Manuales De Procedimientos Empresariales

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo nos muestra un manual de procedimientos usando información proporcionada por la empresa de las Eco-Fuentes PRODECO. Posteriormente se realizara una descripción detallada del proceso de producción utilizando las diferentes herramientas de diagnóstico.

La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la investigación y recolección de datos relevantes en las diferentes áreas funcionales y con la colaboración de por recursos humanos quién nos proporciona de las técnicas necesarias y sin esta área funcional no se tendría un Manual de Procedimientos completo

Esta investigación también nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para así poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, o de igual forma como se le puede dar un mejoramiento a nuestro producto antes de que se susciten los problemas que puedan afectar a nuestra empresa, desencadenando una inestabilidad tanto financiera como productiva.

OBJETIVO DEL MANUAL

El propósito de dicho manual es suministrar la información sobre el proceso desempeñado en la realización de la Eco-Fuentes de la empresa PRODECO. Dichos manuales fueron realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de recursos humanos que es la que suministra los métodos para su desarrollo.

Toda esta información que encontraremos aquí nos podrá servir en un futuro para el perfeccionamiento de nuestro producto cada día.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESARIALES

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento.

Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Se debe ser consiente que lo mas difícil no solo es montar una empresa en una franja del mercado en momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto último es una ardua tarea y que requiere el mayor de todos los esfuerzos de la organización. Para mantener una empresa ya constituida en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar para que esta pueda ser autónoma y que toda la organización se pueda acostumbrar a los continuos cambios que se le avecinen.

El presente documento incluye una breve explicación de la aplicación de los diferentes manuales, documentos y formatos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual puede representar una base para la preparación de algunos de ellos.

Durante la redacción de este documento me tomé el atrevimiento de hacer algunas reflexiones y recomendaciones, fruto de mis experiencias en empresas productivas de origen estatal y de capital privado, como también de mis estudios en la materia, pero no pretende de ninguna manera describir un único método para unos problemas ya bien conocidos en la industria como son las constantes esperas para la aprobación de compras, contratos, negociaciones, la lenta circulación de la información, interminables reuniones o ausencia de las mismas, bajo diálogo interno, desconocimiento de actividades importantes al interior de la empresa, baja integración entre secciones, escaso trabajo en equipo, rivalidades entre empleados y secciones, y tantas otras distorsiones que terminan en pérdidas de tiempo y desaprovechamiento de importantes oportunidades. Estas reflexiones solo buscan recalcar la importancia de la implementación de dichos documentos, procesos y normas que en últimas se ve reflejado en la reducción del tiempo ocioso, optimización de los procesos administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas ágil, entre otros tantos beneficios mas.

Si bien es cierto que la redacción y la implementación de estos documentos consume bastante tiempo y dinero, también se debe reconocer que se hace imperativo en una empresa que se encuentre en crecimiento y que ya lleva un trayecto recorrido en el tiempo como para tener su reconocimiento en el medio. En muchas ocasiones los costos de la organización de la empresa finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas rápida, la información es mas ágil y llega mas rápido al que la debe emplear, etc.

EL MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMÁS DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.

Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:

• Manual de funciones y responsabilidades.

• Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

• Estructura orgánica de la Empresa.

• Manual de normas

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