Manual Para Participar En Ferias Internacionales

MANUAL DE PARTICIPACIÓN EN FERIAS INTERNACIONALES

Ferias Internacionales

Una de las formas más directas e inmediata de ingresar en un nuevo mercado es participando en Ferias Internacionales. Estos eventos internacionales son ocasiones únicas que congregan, en un mismo tiempo y lugar, la oferta mundial de uno o varios sectores determinados También cabe destacar que se han convertido en los últimos años en una instrumento muy eficaz debido a que proporciona más beneficios y determina más rápidos resultados que cualquier otro instrumento de promoción.

Participar en una feria internacional es también una ocasión para profundizar el estudio de un mercado y es, a su vez, un pasaje casi “obligatorio” para la empresa que desea hacerse conocer en el mismo.

Principales Ventajas de participar en una feria internacional:

Ver de manera concentrada, en un mismo lugar y en breve tiempo, la oferta mundial de un sector, lo que permite realizar un elevado número de contactos personales, con clientes actuales y potenciales, intermediarios, etc.

• Evaluar el interés que despierta su producto, a través de degustaciones y/o demostraciones del mismo durante el evento.

• Analizar los productos, incluyendo el packaging, marketing, imagen, presentación y los precios de la competencia a nivel mundial.

• Conocer todas las novedades tecnológicas y las nuevas tendencias del mercado.

• Obtener documentación técnica y publicitaria de la competencia (catálogos y folletos, argumentos de venta, condiciones de entrega, forma de atención en la feria, etc).

• Analizar las estrategias utilizadas por los que ya están operando en ese mercado.

• Difundir la imagen de su empresa, darla a conocer y presentar sus productos ante una gran cantidad de potenciales clientes.

• Evaluar si el volumen que su empresa está en condiciones de producir es suficiente para responder con seriedad a los pedidos que puedan venir del exterior.

• Mantener y preservar su acción comercial sobre los compradores actuales y potenciales.

• Hacerse, en pocos días, de una gran cantidad de contactos los que le llevaría mucho más tiempo y dinero hacerlo por cualquier otro medio.

Expectativas generales de los visitantes

Entre las personas que concurren a las ferias tenemos importadores, distribuidores, comercializadores, brokers, periodístas especializados dan por supuesto el hecho de que todos los expositores proporcionan una serie de facilidades que incluye:

• Catálogo gratis

• Promotoras competentes

• Intérpretes profesionales

• Degustaciones

• Regalos promocionales

Debido a que las actividades que se llevarán a cabo en las ferias son muy intensas, es muy importante que se prepare adecuadamente. Entre las pautas a considerar tenemos:

• Las fechas de realización de las ferias se establecen con mucho tiempo de antelación, por lo que no pierda tiempo y evite las improvisaciones de último momento: PLANIFIQUE.

• Considere que los visitantes a su stand en las ferias no son homogéneos por lo que los diálogos no pueden ser muy extensos. Por eso es necesario que estructure los diferentes argumentos de venta, definiendo la folletería a entregar de acuerdo al nivel del visitante.

• Entrene al personal que asistirá a una feria, sobretodo en cuanto a la actitud y comportamiento, es decir salir a buscar clientes en vez de esperarlos sentados dentro del mismo, entre otras actividades.

• También es importante que el asistente hable otro idioma, básicamente inglés, para tener un diálogo más fluido con los visitantes al stand, ya que de esto puede depender que los mismos se transformen en clientes futuros. El inglés es considerado como el idioma del mundo de los negocios.

• Prepare imaginativamente el stand e incluya los elementos que identifiquen a su empresa. A tal efecto solicite cotizaciones para el armado de su stand, tanto al armador oficial de la feria como a otros que se ofrecen a tal efecto, teniendo en cuenta el presupuesto con que cuenta su empresa para ese fin.

• Organice una zona de “Atracción de Clientes”(de ser posible) que sea el centro de atención de los visitantes.

• Exhiba correctamente los productos, en un buen ambiente y con buena iluminación.

• Realice, dentro de las posibilidades, actividades de atracción de visitantes a su stand. Es decir sorteos de viajes, canastas de productos, números musicales y otras. En caso de participar dentro del pabellón Argentino y específicamente en el de Mendoza, se pueden programar actividades conjuntas con las demás empresas participantes con el fin de abaratar costos de las mismas.

