Naturaleza de la Función Administrativa

Programa: Inteligencia de Negocios

Curso: Sistemas de Información en las Organizaciones

Unidad didáctica: La Función Administrativa y los Sistemas de Información

Nombre de los Temas:

1. Naturaleza de la Función Administrativa

2. El rol de Toma de Decisiones

3. Categorías de Decisiones

1. Naturaleza de la Función Administrativa

La Administración efectiva es importante para el éxito de un negocio. Las personas que llevan a cabo la tarea de administrar un negocio tienen como objetivo el cumplimiento de las metas que han sido previamente definidas para la organización, usando diferentes recursos.

El Modelo Clásico de la Administración describe como funciones básicas de los administradores la Planeación, Organización, Dirección/Coordinación y el Control. La siguiente figura relaciona el proceso de administrar con sus funciones clásicas tomando como punto de partida los recursos, mismos que son canalizados para poder lograr las Metas.

Para que se logren las metas esperadas con los recursos y el proceso señalados en la figura anterior, se requiere que las personas que llevan a cabo el proceso (es decir, los administradores de los negocios) manejen efectivamente diferentes roles o papeles en cada una de sus funciones.

Rol Interpersonal.

Un administrador es una figura dentro de cualquier organización que tendrá que desarrollar acciones de liderazgo y enlace entre todos los miembros que participan en la consecución de los resultados. El administrador debe de ser un motivador para las personas que trabajan con él, debe invitarlos a realizar las acciones que se requieren en cada una de las funciones de su personal, así como ser responsable del desarrollo, entrenamiento y guía de éstos.

Rol Informativo.

Por naturaleza la función administrativa involucra una gran cantidad de información. Las personas que llevan a cabo esta función de administrar tienen la función de recibir y monitorear todo ese valioso activo que es la información, misma que proviene de fuentes internas como externas a la organización.

Su papel con relación a la información que recibe se amplia cuando tienen la necesidad de compartir y diseminar esa información recibida y monitoreada tanto para los miembros que trabajan con él, como para otros miembros que trabajan en diferentes áreas de la organización. En muchas ocasionas, la diseminación o comunicación de información también se realiza a los superiores, a los accionistas y a otros organismos o empresas con las que la organización tiene que interactuar.

Rol de Tomador de Decisiones.

El llevar a cabo el proceso administrativo, involucra el decidir acciones que involucra la resolución de alguna situación problema o el aprovechamiento de una oportunidad por parte de la organización.

Para poder resolver situaciones y aprovechar oportunidades, el administrador busca oportunidades en el entorno. Además, continuamente trata de encontrar situaciones a mejorar dentro de la misma organización y que requieren cambios.

Su responsabilidad se amplia al tener que tomar acciones que resuelvan problemas inesperados, decidir la forma de distribuir recursos (que la mayor parte de las veces son escasos o limitados), representar a la organización en sus principales negociaciones internas y externas.

Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo clásico describe sus cuatro funciones tradicionales, mismas que deben realizarse de una manera cíclica tal como se muestra en la siguiente figura, con un dinamismo y flexibilidad impuestas por el medio ambiente turbulento que viven los negocios actuales.

La planeación, como se muestra en el diagrama anterior, es el punto de partida para toda práctica de negocio ya que en esta etapa se realizan las siguientes actividades entre otras:

• Determinación de los objetivos y las metas a lograr.

• Establecimiento de condiciones, suposiciones y restricciones que deben de ser consideradas en cada una de las etapas del proceso administrativo.

• Desarrollo de un plan general para llegar al cumplimiento de los objetivos.

• Búsqueda de recursos y medios para lograr las metas.

• Definición de políticas, procedimientos y métodos para asegurar un desempeño exitoso de la organización.

• Monitoreo interno y externo a la organización para poder actuar de una manera preactiva (aprovechando oportunidades y resolviendo problemas)

• Recepción de resultados para establecer las acciones futuras.

