Manual De Normas Y Procedimientos

CONTENIDO:

MANUAL

Flujogramas

MAPA DE PROCESOS

FORMATO DE REPORTE

GLOSARIO

TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.

“SOLICITUD DE MATERIALES Y UTILIES DE OFICINA”

CONTENIDO

PAGINAS

INTRODUCCION

° OBJETIVO

1

NORMAS

2

SOLICITUD

3

DEVOLUCION

4

INSTRUCCIONES

5

FLUJOGRAMAS

7

ANEXOS

° FORMULARIOS

10

INTRODUCCION:

Este manual de normas y procedimientos es para la solicitud de materiales y útiles de oficina, en este se muestran los requerimientos para solicitar dichos materiales, el formato en que se deben presentar y los días de entrega.

OBJETIVO:

Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por la Sección de Almacén General a las distintas unidades, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN:

- Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de

Almacén General.

- Unidades Solicitantes.

- Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS:

- Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina (Forma 411-12). (ANEXO)

- Nota de Devolución de Materiales y Útiles de Oficina al Almacén General

(Forma 411-13). (ANEXO)

- Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras

(Forma 411-14). (ANEXO)

- Nota de Entrega (Forma 411-15). (ANEXO)

NORMAS:

1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y académicas que conforman la Institución.

2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de

Almacén General.

3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de

Materiales y Útiles de Oficina.

4. La Sección de Almacén General deberá enviar a la unidades solicitantes el

Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente.

5. La Sección de Almacén General mantendrá un Calendario de Pedidos de

Materiales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.

DE LA SOLICITUD:

6. Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse, únicamente, con el formulario digitalizado Forma 411-12.

7. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina, si no se ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina.

8. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina, manuscritas o en máquina de escribir.

9. Toda Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina deberá contener:

- Nombre de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la Unidad Solicitante.

- Código de la Unidad y del material solicitado.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.

- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.

- Ubicación física de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la persona que recibirá el material.

DE LA DEVOLUCIÓN:

10. La devolución de materiales y útiles de oficina de las unidades consumidoras deberá estar respaldada por una comunicación, donde se detallará el motivo y el material objeto de la devolución.

11. La Sección de Almacén General sólo aceptará devoluciones de materiales y útiles de oficina en buen estado y de uso vigente.

12. Las devoluciones de materiales y útiles de oficina al Almacén General deberán realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la recepción del pedido por la unidad consumidora.

13. Las devoluciones de materiales o útiles de oficina por falta de uso, deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud.

14. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las unidades involucradas.

15. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su unidad.

INSTRUCCIONES

PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA”

RESPONSABLE ACCIÓN

Unidad Solicitante 1. Llena el formulario “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” (Forma 411-12), en tres originales y los envía a la Sección de Almacén

General.

Sección de Almacén

General

(Recepción) 2. Recibe la forma 411-12 y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con

Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-12) anexa.

3. Si está correcta la información, lo registra en el Libro de “Control de Solicitudes”, y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Operador del Sistema.

Sección de Almacén

General

(Operador del Sistema) 4. Recibe la forma 411-12 y verifica en el sistema la existencia de los materiales y útiles de oficina solicitados. Marca en la forma 411-12 el o los materiales o útiles de oficina faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma 411-12 en sus tres (3) originales a la unidad con la forma 411-14.

Sección de Almacén

General

(Operador del Sistema) 5. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Jefe del Almacén General.

Sección de Almacén

General

(Jefe) 6. Recibe la forma 411-12 con factura anexa y autoriza el despacho (coloca visto bueno) y remite la forma 411-12 y la factura en sus tres (3) originales al almacenista.

Sección de Almacén

General

(Almacenista) 7. Recibe y rebaja los materiales o útiles de oficina del kardex.

8. Ubica los materiales o útiles de oficina, les coloca la etiqueta en cada uno de los materiales, los embala y los remite al despachador con los tres (3) originales de la forma 411-12 y tres (3) originales de la factura.

Unidad Solicitante 9. Recibe pedido, la forma 411-12 en (tres (3) originales) y la factura (tres (3) originales).

10. Revisa los materiales y útiles de oficina, firma y sella en señal de conformidad la forma 41-12 y la factura, archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura y devuelve dos (2) originales de la forma 411-12 y de la factura a la Sección de Almacén General.

