Manual De Procedimientos

UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

LICDA. BLANCA LUZ DE LEÓN DE RODRÍGUEZ.

CURSO: ADMINISTRACIÓN II.

SEGUNDO SEMESTRE.

SECCIÓN: “C”.

TEMA:

Manuales administrativos

ALUMNOS: NO. DE CARNÉ

Dora Petronila González Pop 0229-09-8870

Gerber Giovanni Oliva Velásquez 0229-09-9706

Dalila Melisandra Agreda González 0229-09-10839

Deimy Ariel Augusto Jiménez Montufar 0229-09-15436

Luis Carlos Alvarez Escobar 0229-07-15432

Claudia Judith Barrios Rodríguez 0229-09-13582

Trudy Yasmín Cáceres Guevara 0229-98-3045

Chimaltenango, 14 de noviembre de 2,009.

PREPAC CENTROAMERICANA, S.A.

KM. 26.5 Carretera Interamericana, Aldea El Choacorral,

San Lucas Sacatepeques.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PUESTOS

San Lucas Sacatepequez, 14 de noviembre de 2,009.

Introducción

Los manuales administrativos nos sirven para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación el buen funcionamiento entre puestos y estructura. Nos permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Por lo antes mencionado se presupone la importancia de dichos instrumentos dentro de la organización, para evitar así la duplicidad de tareas, los esfuerzos innecesarios y lograr obtener una mayor productividad, obteniendo lo máximo con un mínimo de tiempo, esfuerzo, materias primas, etc.

DEFINICIÓN

Este manual es una herramienta que la organización utilizara con la finalidad de facilitarle al personal la ejecución de sus labores, precisando su responsabilidad y participación dentro de la organización, y sobretodo del área que le fue asignada.

Atreves de este manual se pretende asesorar al empleado en la determinación de los objetivos y cursos de acción que debe de alcanzar, con base a un esquema detallado en el cual se describe cuales son las tareas que debe desempeñar y como debe de hacerlo, dependiendo de el área que se trate así será la explicación de la ejecución de procesos.

Presentar una adecuada estructura de la organización para las personas pueden determinar fácilmente quien es su jefe inmediato superior y quienes son sus subordinados (si los tuviera) describiendo su responsabilidad y atribuciones. El objetivo de esto es para saber a quién debe de rendirse cuentas de las actividades realizadas y quienes deben de informarnos de las actividades de dicho departamento o área de trabajo.

Este manual ayudara a realizar y simplificar las funciones del personal, atreves de pasos que se deberán de seguir para así evitar desviaciones en las actividades a realizar, estas fases son; la División del trabajo y la Coordinación:

La División del trabajo: es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

La Coordinación: es la sincronización de los esfuerzos y los recursos materiales de un grupo social, con el fin de lograr oportunidades, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

El manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de la organización y se considera necesario para mejorar la realización del trabajo. Es un medio de comunicación que sirve para registrar y transmitir, sin distorsión, la información referente a la organización y funcionamiento de la organización, así como de las unidades administrativas que la constituyen.

Este manual es un documento de fácil manejo y compresión, pues lo que se pretende es ayudar a los miembros de la organización facilitar sus tareas y no complicarlas, por lo que se incluye lo que es la descripción de puestos de cada área de trabajo, para que así el personal desempeñe mejor sus tareas y se logre así una mayor productividad.

OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERALES:

 Presentar una visión global de la organización.

 Agilizar el estudio de la empresa.

 Facilitar y tener un esquema, para el reclutamiento, selección e integración del personal.

 Aprovechar de una manera optima, todos los recursos de la empresa; recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos con los que se dispone.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

 Obtener la correcta realización de las labores y actividades encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de esfuerzo y directrices.

 Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

 Que se pueda llevar a cabo con eficacia y eficiencia la división del trabajo y la coordinación.

APLICACIÓN

Este manual será aplicado en la empresa PREPAC CENTROAMERICANA, SOCIEDAD ANONIMA, específicamente en el departamento de producción, ya que en este departamento se a determinado la necesidad de poder implementar una herramienta como lo son los manuales administrativos, pues se ha podido observar que son varias las personas que laboran en esta unidad, por lo que no es fácil poder estar con cada una de ellas para explicarles como se hacen las cosas o indicarles lo que deben de hacer, por lo que surge la necesidad de implementar este manual en dicho departamento.

JUSTIFICACIÓN

Como se ha mencionado anteriormente que la utilización de los manuales nos permite utilizar de manera optima los recursos de la empresa, pues nos ayudan ha evitar errores y duplicidades en las tareas desempeñadas y facilita al personal la determinación de sus responsabilidades y atribuciones dentro de la organización, pues describe de una manera sencilla lo que cada persona debe de hacer y como lo debe de hacer, y la relación que debe de mantener con algunas personas tales como; jefe inmediato superior, subordinados etc.

Hablando en términos generales, se puede decir que la elaboración de dicho Manuel surge por la necesidad que tiene actualmente el departamento de producción de la empresa PREPAC CENTROAMERICANA, SOCIEDAD ANONIMA, pues cuenta con una numerosa cantidad de trabajadores a los cuales se les debe de dar instrucciones de lo que deben de hacer y como lo deben de hacer, pero en este lapso de tiempo la producción se atrasa y por consiguiente la productividad de la empresa. Por lo que se necesita una herramienta, en este caso un manual, que les facilite a los trabajadores del departamento de producción la realización de sus labores sin que tenga necesidad de preguntarle a nadie lo que deben de hacer pues en el manual podrá observar sus responsabilidades, atribuciones y tendrá un esquema detallado de lo que debe de hacer y como hacerlo, para así evitar retrasos en la producción y por consiguiente un aumento en la eficacia y eficiencia en la elaboración de sus tareas y lograr así una mayor productividad.

VENTAJAS Y BENEFICIOS

 Uniforma y controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo evita su alteración arbitraria.

 Minimizar los errores.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

 Facilitan el control interno.

 Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de funciones.

 Disminuye

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