ORGANIZACION

Concepto de Organización y Métodos

Organización.- Conjunto de personas que se reúnen por un objetivo común en base de prioridades.

Métodos.- Forma como aplicaremos dichas propiedades.

Esto nos permite tener un acceso directo a los niveles directivos sin poder de decisión y que nos permiten incrementar los estudios, pero si se les coloca entre niveles para que asesoren a los niveles superiores para la toma de decisiones, para lo cual se crea una unidad asesora, un directivo reconoce que no está cumpliendo con los objetivos planteados.

Publicado por Sistemas-Unaq

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.

Introducción

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.

Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:

• Eficacia: el grado de alcance de los objetivos

• Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con estos.

Organización y Métodos, surge con un criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas de Servicio, orientándose hacia la Productividad y la Calidad Total.

Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnología de la Información (Internet, Workflow, Firma Digital, Digitalización de Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent, próximamente Factura Electrónica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas Reingenierías de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de Información.

La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnología debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino más bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIÓN.

Es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única área de la Organización que ve a la misma como un todo.

Espectro de las Actividades de Organización y Métodos.

• Respecto a la Estructura de la Organización.

•

o Analizar la estructura.

o

 Estudiar la estructura jerárquica.

 Reordenar los niveles jerárquicos.

 Crear o suprimir órganos

 Modificar la estructura de dependencia

 Fijar la red de interrelación.

o Analizar las Funciones

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

• La estructura jerárquica esté definida.

• Los procedimientos administrativos estén normalizados.

• Estén asignadas las áreas de responsabilidad.

La asignación de funciones comprende:

• El análisis y determinación de las funciones.

• La descripción del cargo.

• La descripción de la red de interrelaciones del cargo.

• La fijación de tareas para cada función asignada.

• La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.

• El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

• Respecto a los Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de errores respecto a:

• Control interno

• Reiteración de trámites

• Archivos repetitivos

• Pasos innecesarios

• Superposición de funciones

• Diseño de Formularios

El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trámite.

Debe tenerse en cuenta:

• Aplicación de Normas IRAM

• Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga

• Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención

• Ordenamiento y Distribución de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribución física de los espacios, amoblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.

En esta actividad se verifica:

• Distribución física de oficinas.

• Recorrido físico de la información.

• Circulación de personas.

• Accesibilidad de equipos

• Espacios de espera.

• Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.

Todo este espectro de actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la Organización estará dispuesta a implementar.

Mucho tienen que ver las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelización sobre una plataforma de Workflow, donde:

• Los documentos viajan por la Red.

• Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.

• Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas.

• Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.

• Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Responsabilidades del Área de Organización y Métodos

• Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales, mediante la formulación de un plan de organización cuya finalidad principal sería la transformación, de las partes que componen el trabajo de las áreas en unidades lógicas y necesarias, activa y orgánicamente acopladas en la estructura de la empresa,

• Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa.

• Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo.

• Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores.

• Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo administrativo.

• Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurándose de que se realiza de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrán de someterse esos mismos datos.

• Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos y los métodos seguidos en la ejecución de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento.

• Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.

• Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados.

• Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio.

• Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los métodos de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.

• Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurándose de su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas, proponiéndose como principal objetivo la eliminación de los impresos inútiles, su unificación y cuando sea posible su fusión; como también centralizar las órdenes de reimpresión, llevando registro de los pedidos, consumos estimados, codificaciones, etc.

• Cuidar que la

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