Norma Y Procedimientos

NORMA.

Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución, o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas, para la acción y la búsqueda de los objetivos organizacionales. Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar. La norma dentro de una organización, es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la fecha en la cual se elabora, así como las acciones y responsables .El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas, necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos disponibles. Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los siguientes:

•En la ejecución de actividades, operaciones y procesos de naturaleza administrativa.

•En la producción, elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo.

Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento. A continuación se plantea un ejemplo.

a. Procedimiento

Solicitud y entrega de materiales de oficina.

Normas:

Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina, ante el departamento de proveeduría ésta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal.

b. Procedimiento.

Selección de personal.

Normas:

1) Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional delas aptitudes y/o los méritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar. 2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso.

PROCEDIMIENTO.

Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo específico.

Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice cómo debemos hacer un proceso dentro de una determinada área.

OBJETIVOS DE LA NORMA.

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

• Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.

• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

• Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

• Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.

• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

• Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

• Establecen un sistema de información recuperable y accesible.

• Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de tareas, y requerimientos.

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

TIPOS DE NORMA.

Todas las instituciones operan según ciertas reglas o normas. Estos códigos internos de conducta entran en dos categorías:

•Normas explícitas: han sido conscientemente establecidas para alentar ciertas conductas dentro de la organización (por ej., códigos de ética, los estatutos, etc.). Cada uno puede llegar a conocerlas.

•Normas implícitas: en gran parte, son debidas a pautas de conducta inconscientes, tradicionales o individuales. Por sí mismas, parecen evidentes para algunos, pero son difíciles de detectar o entender a los extraños y recién llegados.

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