Manual Peyroll

PAYROLL

Presentación del Sistema

Después de configurar el 'Juego de datos', y de haber colocado el Login 'Personal' y la contraseña 'Perso', bastará un clic en el botón para que el encargado del Sistema ingrese a PayRoll.

La pantalla inicial esla que sigue:

En la barra superior de la primera pantalla figura el menú principal con el siguiente detalle:

- Sistema

- Mantención

- Ingresos

- Informes

- Procesos

- Propio

- Editar

Para la explicación de las diversas etapas del Sistema se recurrirá a las pantallas e informes mostrados en los diferentes menús.

Para continuar con la creación de los antecedentes iniciales requeridos se debe hacer un clic en el menú 'Sistema' y seleccionar la opción 'Preferencias'

En esta pantalla de presentación se muestra información acerca de:

- Nombre del juego de Datos

- Tipo del juego de Datos (Sql Server, Fox o Sybase)

- Usuario del sistema

- Fecha de Proceso

PREFERENCIAS

Preferencias

Por preferencias se entiende ciertas opciones que el usuario principal debe adoptar, ya sea para facilitar el trabajo, ya sea para acomodarse a la alternativa elegida por la empresa en ciertas materias en que existe más de una posibilidad de adopción.

A continuación se mostrará como ingresar la información y las definiciones en diez aspectos que interesa personalizar, que son:

- Básicos

- Opciones

- Asignación Familiar

- Redondeo

- Vacaciones

- Licencias Médicas

- Períodos

- Recibos

- Otros

- RRHH

Temas Básicos

El primer paso será crear el mes de proceso e indicar el país cuya legislación y modalidades debe adoptarse. Por tanto, los antecedentes a llenar son:

• Mes de proceso

• País actual

• Registra Eventos (Programa auditor)

• Nivel del registro (dos posibilidades)

(contestar las siguientes preguntas):

• Considera decimales

• Código con dígito verificador

• Controla rentas máximas

• LLSS en UTM (no UF) en gratificación

• Impuesto según mes de pago

En esta pantalla corresponde indicar los valores legales que limitan cada tramo en la legislación chilena:

Y el factor de ajuste que corresponde por cargas familiares inválidas

• Redondeo (Sí No)

• Factor de redondeo

Se debe indicar si se aplica en los períodos que suman al mes, sólo en el mes ó en ambos

• Cálculo de Vacaciones:

- Según año calendario

- Por períodos anuales

• Días base de vacaciones

• ¿Sábado es día hábil? Esta pregunta es de interés para aquellos trabajadores que deben presentarse en sábado.

• Separa días progresivos

Se trata de definir en que período se incluyen los conceptos de Ausentismo y Asignación Familiar.

Los períodos pueden ser hasta 7

Asimismo se debe indicar si procede efectuar un recálculo de estos ítemes en el Mes.

En el presente caso los recibos están en el mismo archivo

Si estuvieran en otro, bastaría sólo indicar su nombre en el buzón correspondiente

• Recibos formales

• Recibos de prueba

• Recibos históricos

• Recibos de honorarios

• Paga asignación familiar siempre?

• Envía sobregiro a cuenta corriente?

• Pasa sobregiro mes siguiente?

Estas diferentes opciones que también son válidas para todo el personal.

En caso que haya que personalizar las alternativas para un determinado empleado, esto se realiza para él en el 'Maestro de Empleados'

Los Módulos de:

- Hono rarios

- Planificación Orgánica

- Capacitación

Vienen ahora incorporados al Sistema

El Módulo de Control de Asistencia, CAS, es optativo.

También lo son los módulos de Auto Consulta (via Internet) y el de Archivo de Documentos (firmas escaneadas, título universitario, certificados de estudios y capacitacion, documentos medicos ej: electrocardiograma, resultados de análisis, etc)

Los módulos de Evaluación de Desempeño y Selección de Personal se pueden entregar en forma condicionada.

Otros

Lo referente a valor del Mopre no interesa en Chile.

La elección de Procesador de texto es una poderosa ayuda para la obtención de documentos bien preparados, con toda la potencialidad del procesador de texto que se elija.

Una vez decidido el Procesador se hace clic con el boton derecho del mouse en el logo de Acceso Directo a ese programa, con esto aparece un cuadro de los antecedentes de los cuales se elige 'Propiedades' .

Debe copiarse en 'Preferencias' el Destino que se indica en la figura adjunta:

MANTENCIÓN DE

PERIODOS

Mantención de Periodos

En el Sistema permite que existan dentro del mes hasta siete períodos de pago, con sus respectivas liquidaciones.

La existencia de estos períodos es optativa.

Los ítemes (haberes y descuentos) que afectan a cada empleado aparecen en el sub programa 'Mapa de Itemes, perteneciente al programa 'Maestro de Empleados'. Una vez creado los períodos, ellos se presentan en el 'Mapa de ítemes' de modo de asignar en cada uno de ellos los ítemes que correspondan.

En la vista del Mapa de Itemes, mostrada más abajo a la izquierda, sólo aparecen los ítemes imputables a ese período. Si presionáramos el botón correspondiente al mes veríamos todos los ítemes que afectan al empleado, cualquiera sea el período para el cual fue creado

Las liquidaciones se efectuarán por período creado. Los períodos deben cerrarse de a uno y para efectuar el cierre del mes es necesario estén cerrados todos los períodos que lo componen.

La liquidación mensual involucra a todos los ítemes sin importar a que períodos pertenecen. En este caso, si los períodos están cerrados, los montos pagados aparecerán como anticipos.

En general, en el caso de las liquidaciones chilenas no será necesario definir período alguno. Bastará con procesar sólo el mes. De todas maneras es posible obtener algún provecho en los países en que se liquida una vez al mes, como ser en los casos en que la liquidación de remuneraciones se efectúa antes de fin de mes y una vez finalizado se hace una nueva liquidación incluyendo las diferencias producidas entre ambas.

En el menú 'Sistema' se encuentra el programa 'Mantención de Períodos', cuya finalidad es habilitar períodos de liquidación dentro del mes o deshabilitarlos, si es el caso.

La primera pantalla muestra la posibilidad de crear hasta 7 períodos distintos del mes.

En la barra inferior hay algunos botones característicos, ya explicados, utilizados en todos los programas. En el caso presente, el único botón de 'mantención' activo en este programa es 'Modificar'.

Haciendo un clic en ese icono se presenta un cuadro interior ofreciendo en el campo Estado: Deshabilitar o abrir períodos.

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Los períodos creados (incluso un período ya cerrado) se muestran más abajo

Existirán dos tipos de periodos: Los que suman al sueldo del mes (S), como por ejemplo: 1ra. Quincena y 2da. Quincena. Y los que son anexos (A) pero que requieren de un recibo, como por ejemplo un Anticipo.

Esta situación se define en el campo: 'Se suma para el mes?'.

Los ítemes tipo A son aquellos que figuran en todos los períodos, como puede serlo, por ejemplo la cotización a la AFP

Una explicación de los parámetros involucrados es la siguiente

1) Más adelante, al hablar de Mantención de Itemes se verá que para precisar las características que tendrá el ítem, en el sub cuadro 'Opciones' aparece la pregunta: 'Se considera en el mes'

Si se coloca NO, lo que hace es descartar el ítem en el mes (salvo que se trate de un ítem tipo A) y sólo se suma la información

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