Mejora En Sistemas De Información

Tabla de contenido

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. 3

1.1. Reseña histórica de la empresa. 3

1.2. Principales servicios. 4

2. ANÁLISIS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE LA EMPRESA. 5

2.1. Principales procesos y actividades que se desarrollan con clientes y proveedores. 5

a) Proveedores 5

b) Clientes externos 5

3. PRESENTACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA QUE ATRAVIESA LA EMPRESA. 5

a) Sistema de control documentario: 6

b) Administración del correo electrónico: 6

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PROPUESTO: 7

4.1. Breve descripción del sistema 7

a) Loyal 5 7

b) Cloud Computing 8

4.2. Tecnología a emplear 8

4.3. Principales usuarios 9

4.4. Procesos involucrados 9

4.5. Principales beneficios 10

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. 12

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA.

Hersil S.A. es una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de productos farmacéuticos y que brinda servicios a distintas empresas en todas las operaciones de la cadena productiva así como logística.

En los últimos años el servicio logístico ha tomado cada vez más importancia lo que ha llevado a la empresa a desarrollar importantes inversiones en nuevos locales para servicio de almacenamiento lo cual asocia 2 negocios directamente relacionados tales como el servicio de “acondicionado, reacondicionado y transformación de productos” y el servicio de transporte a distribuidores y puntos de venta.

Actualmente cuenta con 4 locales, en cada uno de ellos se desarrollan operaciones de manufactura y almacenamiento, sin embargo solo en 1 de ellos se fabrican productos y en los otros 3 la manufactura se limita a la operación de acondicionado, reacondicionado y transformación.

El servicio de transporte está íntimamente relacionado con la producción propia de la empresa y con los clientes a quienes se les brinda el servicio de almacenamiento.

En todo este contexto, el rol que juegan las Tecnologías de la Información es estratégico para la Compañía pues sin las herramientas que brinda no sería posible llevar a cabo la producción propia así como tampoco sería posible atender a los más de 50 clientes a los que brindamos servicios diversos dentro del marco de la cadena logística.

1.1. Reseña histórica de la empresa.

El 17 de mayo de 1965 se funda la asociación de los Hermanos Silva bajo el nombre de Hersil S.A. Laboratorios Industriales Farmacéuticos, comenzando el negocio con la fabricación y comercialización de productos veterinarios, propios y representados; además de medicamentos y productos para el consumo humano.

Permanentes inversiones, uso de tecnología de alto nivel, constante capacitación y un excelente equipo humano, son factores determinantes del progreso de la empresa. Cuenta con una de las más modernas plantas del país, diseñada de acuerdo a los requerimientos normativos y de calidad más exigentes, certificada con Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), avaladas por la Organización Mundial de la Salud (OMS) en todas sus áreas, lo cual le permite mantenerse a la vanguardia de los más altos estándares internacionales de calidad.

Como parte de su estrategia de crecimiento a partir del año 1990 implementó los servicios de Outsourcing con el objetivo de brindar una amplia gama de servicios a la medida de las necesidades de cada cliente, brindando un servicio integral y personalizado, que abarca toda la cadena logística.

Dada la importancia que ha tomado en los últimos años los servicios hacía los clientes el año 2013 se crea una nueva empresa dedicada exclusivamente a los servicios logísticos, quedando dividida en delante de la siguiente manera: Hersil S.A. Laboratorios Industriales Farmacéuticos y Signia (servicios logísticos y alquiler de oficinas).

1.2. Principales servicios.

Corporación Hersil es una empresa que inició sus operaciones con la fabricación de productos farmacéuticos. Años más tarde dio un paso importante en la generación de servicios de diversa índole inicialmente dirigido a empresas del sector farmacéutico y posteriormente a otro tipo de empresas pero siempre manteniendo los estándares exigidos por el sector farmacéutico.