Sección de Almacén

General

(Recepción) 11. Recibe y archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura para su control y envía un (1) original de la forma 411-12 y de la factura al Departamento de Contabilidad, con el visto bueno del jefe de Compras.

Despachador 12. Recibe y chequea el pedido embalado, firma la forma 411-12 en todos sus originales, bajo supervisión del Jefe del Almacén General y lo entrega a la cuadrilla de traslado.

FLUJOGRAMAS

ANEXOS

FORMULARIOS

8. ÍTEM 9. CÓDIGO 10. A R T Í C U L O 11. UNIDAD MEDIDA 12. Cantidad

Pedida Entregada

13. TOTAL ÍTEMS 14. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE DEL DESPACHO: 15. FIRMA 16. FECHA 17. OBSERVACIONES

SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA 1. Nº DE SOLICITUD

2. PAG.Nº DE

4. UNIDAD SOLICITANTE: 5. UNIDAD CONSUMIDORA: 3. CODIGO DE LA UNIDAD

6. UBICACIÓN Y EXTENSIONES DE LA UNIDAD CONSUMIDORA: 7. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE DE RECIBIR EL PEDIDO:

Formulario: SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA

CÓDIGO: 411-12

USO: Tramitar pedidos de materiales y/o útiles de oficina al Almacén General

ELABORACIÓN: En computadora.

CAMPOS: Número Nombre Contenido

NUMERO NOMBRE CONTENIDO

1 Nro. Solicitud Uso de la Sección de Almacén General.

2 Pag. nº. de Números correspondientes a la página y cantidad de las mismas.

3 Código de la

unidad Número de la solicitud, conformado por: código de la unidad, nº correlativo y el año.

4 Unidad

solicitante Nombre de la unidad que emite la solicitud

5 Unidad

consumidora Nombre de la unidad que usa los materiales y/o útiles de oficina.

6 Ubicación de

la unidad

consumidora

Lugar donde está ubicada la unidad consumidora y extensión.

7 Responsable de

recibir el pedido

Nombres y apellidos de la persona encargada de recibir el pedido

8 Ítem Número consecutivo que identifica el renglón.

9 Código Número que corresponde al código asignado a cada artículo en el catálogo de materiales.

10 Artículo Nombre que describe el material o útiles de oficina que se solicite.

11 Unidad de medida Nombre que específica la unidad de medida del artículo, ejemplo: caja, block, rollo, etc.

12

Cantidad

Números correspondientes a la cantidad de pedida y entregada.

13

Total ítem

Número que específica la cantidad total de ítems.

14 Responsable del

despacho

Nombres y apellidos correspondientes al responsable del despacho.

15

Firma

Firma correspondiente al responsable del despacho.

16 Fecha Día, mes y año en el que se hizo el despacho.

17 Observaciones Información adicional que se crea necesaria.

NOTA DE DEVOLUCIÓN

DE MATERIALES Y ÚTILES DE

OFICINA AL ALMACÉN GENERAL

1. Nº

2. FECHA

/ /

3. DE:

4. PARA: SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL

5.ASUNTO: ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA

6. ITEM 7. CÓDIGO 8. ARTÍCULO 9. CANTIDAD 10. UNIDAD MEDIDA 11. MOTIVO

MATERIAL NO SOLICITADO MATERIAL DAÑADO

12. ELABORADO POR 13. FIRMA JEFE DE LA UNIDAD Y SELLO

Formulario: NOTA DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA AL ALMACÉN GENERAL

CÓDIGO: 411-13

USO: Tramitar la devolución de materiales y/o útiles de oficina al Almacén General

ELABORACIÓN: En computadora.

Número Nombre Contenido

1 Nro. Número de la nota

2 Fecha Día, mes y año de elaboración de la solicitud.

3 De Nombre de la unidad que realiza la devolución.

4 Para Se identifica por sí sola.

5 Asunto Se encuentra identificado.

6 Ítem Número consecutivo que identifica el renglón.

