planeación sobre el desempeño de las organizaciones.

La planeación involucra dos aspectos importantes los objetivos y planes, los objetivos son los resultados o propósitos deseados y los planes son los documentos que describen como se lograran los objetivos.

Tipos de Planes

• Planes estratégicos: Son planes aplicables a toda la organización y establecen los objetivos generales.

• Planes operacionales: Estos planes abarcan un área operativa de la organización.

• Planes de tiempo:

• Largo plazo: Planes con un marco de tiempo mayor a tres años.
• Corto plazo: Planes que abarcan un año o menos

• Planes específicos: Son planes claramente definidos, tienen objetivos definidos por lo que no hay ambigüedad y no existen problemas de malas interpretaciones.

• Planes direccionales: Son planes flexibles que exponen pautas generales, proporcionan un enfoque, pero no limitan a los gerentes con líneas de acción.

• Plan único: Este plan se diseña específicamente para satisfacer las necesidades de una situación única.

• Plan permanente: Son planes que se utilizan varias veces y que proporcionan una guía para las actividades que se realizan repetidamente.

¿A quiénes corresponde planear en las organizaciones?

La planeación se ha visto como una función específica de la alta gerencia pero en el nuevo ambiente de negocios se ha evidenciado que la participación de diferentes personas que laboran en la compañía tiende a ser un factor de motivación y compromiso en el desarrollo del respectivo plan y por ende el logro de los resultados por parte de la compañía.

Proceso de planeación

Este proceso hace referencia a las fases que comprende la realización de un plan:

• Revisión o declaración de misión y visión institucional o corporativa:

En esta primera fase se redactan la misión (Razón que justifica la existencia de la organización es decir la razón de ser esta) y la visión (ideal por el que trabaja la empresa en un lapso determinado de tiempo). Se actualizan o reformulan principios y valores y las políticas de la organización.

• Formulación de Objetivos: Definición de objetivos corporativos para un periodo determinado, estos deben responder al desarrollo de la misión y el logro de su visión.

• Análisis del entorno y diagnostico organizacional: Esta fase le permite a la compañía tener información sobre el entorno, este análisis se realiza en dos niveles:

• Diagnostico externo: Oportunidades, amenazas y tendencias
• Diagnostico Interno: Fortalezas, Debilidades y carencias.

• Formulación de estrategias: Las estrategias son las guías de acción para el logro de objetivos es un plan estratégico.

• Planes de Acción: Es la fase de ejecución de un plan y comprende los siguientes aspectos:

• Definición del cronograma de actividades
• Asignación de recursos humanos y financieros
• Puesta en marcha del respectivo plan

• Desarrollo de planes: Este proceso está influenciado por tres factores de contingencia y por el método de planeación seguido.

• Nivel Organizacional: Muestra la relación de un gente en la organización y el tipo de planeación realizada.
• Incertidumbre Ambiental: Cuando la incertidumbre es alta los planes deben ser específicos pero flexibles, los gerentes deben estar preparados para cambiar los plantas conferir se implementan.

• Concepto de compromiso: Los planes deben extenderse lo suficiente para cumplir con los compromisos realizados cuando se desarrollan los planes

Críticas a la planeación:

• La planeación puede generar rigidez
• No es posible desarrollar planes para un entorno dinámico.
• Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad
• La planeación enfoca la atención de los gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia en el futuro.
• La planeación formal refuerza el éxito,  lo que puede llevar al fracaso
• Solo planear no es suficiente.

FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

¿Qué es la organización?

Es una función que Consiste en determinar tareas que permitan que se cumpla lo planeado en una empresa u organización, es importante diseñar puestos, especificar las tareas de cada uno de los empleados, crear la estructura de la organización, establecer procedimientos y asignar los recursos requeridos para el cumplimiento.

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