Manual De Normas Y Procedimientos

CONTENIDO:

MANUAL

Flujogramas

MAPA DE PROCESOS

FORMATO DE REPORTE

GLOSARIO

TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.

“SOLICITUD DE MATERIALES Y UTILIES DE OFICINA”

CONTENIDO

PAGINAS

INTRODUCCION

° OBJETIVO

1

NORMAS

2

SOLICITUD

3

DEVOLUCION

4

INSTRUCCIONES

5

FLUJOGRAMAS

7

ANEXOS

° FORMULARIOS

10

INTRODUCCION:

Este manual de normas y procedimientos es para la solicitud de materiales y útiles de oficina, en este se muestran los requerimientos para solicitar dichos materiales, el formato en que se deben presentar y los días de entrega.

OBJETIVO:

Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por la Sección de Almacén General a las distintas unidades, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN:

- Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de

Almacén General.

- Unidades Solicitantes.

- Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS:

- Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina (Forma 411-12). (ANEXO)

- Nota de Devolución de Materiales y Útiles de Oficina al Almacén General

(Forma 411-13). (ANEXO)

- Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras

(Forma 411-14). (ANEXO)

- Nota de Entrega (Forma 411-15). (ANEXO)

NORMAS:

1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y académicas que conforman la Institución.

2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de

Almacén General.

3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de

Materiales y Útiles de Oficina.

4. La Sección de Almacén General deberá enviar a la unidades solicitantes el

Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente.

5. La Sección de Almacén General mantendrá un Calendario de Pedidos de

Materiales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.

DE LA SOLICITUD:

6. Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse, únicamente, con el formulario digitalizado Forma 411-12.

7. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina, si no se ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina.

8. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina, manuscritas o en máquina de escribir.

9. Toda Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina deberá contener:

- Nombre de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la Unidad Solicitante.

- Código de la Unidad y del material solicitado.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.

- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.

- Ubicación física de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la persona que recibirá el material.

DE LA DEVOLUCIÓN:

10. La devolución de materiales y útiles de oficina de las unidades consumidoras deberá estar respaldada por una comunicación, donde se detallará el motivo y el material objeto de la devolución.

11. La Sección de Almacén General sólo aceptará devoluciones de materiales y útiles de oficina en buen estado y de uso vigente.

12. Las devoluciones de materiales y útiles de oficina al Almacén General deberán realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la recepción del pedido por la unidad consumidora.

13. Las devoluciones de materiales o útiles de oficina por falta de uso, deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud.

14. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las unidades involucradas.

15. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su unidad.

INSTRUCCIONES

PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA”

RESPONSABLE ACCIÓN

Unidad Solicitante 1. Llena el formulario “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” (Forma 411-12), en tres originales y los envía a la Sección de Almacén

General.

Sección de Almacén

General

(Recepción) 2. Recibe la forma 411-12 y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con

Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-12) anexa.

3. Si está correcta la información, lo registra en el Libro de “Control de Solicitudes”, y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Operador del Sistema.

Sección de Almacén

General

(Operador del Sistema) 4. Recibe la forma 411-12 y verifica en el sistema la existencia de los materiales y útiles de oficina solicitados. Marca en la forma 411-12 el o los materiales o útiles de oficina faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma 411-12 en sus tres (3) originales a la unidad con la forma 411-14.

Sección de Almacén

General

(Operador del Sistema) 5. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Jefe del Almacén General.

Sección de Almacén

General

(Jefe) 6. Recibe la forma 411-12 con factura anexa y autoriza el despacho (coloca visto bueno) y remite la forma 411-12 y la factura en sus tres (3) originales al almacenista.

Sección de Almacén

General

(Almacenista) 7. Recibe y rebaja los materiales o útiles de oficina del kardex.

8. Ubica los materiales o útiles de oficina, les coloca la etiqueta en cada uno de los materiales, los embala y los remite al despachador con los tres (3) originales de la forma 411-12 y tres (3) originales de la factura.

Unidad Solicitante 9. Recibe pedido, la forma 411-12 en (tres (3) originales) y la factura (tres (3) originales).

10. Revisa los materiales y útiles de oficina, firma y sella en señal de conformidad la forma 41-12 y la factura, archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura y devuelve dos (2) originales de la forma 411-12 y de la factura a la Sección de Almacén General.

Sección de Almacén

General

(Recepción) 11. Recibe y archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura para su control y envía un (1) original de la forma 411-12 y de la factura al Departamento de Contabilidad, con el visto bueno del jefe de Compras.

Despachador 12. Recibe y chequea el pedido embalado, firma la forma 411-12 en todos sus originales, bajo supervisión del Jefe del Almacén General y lo entrega a la cuadrilla de traslado.

FLUJOGRAMAS

ANEXOS

FORMULARIOS

8. ÍTEM 9. CÓDIGO 10. A R T Í C U L O 11. UNIDAD MEDIDA 12. Cantidad

Pedida Entregada

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