7 Código Número que corresponde al código asignado a cada artículo en el catálogo de materiales.

8 Artículo Nombre que describe el material o útiles de oficina que se solicite.

9 Unidad de medida Nombre que específica la unidad de medida del artículo, ejemplo: caja, block, rollo, etc.

10 Motivo Marcar con una equis (x) el motivo de la devolución.

11 Elaborado por Nombre de la persona que elabora la solicitud.

12 Firma Jefe de la Unidad Firma del responsable de la unidad y sello.

NOTA DE DEVOLUCIÓN

DEL ALMACÉN GENERAL A LAS

UNIDADES CONSUMIDORAS 1. No.

2. FECHA:

/ /

3. UNIDAD CONSUMIDORA

4. Nº Y FECHA DE LA SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA

5. MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN

PRESENTA TACHADURAS DEFECTO DE FIRMA DATOS INCOMPLETOS

CÓDIGO DE LA UNIDAD INCORRECTO FALTA SELLO DE LA UNIDAD CÓDIGODEL ARTÍCULO INCORRECTO

INEXISTENCIA DEL MATERIAL OTRO________________________________________________________

6. ELABORADO POR: 7. FIRMA JEFE DE LA SECCIÓN Y SELLO

Formulario: NOTA DE DEVOLUCIÓN DEL ALMACÉN GENERAL A LAS

UNIDADES COSUMIDORAS.

CÓDIGO: 411-14.0

USO: Tramitar la devolución de las solicitudes de materiales y/o útiles de oficina a las unidades consumidoras.

ELABORACIÓN: En computadora

Número Nombre Contenido

1 Nro. Número correlativo de la nota de entrega.

2 Fecha Día, mes y año de elaboración de la nota de entrega.

3 Unidad Consumidora Nombre de la unidad consumidora a devolver la forma 411-12.

4 Nº y fecha de la solicitud

de materiales y útiles de

oficina Nº de la Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina a devolver.

5 Motivo de la devolución Marque con una equis (x) el motivo de la devolución.

6 Elaborado por Nombre de la persona que elabora la solicitud.

7 Firma Jefe de la Sección

y sello Firma del responsable de la unidad y sello.

NOTA DE ENTREGA 1. No.

2. FECHA:

/ /

3. DE: SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL

4. PARA: SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL

5. ADSCRITO:

6.ASUNTO: ANEXO LE ESTAMOS ENTREGANDO MATERIAL QUE SE DETALLA

7. ITEM 8. CÓDIGO 9. ARTÍCULO 10. CANTIDAD 11. UNIDAD MEDIDA

13. FIRMA Y SELLO DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN 14. RECIBÍ CONFORME

Formulario: NOTA DE ENTREGA

CÓDIGO: 411-15

USO: Tramitar la entrega de materiales y/o útiles de oficina a las unidades consumidoras, el cual fueron reportadas como faltantes.

ELABORACIÓN: En computadora.

Número Nombre Contenido

1 Nro. Número correlativo de la nota.

2 Fecha Día, mes y año de elaboración de la nota.

3 De: Sección de Almacén Se explica por sí sola.

4 Para: Apellido y Nombre de la persona a recibir.

5 Adscrito: Denominación de la unidad la cual va a recibir el material y/o útiles de oficina.

6 Asunto: Se explica por sí sola.

7 Ítems Número consecutivo que identifica el renglón.

8 Código Número que corresponde al código asignado a cada artículo en el catálogo de materiales.

9 Artículo Nombre que describe el material o útiles de oficina que se solicite.

10 Cantidad Números correspondiente a la cantidad de pedida y entregada.

11 Unidad de Medida Nombre que específica la unidad de medida del artículo, ejemplo: caja, block, rollo, etc.

12 Firma y sello de la

Sección de Almacén Firma del responsable de la unidad y sello de la misma.

13 Recibí conforme Apellido y nombre de la persona que recibe,

Fecha y sello de la unidad.

MAPA DE PROCESOS

FORMATO DE REPORTE

FORMATO DE REPORTE DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO DE PUEBLA.

EVALUACIÓN LABORAL ADMINISTRATIVA

Nombre completo de la persona evaluada:

RFC: Fecha de evaluación: Periodo evaluado:

Dependencia, Entidad o Delegación:

Área de adscripción:

Motivo de evaluación:

Instrucciones: Llenar los datos de la persona a evaluar. Solicitar a quien fungió como Jefe inmediato superior del empleado, lea los factores a evaluar y marque con una “X” en la escala que mejor defina el desempeño del empleado durante el periodo evaluado. Al final del formato, deberán anotarse los datos y firmas del Jefe inmediato superior y del Director General de Administración o equivalente.