En la fase de organización se reciben los lineamientos resultantes de la etapa de planeación, con la finalidad de establecer la forma en que se llevarán a cabo las funciones. Las actividades que se listan a continuación son realizadas como parte de la organización:

• Clasificación y subdivisión del trabajo

• Desglose de funciones

• Agrupación de funciones y actividades

• Estructuración de la organización (áreas, puestos, autoridad, funciones y actividades)

• Definición de requerimientos de la organización en relación a recursos

• Apoyo a cada área en el suministro de recursos humanos y otros varios (materiales, equipo, edificios, entre otros)

• Evaluación de ajustes a la misma estructura organizacional.

La fase de Dirección ocurre en el momento en que ya se lleva a cabo el desempeño de todas y cada una de las actividades que se desprenden de las primeras dos etapas del proceso administrativo. Esta etapa involucra un fuerte acercamiento con las personas o miembros que directamente realizan la ejecución de cada una de las funciones definidas previamente. Las actividades que se pueden citar como parte de la dirección son:

• Comunicación y práctica de la filosofía de participación de todos los involucrados en el proceso de administración.

• Dirección oportuna para lograr un cumplimiento de los retos de cada involucrado.

• Motivación y comunicación efectiva con cada uno de los miembros.

• Apoyo en el desarrollo profesional y personal de los miembros.

• Definición de formas de recompensar a cada uno de los ejecutores.

• Revisión del desempeño de cada uno de los miembros.

La fase de Control, aunque es la última del proceso, hace que éste se vuelva recurrente, dado que sus resultados son de suma importancia para dar inicio con una nueva etapa de planeación. El Control involucra entre otras actividades las siguientes:

• Comparación y evaluación de los resultados obtenidos con los planes establecidos.

• Definición de métodos efectivos para la medición del desempeño.

• Comunicación de esos métodos de medición.

• Comunicación de variaciones.

• Recomendación de acciones correctivas.

Se puede apreciar que las etapas del proceso administrativo descritas están interrelacionadas tal como se observa en la figura anteriormente presentada, pero cabe aclarar que en la realidad, el desempeño de una etapa no termina antes que se inicie la siguiente; también se puede descubrir que dicho proceso administrativo no se ejecuta en una secuencia en particular, el proceso debe permitir una cierta flexibilidad de acuerdo a la forma que exija la situación. Probablemente en el nacimiento de una nueva empresa, el orden de las etapas es en secuencia, pero en la operación y marcha normal de ésta, la administración determinará algún ajuste en cada una de las etapas.

2. EL ROL DE TOMA DE DECISIONES.

Para complementar el Modelo Clásico de Administración, algunos investigadores en la materia han realizado varios estudios detallados del comportamiento cotidiano de los administradores de empresas, encontrando que en todas sus funciones (planeación, organización, dirección y control) desempeñan en alta proporción el rol de "tomador de decisiones".

La toma de decisiones es uno de los roles más retadores para los administradores, pues es lo que le dá ese dinamismo y flexibilidad al proceso administrativo, características necesarias para responder oportunamente al medio ambiente en constante cambio.

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA LA TOMA DE DECISIONES.

La toma de decisiones es el proceso que se sigue para escoger entre diferentes cursos de acción alternativos con el fin de conseguir una o varias metas.

Cuando una organización presenta una situación problemática o cuando desea aprovechar una oportunidad, los administradores requieren de llevar a cabo una toma de decisiones.

Se pueden citar algunas situaciones que demandan la toma de decisiones para una empresa que fabrica juguetes:

• El bajo desempeño de algunos de sus empleados, es un problema dentro de la empresa que puede llevar a los administradores a tomar una acción de entre las siguientes posibles: capacitar a dichos empleados, reubicarlos dentro de la misma empresa, realizar una reducción de esas personas entre otras muchas posibles.

• El crecimiento del mercado en la población donde se encuentra la fábrica, es un ejemplo de una situación de oportunidad para la empresa, dado que puede ser aprovechada tomando alguna de las siguientes acciones: crear una mayor cantidad de centros de distribución de sus productos, búsqueda de otros detallistas que distribuyan sus productos, introducción de la estrategia de ventas por Internet (estrategia de comercio electrónico), entre otras.

• El crecimiento del mercado en otras poblaciones diferentes a donde

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