• El objetivo principal es vender, por lo tanto apoye sus acciones personales con tecnología adicional, como ser TV, video, notebook, iluminación especial, etc.

• Extraiga información de cada visita que le hagan: situación de cada mercado, datos de clientes potenciales (nombre, fax, teléfono, dirección, etc.). Ármese una “Agenda de Contactos” que le permita ordenar las visitas comerciales que tendrá. Es decir complete su base de datos.

• De regreso a su empresa, continúe la comunicación con sus visitantes, ya que la mayor cantidad de ventas se realiza luego del seguimiento de los clientes potenciales encontrados. Este ítem es muy importante, aunque no pueda cumplir con el cliente por no tener producto o por no llegar con los precios, es imprescindible mantener los contactos comerciales que se hacen en una feria, ya que eso permitirá optimizar el costo de participación.

Evaluación y Selección de las Ferias Comerciales

Antes de decidir la participación en una feria, es necesario saber:

• Tomar contacto con el ente organizador de la feria.

• Antigüedad de la feria comercial

• Fecha de realización

• Número de visitantes profesionales nacionales y extranjeros

• Número de expositores nacionales y extranjeros

• Si es abierta al público general o es especializada

• Servicios que ofrecen a los expositores y el costo

• Fecha límite para la presentación de solicitud de alquiler de espacio

• Dimensiones y ubicaciones disponibles de los stands

Prepararse para participar en la Feria Seleccionada:

• Enviar la solicitud de admisión y pago de la reserva del stand

• Planificar las actividades a llevar a cabo antes de la participación

• Armar el presupuesto de participación

• Definir los productos a exhibir para incluir en el catálogo.

• Contactarse con los diseñadores del stand.

• Envío de datos para incluir en el catálogo.

• Revisar la folletería y las etiquetas de los productos de la empresa, es decir si la misma está actualizada en los datos y demás información.

• Confeccionar las tarjetas personales en inglés, portugués u otro idioma.

• Seleccionar la agencia de viajes para la reserva de pasaje y alojamiento.

• Contactar a los organizadores para la confección y retiro de las credenciales y también para la contratación de azafatas de promoción (en caso de ser necesario)

Muestras

• La mayoría de las ferias internacionales son visitadas por una gran cantidad de personas, por lo que se recomienda que las muestras del producto que se llevan se dividan en dos partes: aquellas se serán exhibidas y las que se utilizarán para la degustación.

• Considerando que la duración de las ferias es de aproximadamente 4 o 5 días, dependiendo el tipo de feria, es necesario llevar cantidad suficiente de productos para no dejar pasar ninguna oportunidad para promocionar su producto. Recuerde que la participación en ferias representa una inversión importante, por lo tanto hay que optimizar el tiempo y los recursos ya que la posibilidad de reunirse con potenciales clientes en tan corto tiempo se da sólo durante este tipo de eventos.

• Averiguar los documentos necesarios para ingresar las muestras al país en donde se realiza la feria. De acuerdo al tipo de productos, será necesario certificados sanitarios, fitosanitarios, calidad, origen, etc. En el caso de ingresarlas a Brasil, hace falta completar un formulario especial (OM- 2182) sin el cual no es posible ingresarlas.

Folletos

Es un elemento indispensable para establecer los primeros contactos con un cliente potencial cuyo objetivo básico es informar y despertar el interés del mismo. Podemos mencionar algunas características a considerar:

1. Debe contener una descripción clara y exacta del producto, proporcionar los datos técnicos necesarios para que pueda ser evaluado.

2. Los títulos deben resaltar aquellas especificaciones y aspectos del producto que lo diferencien de la competencia.

3. Los diagramas deben ser claros y no precisar aclaraciones ni interpretaciones.

4. Debe prescindir de toda ilustración que no tenga que ver con el producto.

5. Si se incluyen fotografías deber ser de alta calidad, obligando al cliente a que dirija espontáneamente su atención a lo que se describe.

6. Cuando se traduce a otros idiomas, no basta con que se haga una mera traducción literal, sino que hay que tener en cuenta el aspecto local del país cuyo idioma se utiliza, por lo que se recomienda que sea revisado por un nativo experto. Si se utilizan varios idiomas es muy importante el orden de los textos.

7. Es conveniente dejar

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