OBJETIVOS Y ALCANCES: PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS

OBJETIVOS Y ALCANCES:

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS:

GAP-CIN-PD020 Planificación, programación y reprogramación del Inventario:

Planificar el ciclo anual de los inventarios físicos por sectores para las tiendas, almacenes y centros de distribución de Supermercados Peruanos. También contempla la reprogramación de inventarios cíclicos no realizados en la fecha inicialmente programada, a causa de problemas suscitados en las tiendas o almacenes de SPSA buscando obtener la información de inventarios necesaria para el control y análisis de estos procesos.

La solicitud debe ser comunicado mediante correo electrónico al Analista a cargo de la sección con copia al Gerente de tienda.

GAP-CIN-PD023 Preparación de Sala de Venta, Almacén y Recepción Híper Súper.

(El Presente Procedimiento sólo es aplicable por el cliente)

Asegurar la correcta distribución de los productos en Sala de Ventas de acuerdo a lo establecido en el “Layout por Jerarquía de Productos” a fin de que sean rápidamente ubicados e íntegramente contabilizados en el inventario.

Mantener la mercadería ordenada y ubicada en los Almacenes según lo establecido en el layout diseñado por jerarquías de productos, a fin de evitar faltantes por desorden y obtener mejores resultados.

Realizar correctamente el registro de corte documentario de recepción así como la separación y diferenciación de mercadería que no debe ser contada en el inventario actual por pertenecer al siguiente ciclo.

GAP – CIN - PD024 Inventario Sala de Venta y Almacén:

Contabilizar íntegramente la mercadería en Sala de Venta y Almacén conforme a la programación de Inventario.

GAP – CIN - PD026 Análisis Preliminar de Resultados por Local:

Expresar el resultado del Inventario Cíclico con las menores distorsiones posibles, detectando y eliminando errores en la contabilización, digitación u omisiones causadas por fallas en los equipos utilizados.

GAP-CIN-PD027 Consolidación, Análisis y Presentación de Resultados:

Presentar al Comité de Merma los resultados consolidados de merma de las tiendas de SPSA, analizar las principales desviaciones respecto del presupuesto y presentar el plan de acción a realizar.

GAP – CIN – PD035 Seguimientos de productos Top 100:

Identificar los productos que tengan los mayores faltantes por causas desconocidas para que sean controlados bajo medidas especiales a fin de identificar las causas que originan las pérdidas y plantear acciones para prevenirlas.

GAP – CIN – PD037 Inventario de Unidades Logísticas:

Normar la toma de inventario de Unidades Logísticas – UL propias y de terceros en CD’s y Tiendas de todos los formatos.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

4.2.3 Control de Documentos del SGI

Para asegurar que se usen los documentos vigentes donde corresponda, Auditoria y Procesos ha definido el control de documentos en un procedimiento que se detalla en:

- GAP – OyM – PD002 Control de Documentos

4.2.4 Control de Registros del SGI

Los registros del SGI de Auditoria y Procesos se han establecido y se mantienen a fin de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos, así como del funcionamiento efectivo del SGI. Estos registros permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables. Para ello se ha establecido el procedimiento documentado:

- GAP – OyM – PD003 Control de Registros

El control de aquellos registros que se encuentran en medios informáticos (backup, estrategia antivirus, confidencialidad, etc.), está a cargo del área de Informática de Supermercados Peruanos S.A. y se ejecuta de acuerdo al procedimiento:

- GAS – TEC – PD001 Toma y Control de Backup

Las personas encargadas de actualizar los documentos (manuales, procedimientos etc.) son:

• Maricarmen Caballero

• María Villacorta

• Valery Vargas

Lo hacen vía mail (Lotus Notes).

¿Cómo verificamos que un documento ó formato fue modificado?:

En Word, en control de cambios, las correcciones están sub-rayados y lo eliminado esta tachado.

Ejemplo: Se elimino “No se requiere” y se agrego “No aplica”

En Excel, están resaltados en amarillo.

Ejemplo: Se adiciono los datos de las celdas resaltados.

En Power Point, se subraya.

Pirámide de importancia de la documentación:

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA, CALIDAD Y PROCESOS

Política de calidad:

"El equipo de Auditoria, Calidad y Procesos de Supermercados Peruanos S.A. está comprometido en Optimizar, Normar, Estandarizar, Controlar y Auditar los procesos de la compañía de acuerdo a objetivos, políticas y normas establecidas, con un enfoque sistémico, disciplinado y de mejora continua, generando valor para la empresa, los proveedores y clientes¨

Mariela Prado

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