FACTORES ESCALA Evaluador Para ser llenado por la Dependencia

1. Asistencia.

Presencia física cotidiana en el centro de trabajo 1.1 Siempre cumplió con su asistencia al área de trabajo

1.2 Casi siempre cumplió con su asistencia a la unidad de adscripción

1.3 Regularmente cumplió con su asistencia al centro de trabajo

1.4 Ocasionalmente cumplió con su asistencia a su área de adscripción

1.5 Presentó dificultades para cubrir su asistencia al área de labores

2. Competencia.

Nivel de conocimientos normativos, técnicos y habilidades aplicados al eficaz ejercicio del puesto 2.1 Conoció plenamente el contenido de su función, dominó los conocimientos, técnicas, habilidades y procedimientos requeridos y los aplicó con gran eficacia

2.2 Demostró muy buen nivel de conocimientos, habilidades y procedimientos requeridos para su función, que le permitieron realizar su trabajo eficientemente

2.3 Conoció su cometido y realizó bien su trabajo habitual

2.4 Presentó escaso nivel de conocimientos y habilidades requeridas. Su trabajo no siempre fue satisfactorio

2.5 Manifestó muy bajo nivel de conocimientos y habilidades requeridas que le impidieron desenvolverse adecuadamente en su trabajo

3. Diligencia.

Cuidado y esmero que se tiene para ejecutar las actividades y funciones asignadas 3.1 Siempre se mostró escrupuloso y dedicado en el desarrollo de las tareas que tuvo encomendadas

3.2 Casi siempre realizó el trabajo asignado con el esmero y la dedicación requeridos

3.3 Regularmente efectuó sus actividades con esmero y el cuidado necesarios

3.4 Algunas veces llegó a realizar su trabajo con el cuidado requerido

3.5 No logró desempeñar sus tareas con la dedicación y el esmero requeridos

FACTORES ESCALA Evaluador Para ser llenado por la Dependencia

4. Disciplina.

Observancia del marco jurídico-normativo establecido para el cumplimiento de las funciones asignadas 4.1 Acató totalmente los lineamientos y normas establecidos para el cumplimiento de las funciones asignadas

4.2 Casi siempre cumplió con las normas y lineamientos establecidos para el cumplimiento de las funciones asignadas

4.3 Regularmente observó las disposiciones normativas establecidas para la realización de su trabajo

4.4 Solo en forma ocasional cumplió con las normas y lineamientos que debió observar para el desarrollo de sus funciones

4.5 Manifestó muy poco interés en aplicar las normas y lineamientos que debió obedecer

5. Discreción.

Manifestación de la reserva, prudencia y circunspección en el manejo de información oficial 5.1 En todo momento demostró discreción en el uso de información documental, magnética o verbal de carácter oficial

5.2 Observó reserva y prudencia en el manejo de la información que le fue confiada para el desempeño de sus actividades

5.3 Generalmente observó discreción en el uso de la información que le fue confiada para el desempeño de sus actividades

5.4 Manifestó ocasionalmente problemas en el manejo discreto de la información oficial bajo su responsabilidad

5.5 No demostró fiabilidad en el uso discreto de información oficial bajo su responsabilidad

6. Eficacia.

Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad los objetivos y metas programados 6.1 Superó los objetivos y metas establecidas para el cumplimiento de sus funciones

6.2 Cumplió la totalidad de los objetivos y metas establecidas bajo su responsabilidad

6.3 Obtuvo resultados cercanos a los objetivos y metas que le fueron asignadas

6.4 Algunas veces logró cumplir con las metas y objetivos programados

6.5 No logró cumplir con las metas y objetivos estipulados

7. Eficiencia.

Capacidad para alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, para lograr su optimización 7.1 Logró la máxima optimización de los recursos y tiempo utilizados para el cumplimiento de los objetivos y metas programados

7.2 Casi siempre hizo uso racional de los recursos y el tiempo requeridos para cubrir los objetivos y metas trazados

7.3 Regularmente optimizó los recursos y el tiempo requeridos para alcanzar los objetivos y metas establecidos

7.4 En algunas oportunidades logró optimizar los recursos y el tiempo disponibles para la consecución de los objetivos y metas

