Manual De Procedimientos

METODOLOGIA PARA LA CONFECCION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO U ORGANIZACIÓN

Susana Antonia Sosa

INTEQUI - Universidad Nacional de San Luis, Argentina.

sasosa@unsl.edu.ar

INTRODUCCIÓN

La comunidad universitaria cumple funciones primordiales tales como: satisfacer las necesidades de personas que acuden a ella, saber conducir el desarrollo educativo, económico y político de dicha institución. Para lograr esto, previamente hay que conocer las necesidades de esta sociedad en constante evolución, profundizar en sus falencias laborales y así ayudarlos en el control y organización de sus actividades a través de diferentes técnicas que forman parte de los manuales de organización.

Comenzamos este trabajo por preguntarnos ¿Qué es un Manual de Procedimiento? Es aquel que contiene información ordenada y sistemática referida a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, funciones, descripción de puestos y objetivos institucionales para el mejor funcionamiento de una organización. Estos pueden contener información de una sola entidad (microadministrativos) o bien del sector público en general (macroadministrativos). En cuanto al contenido se refiere a: Historia de la Organización, Política, a Procedimientos u Organización, otros son de contenidos múltiples y también hay de Servicios al Público. Por su función están los que se refiere a: ventas, producción, finanzas, generales, personales, etc.

DESARROLLO

Los Manuales Administrativos de una organización sirven para explicar a los empleados de todos los niveles, de una manera clara y en un lenguaje entendible, las normas generales de la institución, exponer en forma detallada la estructura, los puestos y la relación existente entre ellos. Explicar la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los distintos estamentos que componen la institución u organización. También permiten ver en forma precisa las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, detectar errores, contribuir a la correcta ejecución de las tareas encomendadas al personal y apoyar la unión en el trabajo, permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución de las tareas, proporcionar información básica y precisa para mejorar la planeación de medidas administrativas, permitir la selección de personal, servir de medio de integración al personal recién ingresado, proporcionar ideas para el mejor aprovechamiento de los recursos tanto materiales como humanos y ser un instrumento útil para la orientación e información al público.

RESULTADOS

Sin una buena administración ninguna organización puede cumplir con las metas propuestas para el desarrollo y funcionamiento de las distintas áreas que la integran. Todo esto se logra con la confección de un Manual donde estén detallados todos los puntos que son necesarios para llegar al éxito final, el cual depende de la contribución de cada una de las personas que son parte de la organización desde sus distintos puestos de trabajo.

Nos preguntamos ¿Cómo se confecciona un Manual de Procedimiento u Organización? O bien ¿Qué contiene?.

Existen manuales que se refieren a la totalidad de la organización, otros son específicos, referidos a una unidad orgánica particular. Deben contener los siguientes ítems:

• Identificación de la Organización

• Índice o Contenido

• Introducción

• Antecedentes

• Objetivos

• Estructura Orgánica

• Descripción de puestos

• Políticas de Organización

• Funciones

Fases del proceso de confección del manual

Para poder saber cuales son los pasos viables para la confección de un Manual de Procedimiento u Organización, partimos preguntándonos ¿a qué organización nos referimos? En este caso el ente es de tipo educativo, siendo sus principales etapas: planificar, organizar, dirigir y controlar para llegar al principal objetivo de la institución que es saber decidir, capacitar, motivar, comunicar, cumplir, lograr una solución eficaz y concreta para reflejar el correcto funcionamiento y organización de sus distintas áreas. Para lograr que todo llegue a su fin, es necesario estar capacitado para saber dar soluciones a los diferentes problemas de los cuales las personas que son parte de la institución enfrentan diariamente, como por ejemplo:

Falta de presupuesto: Distribuir en forma ordenada y equitativa las partidas de dinero, priorizando el pago de insumos y sueldo; Realizar compras de materiales de primera necesidad (vidrio, drogas, gases, etc.) para la atención a los alumnos; La biblioteca comprará únicamente aquellos libros y revistas que no se encuentren en otros centros o bibliotecas de institutos que dependan de la institución; Manejar con criterio el dinero destinado a viáticos del personal y a la organización de Jornadas, Seminarios, pasantías, etc.; Cotizar insumos a precios convenientes y no sobrevaluados; Los investigadores deberán mantener y cuidar el equipamiento adquirido realizando los service en tiempo y forma; Hacer uso adecuado de todos los servicios como (teléfono, agua, luz, servicio de Internet, etc.) y materiales (papel, lapiceras, gomas, cartuchos de tinta para impresoras, tizas, etc.); Cuidar las herramientas de trabajo como: escritorios, sillas, armarios, pizarrones, computadoras, etc. y comprar artículos de primera calidad para mantención de los mismos; El personal de mantenimiento de la institución debe hacer uso de las herramientas específicas en forma correcta para de esa manera no sufran deterioros y realizar los trabajos de primera necesidad; En cuanto al parque automotor utilizarlos exclusivamente para aquellos trámites que sean de sumo interés para el ente educador.

Falta de comunicación: Para lograr una comunicación efectiva debemos comenzar por escuchar y respetar al otro; tratar de ser leales, responsables, considerar y respetar su opinión; Trabajar en forma conjunta para solucionar los problemas rápidamente y así poder corregir y mejorar las demoras en los trámites internos logrando de esta manera beneficios personales e institucionales;

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