ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

1. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

Organización de la jornada laboral

Para que la jornada laboral sea eficaz es necesario prever las tareas, cuidar la calidad de cada una, administrar correctamente el tiempo y distribuir las tareas según un orden lógico. Una norma fundamental para una secretaria es que su jornada laboral debe adaptarse siempre a la de su jefe y que la organización de su trabajo depende fundamentalmente de las actividades de él.

Cómo organizarse antes de que llegue el jefe

1. Empezar la jornada laboral llegando 5 o 10 minutos antes de mi hora de entrada.
2. Ir en seguida al despacho del jefe para chequear si está todo en orden por ejemplo el escritorio ordenado, el calendario puesto al día, la agenda abierta,  etc.
3. Preparar café, encender luces y computadoras.
4. Retirar y archivar la prensa del día anterior y dejar la prensa del día correspondiente.
5. Asegurarnos que nuestra agenda coincida con la del jefe.
6. Comprobar que no falte nada en cuanto a material de escritorio en el despacho del jefe.
7. Si la secretaria es responsable de abrir la correspondencia del jefe, debe hacerlo apenas llegue y luego dejarla en el escritorio del jefe.
8. Confeccionar una lista de las visitas que el jefe espera recibir ese día y enviar una copia a la recepcionista si es que hay en al empresa.
9. En caso de reuniones en la oficina, es importante saber dónde se realizará la misma, ya sea en el despacho del jefe o en la sala de reuniones de la empresa.

Cómo organizarse en el transcurso del día

1. Despacho de correspondencia dando prioridad a aquellas cartas que sean urgentes.
2. Preparación de comunicaciones internas por ejemplo memos, notas, informes, etc.
3. Coordinación del trabajo personal y en equipo.
4. Archivar, si es que hay algo pendiente.
5. Organización de las visitas o citas del jefe fuera de la oficina, recordándole las mismas con anticipación.
6. Redacción de cartas o mails que tenga pendiente.
7. Preparación de viaje de negocios, en caso de que tuviera.

Control del tiempo y manejo de prioridades

Los avances tecnológicos buscan facilitar y hacer agradable las tareas secretariales. Por lo tanto, tenemos:

• La memoria de los teléfonos, que nos libera el marcado repetido de un mismo número.
• Los teléfonos celulares ayudan a ubicar a una persona en el momento.
• Computadoras, que nos simplifican la preparación de documentos y sin errores.
• Fax, que nos garantiza la recepción del documento inmediatamente.
• Fotocopiadora, que reproduce rápidamente cualquier documento.
• Internet, que nos da información inmediata y actualizada de cualquier tema.

Para la organización del tiempo se requiere:

• Una agenda, para anotar los compromisos.
• Tener en cuenta las prioridades.
• Puntualidad, para hacer todo lo programado.
• Dedicación exclusiva para cada tarea.

Control del tiempo

Administrar el tiempo es de vital importancia porque es un recurso no renovable ya que no hay manera de recuperar el tiempo perdido. Es fundamental establecer criterios de manejo y de control de tiempo en la oficina. Para tal fin es importante:

• Programar el trabajo según el ritmo de rendimiento. Hay secretarias a quienes se les facilita la redacción de documentos a primera hora de la mañana y otras prefieren hacerlo en el correr de la tarde. La secretaria debe identificar qué horas del día son más propicias para las diversas tareas secretariales.
• No postergar las tareas que ofrecen algún grado de complejidad. Generalmente, la secretaria se siente tentada a posponer las tareas que por alguna razón les resulta pesada o fastidiosa. Al comenzar su tarea, la secretaria piensa que es mejor realizarla por la tarde pero al llegar la tarde, cree que es mejor realizarla al otro día, y así sucesivamente. Mientras esta tarea está pendiente, la secretaria va a mantener latente la preocupación por esta tarea. Es mejor acostumbrarse a realizar este tipo de tareas de inmediato.
• Trabajar en base a prioridades. Aun cuando el jefe pide todo con carácter prioritario, es prudente que la secretaria determine el orden más adecuado para realizar las tareas.
• Agrupar tareas y materiales. Entre las actividades diarias, hay tareas que se repiten muchas veces, por ejemplo: archivar, fotocopias, etc.
• Planificar las tareas a corto y mediano plazo: Es conveniente establecer diariamente un plan de trabajo definiendo las actividades que deben realizarse en forma inmediata. Esta tarea, si la transformamos en una costumbre, evitaremos el estrés y tendremos mayores garantías de cumplimiento.
• Identificar el tiempo que se desperdició: Hay que identificar el tiempo perdido y establecer los ajustes necesarios para poder cumplir las tareas con responsabilidad, honestidad, eficiencia y profesionalismo.

Manejo de la agenda

El buen manejo de la agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y la productividad de su oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de la agenda que toda secretaria debe conocer. La secretaria exitosa conoce de antemano cómo se maneja su jefe para marcar las diferentes reuniones de él. Si el jefe regresa de un viaje de negocio, por ejemplo de 5 días, seguramente necesitará ponerse al día con todos los asuntos de la oficina  y en este caso, la secretaria deberá programar cuidadosamente sus citas.

Debemos recordar que no todos los espacios en blanco de la agenda del jefe significan que estén libres para agendar reuniones.

Cuando el jefe tiene una reunión, que sabemos que será complicada, conviene protegerlo de llamadas y visitas que lo distraigan de temas importantes a ser tratados. De esta manera el jefe será más productivo y la secretaria será más responsable de lograr ese resultado.

Lo más importante es que el equipo jefe—secretaria pueda coordinar en conjunto las citas. Para esto la secretaria puede manejar dos agendas paralelas (la propia y la del jefe) o bien manejar su propia agenda coordinando en la misma todas las actividades del jefe. En el caso de las agendas paralelas es muy importante revisarlas y actualizarlas constantemente por si ocurre alguna modificación.

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