7.5 Presentó dificultades para hacer uso racional de los recursos y el tiempo disponibles para cumplir con los objetivos y metas programados

8. Permanencia en el trabajo.

Cumplimiento del tiempo que debe estar disponible el servidor público en su área de trabajo para el cumplimiento de sus actividades 8.1 Siempre se localizó en el área de trabajo que le fue asigna para el cumplimiento de sus funciones

8.2 Casi siempre se le localizó en el área de labores asignada para el cumplimiento de sus funciones

8.3 Regularmente permaneció en el área de trabajo destinada para el desarrollo de sus funciones

8.4 No siempre permaneció en el área de trabajo que le fue destina para el cumplimiento de sus actividades

8.5 Fue habitual que no se le localizara en el área de trabajo destinada para el desarrollo de sus actividades

FACTORES

ESCALA Evaluador Para ser llenado por la Dependencia

9. Iniciativa.

Capacidad para pasar a la acción asumiendo riesgos para alcanzar los objetivos en los programas o proyectos establecidos 9.1 Fue notablemente capaz para generar acciones oportunas, asumiendo los riesgos necesarios.

9.2 Tuvo muy buena capacidad para actuar oportunamente, asumiendo los riesgos necesarios

9.3 Actuó oportunamente asumiendo los riesgos necesarios

9.4 Ocasionalmente tuvo problemas para actuar y asumir riesgos

9.5 Tuvo dificultades para pasar a la acción y asumir los riesgos que ello implicaba

10. Puntualidad.

Cumplimiento de los horarios establecidos para el ingreso al centro de trabajo 10.1 Siempre se presentó en su área de trabajo con la máxima puntualidad establecida

10.2 Casi siempre se presentó en su área de labores con la puntualidad requerida

10.3 Regularmente se presentó con puntualidad a su centro de trabajo

10.4 Algunas veces llegó a su área con la puntualidad requerida

10.5 Fue habitual que no se presentara con la puntualidad requerida en su área de labores

11. Respeto a sus compañeros de trabajo.

Observancia de las reglas establecidas para tratar con cortesía, amabilidad y atención a los compañeros de labores 11.1. Su comportamiento hacia sus compañeros de trabajo siempre se ajustó a las reglas de cortesía y respeto

11.2 Su comportamiento hacia sus compañeros de trabajo casi siempre se ajustó a las reglas de cortesía y respeto

11.3 Su comportamiento hacia sus compañeros de trabajo regularmente se ajustó a las reglas de cortesía y respeto

11.4 Su comportamiento hacia sus compañeros de trabajo ocasionalmente se ajustó a las reglas de cortesía y respeto

11.5 Su comportamiento hacia sus compañeros de trabajo presentó problemas para ajustarse a las reglas de cortesía y respeto

12. Responsabilidad.

Capacidad para cumplir con los deberes en el desarrollo de las funciones asignadas 12.1 Logró asumir con la máxima responsabilidad las funciones que tuvo encomendadas

12.2 Asumió las responsabilidades funciones inherentes a su responsabilidad

12.3 No siempre asumió las responsabilidades propias de sus funciones

12.4 Ocasionalmente asumió las responsabilidades inherentes a sus funciones

12.5 Manifestó importantes problemas para asumir las responsabilidades propias de las funciones que desempeñó

13. Honradez.

Comportamiento laboral caracterizado por el apego a los principios de honorabilidad y probidad 13.1 Se caracterizó por demostrar alta probidad en el desempeño de sus funciones

13.2 Demostró probidad en el desempeño de sus funciones

13.3 Ocasionalmente presentó faltas administrativas no relevantes

13.4 Se presentaron quejas de particulares por el supuesto comportamiento indebido en el desempeño de sus funciones

13.5 Estuvo involucrado en actos comprobados de corrupción en el desempeño de sus actividades

PARA SER LLENADO POR LA DEPENDENCIA

OBSERVACIONES

EVALUÓ Vo. Bo.

(Puesto del Jefe inmediato superior del Verificador Administrativo) (Puesto del Director General de Administración o equivalente)

(Firma) (Firma)

(Nombre) (Nombre)

GLOSARIO

...