Los servicios que se brindan son los siguientes:

• Fabricación y envasado

• Acondicionado, reacondicionado y transformación

• Almacenamiento

• Distribución

• Alquiler de oficinas

• Service

2. ANÁLISIS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE LA EMPRESA.

2.1. Principales procesos y actividades que se desarrollan con clientes y proveedores.

Hersil S.A. interactúa de diversas maneras con sus clientes y proveedores. Para explicar de manera más clara los procesos, dividiremos estos en 2 grupos:

a) Proveedores

Hersil S.A. cuenta con 130 proveedores de los cuales el 35% son extranjeros y el 65% restante son proveedores locales. Con todos ellos se trabaja mediante la colocación de órdenes de compra sin la ayuda de un sistema e-commerce. Hasta hace poco aun se efectuaban pagos con cheque en las instalaciones de la empresa sin embargo, sin embargo se acaba de implementar el sistema de pago con depósito en cuenta.

b) Clientes externos

La relación es mas compleja con los clientes externos pues al brindarles distintos tipos de servicio es necesario mantenerlos siempre informados sobre el estado de sus pedidos y sobre el estado de los stocks que tienen en nuestras instalaciones, así como información referente al tracking de los pedidos que se atienden a través del servicio de reparto.

3. PRESENTACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA QUE ATRAVIESA LA EMPRESA.

La empresa ha crecido de manera importante en los últimos años incrementando su personal y por ende las necesidades de servicios de comunicación.

El sistema de correo electrónico utilizado es “Lotus”, el cual también permite administrar documentos y compartirlos entre distintos usuarios. Este sistema viene siendo utilizado para administrar los documentos técnicos de la empresa, el sistema de auditorías y otros documentos, que la empresa y los usuarios requieren mantener visible para múltiples usuarios.

En los últimos años la cantidad de documentos que se administran a través de Lotus se ha duplicado especialmente este año pues al separarse la operación logística y con la creación de la nueva empresa Signia esta ha generado su propia documentación, los cuales han incrementado considerablemente los documentos administrados a través de este sistema.

Existen 2 problemas asociados al manejo actual que se da al sistema IBM.Lotus.iNotes, los cuales se mencionan a continuación:

a) Sistema de control documentario:

Inicialmente se utilizó el sistema Lotus para grabar documentos y dejarlos al alcance de quien lo necesitase, sin embargo con el paso del tiempo las necesidades de los usuarios fueron incrementándose, de modo tal que la aplicación se fue utilizando para tareas adicionales tales como gestionar cumplimiento de tareas y otras aplicaciones sencillas que hacían necesaria la participación de un especialista en programación a quien se contrataba por plazos según necesidad.

Al no existir una administración formal del sistema de control documentario en Lotus, este iba creciendo de manera desordenada y la organización de estos documentos queda a cargo de los mismos usuarios quienes generan diferentes carpetas y subcarpetas para archivar lo que consideran necesario o aquello que desean compartir con otros usuarios.

Otro problema asociado al manejo de documentos en Lotus es la capacidad ocupada en el servidor, pues los usuarios no suelen eliminar los documentos antiguos.

b) Administración de la base de datos:

El siguiente aspecto por mejorar es la administración de las bases de datos de modo tal que siempre se cuente con infraestructura de última generación, con el soporte de especialistas y a un costo que genere productividad en la empresa.

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PROPUESTO:

La propuesta de mejora tiene 2 aspectos, el primero de ellos está orientado a brindar las herramientas necesarias para que exista un adecuado manejo de la documentación y que permita además un flujo eficiente de revisión documentaria controlando los tiempos entre etapas de modo que se pueda mantener control sobre la creación de nueva documentación técnica o sobre la actualización de los documentos ya existentes.

El siguiente aspecto por mejorar es la administración de las bases de datos de modo tal que siempre se cuente con infraestructura de última generación, con el soporte de especialistas y a un costo que genere productividad en la empresa.

4.1. Breve descripción del sistema

a) Sistema de control documentario

Luego de revisar propuestas de distintos proveedores se optó por el sistema Loyal 5 de la empresa Sisdam Technology con sede en Argentina. Esta empresa nos ofrece una solución que consta de 3 módulos (DMS, QMS y KPI) de los cuales en una primera etapa se adquieren los 2 primeros;

• Loyal 5 DMS (Document Managment System): A través del módulo DMS de Loyal se pueden administrar todos los documentos generados por la organización para su control, revisión, publicación, actualización y consulta, organizándolos por alcances que definen su visualización y disponibilidad. De esta forma Loyal DMS garantiza que cada usuario registrado tenga acceso a toda la información requerida en

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