Manual De Procedimientos

MANUAL PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

MARIAN LILIBETH PRIETO ALVAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE LA INDUSTRIA, LA EMPRESA Y LOS SERVICIOSCIES

TECNÓLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2013

MANUAL PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

MARIAN LILIBETH PRIETO ALVAREZ

Monografía Para Optar El Título De Tecnólogo Gestión Administrativa

Licenciada

LUZ MARINA ARIAS TORRES

Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE LA INDUSTRIA, LA EMPREA Y LOS SERVICOSCIES

TECNÓLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2013

NOTA DE ACEPTACIÓN

_________________________

LUZ MARINA ARIAS TORRES

INSTRUCTORA

_______________________

JURADO 1

______________________

JURADO 2

San José de Cúcuta, 23 de marzo de 2013

DEDICATORIA

A la Instructora, a mis compañeros

y demás personal que quieran

adquirir conocimiento del proceso de recibo y despacho de documentos.

AGRADECIMIENTOS

Primero que todo darle gracias a DIOS por bendecirme y darme el don de sabiduría y conocimiento para dar a conocer esta evidencia de aprendizaje, es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el equipo de trabajo Tecnólogos Gestión Administrativa. Por esto agradecemos a nuestra Instructora LUZ MARINA ARIAS TORRES quien nos indicó sus conocimientos para llegar a obtener un resultado de aprendizaje despacho y recibo de documentos, a todos nuestros compañeros, quienes a lo largo de este tiempo han puesto a prueba sus capacidades y conocimientos, a mis padres que me han apoyado y motivado en la formación académica y finalmente un eterno agradecimiento a esta entidad Servicio Nacional de Aprendizaje SENA la cual abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como personas integrales.

MISIÓN S&SMIC B.P.O S.A.S

Prestar servicios en las diferentes áreas de la gestión administrativa que promuevan el desarrollo y la transformación de las microempresas con estrategias innovadoras y la aplicación práctica de procesos y metodologías de vanguardia con excelente calidad.

VISIÓN S&SMIC B.P.O S.A.S

Servicios y soluciones B.P.O S.A.S será la mejor opción para las microempresas de la región colombo-venezolana que busquen desarrollarse tecnológica y administrativamente.

Al año 2015 tendrá la capacidad de proyectarse a otras regiones del país y/o del exterior.

POLÍTICAS DE CALIDAD

Es un compromiso de nuestra empresa entregar productos y servicios de óptima calidad, para lo cual nos mantenemos a la vanguardia de los avances tecnológicos y contamos con un personal comprometido con los objetivos de calidad. Además disponemos de los recursos necesarios para desarrollar las actividades y ejecutar eficientemente los proyectos y encaminar los esfuerzos al fortalecimiento de la empresa en el medio, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.

OBEJTIVO GENERAL

Identificar el proceso para el recibo y despacho de documentos internos y externos dentro de la organización S&SMIC BPO S.A.S.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Aplicar la normalización y normatividad para el proceso de recibo y despacho de correspondencia.

• Identificar los formatos para el recibo y despacho de documentos internos y externos de la empresa.

• Identificar los formatos para cada proceso de recibo y despacho, con el objetivo de llevar un control permanente.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÒN

RESUMEN

GLOSARIO

1. GENERALIDADES DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTO 19

1.1. CONCEPTO 19

1.2 NORMATIVIDAD 19

1.3. ACUERDO 060/2001 19

1.4 CIRCULAR 02 DE 1997 22

1.5. ACUERDO 3354 DE 1954 23

1.6. CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES 23

1.7. ELEMENTOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS 24

2. RECIBO DE DOCUMENTOS 24

2.1. PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS 24

3. CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE 30

4. DOCUMENTOS NO RADICABLES 30

5. DESPACHO DE DOCUMENTOS 32

5.1. PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS 32

6. TRAMITE ESPECIAL. 40

6.1 CIRCULARES 41

6.2. ACTOS ADMINISTRATIVOS 42

6.3. COMUNICACIONES INTERNAS 42

6.4. COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX 43

6.5. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO 43

CONCLUSIONES 44

RECOMENDACIONES 45

BIBLIOGRAFIA 46

LISTA DE FIGURAS

Paginas

Figura 1. Sello radicador. 27

Figura 2. Registro de correspondencia externa recibida. 28

Figura 3. Recordatorio de correspondencia recibida en tramitación 28

Figura 4. Control de correspondencia enviada. 29

Figura 5. Sello de sobre 30

Figura 6. Flujograma de recibo de documentos. 31

Figura 7. Documentos comerciales según lineamientos Incontec 32

Figura 8. Observación a la correspondencia elaborada. 34

Figura 9. Numeración y fechado. 35

Figura 10. Registro de correspondencia. 36

Figura 11. Separación. 36

Figura 12. Servicios del Correo. 37

Figura 13. Control de mensajería. 38

Figura 14. Control de envió de faxes internacionales. 39

Figura 15. Flujograma de despacho de correspondencia. 40

Figura 16. Registro de circulares. 41

Figura 17. Registro interno de correspondencia recibida. 42

Figura 18. Transmisión del telefax. 43

RESUMEN

El artículo 21 de título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, aplicando los principios y procesos archivísticos.

La gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas al eficiente y eficaz manejo de los documentos desde el momento de su producción hasta la disposición final.

La normalización es un punto clave para establecer un programa de gestión documental. La normalización en la producción de documentos nos dirige a determinar en qué soportes se deben elaborar, cuál es su presentación, de qué manera se normaliza la elaboración de textos.

Para contribuir y manejar el proceso de recibo y despacho de correspondencia se tiene en cuenta la normatividad del acuerdo 060 de 2001 la cual nos explica las normas que debemos tener en el momento de despachar o recibir los documentos.

INTRODUCCIÓN

Atendiendo la importancia que tiene la empresa S&SMIC BPO S.A.S de contar con un manual en el área administrativa documental se ha creado este documento con el fin de estipular el proceso de recibo y despacho de correspondencia, acorde con la normalización y normatividad vigente para estos procesos.

Se pretende que este manual sea una herramienta útil para todo el personal responsable de la unidad documental de la empresa y todo el personal interesado en adquirir conocimientos en la organización documental de la empresa.

GLOSARIO

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

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