Organizacion

DISPOSICIONES GENERALES

1.- (SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA).

El Sistema de Organización Administrativa en el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional. Y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

2.- (OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA).

El objetivo general del Sistema de Organización Administrativa, es optimizar la estructura organizacional del aparato estatal, reorientándolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el plano económico, político, social y tecnológico.

Los objetivos específicos son:

• Lograr la satisfacción de las necesidades de los usuarios de los servicios públicos.

• Evitar la duplicación y dispersión de funciones.

• Determinar el ámbito de competencia y autoridad de las áreas y unidades organizacionales.

• Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicación, la coordinación y el logro de los objetivos.

• Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia económica.

3. (OBJETIVOS DE LAS NORMAS BÁSICAS).

Las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa tienen como objetivos:

• Proporcionar los elementos esenciales de organización, que deben ser considerados en el análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la entidad.

•

Lograr que 1a estructura organizacional de las entidades públicas sea conformada bajo criterios de orden técnico.

4.- (ÁMBITO DE APLICACIÓN).

Las presentes normas son de aplicación obligatoria para todas las entidades del sector publico señaladas en el artículos 3o. y 4o. de la Ley No1178 de Administración y Control Gubernamentales.

5.- (ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES)

a. El Ministerio de Hacienda es el órgano rector del Sistema de Organización Administrativa, sus atribuciones básicas están descritas en el artículo 20 de la Ley 1178 y son ejercidas a través de su unidad técnica especializada, la Dirección de Organización, Normas y Procedimientos Administrativos DONPA.

b. Cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las presentes normas básicas su Reglamento Específico para la implantación del Sistema de Organización Administrativa.

El Reglamento Específico aprobado mediante disposición legal interna, deberá ser compatibilizado por el órgano rector.

6.-- (PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA).

Los principios en los que se sustentan las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa son:

a. Estructuración técnica.-

La estructura organizacional de cada entidad se definirá en función a su Plan Estratégico y Programa de Operaciones Anual, aplicándose criterios y metodologías técnicas de organización administrativa.

b. Flexibilidad.-

La estructura organizacional de la entidad se adecuará a los cambios internos y del entorno.

c. Formalización..-

Las regulaciones en materia de organización administrativa deberán estar establecidas por escrito.

d. Servicio a los usuarios.-

La estructura organizacional de la entidad estará orientada a facilitar la satisfacción de las necesidades de servicios públicos de los usuarios, a través de su prestación en forma ágil, eficiente y con equidad social.

7.-(Interrelación con otros sistemas).

En base a los procesos y funciones determinados por cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales, el Sistema de Organización Administrativa establece la estructura organizacional necesaria para el funcionamiento de los mismos.

El Sistema de Organización Administrativa interactúa en mayor grado con los siguientes Sistemas..

a. El Sistema de Programación de Operaciones considerando el Plan Estratégico Institucional, la misión y los objetivos institucionales, establece los objetivos de gestión, las operaciones y recursos de la entidad, en base a los cuales se identifican las necesidades de organización. El Sistema de Organización Administrativa a su vez, prevé y establece la estructura organizacional para la elaboración y ejecución del Programa de Operaciones Anual.

b. El Sistema de Administración de Personal, define, en relación con el Sistema de Organización Administrativa, las normas y procesos de programación de puestos, contratación y asignación de funciones del personal necesario para desarrollar las funciones de las unidades organizacionales. El Sistema de Organización Administrativa a su vez, conforma las áreas y unidades, establece medios e instancias de comunicación y coordinación interna y externa y procesos que sirven de base para la programación de puestos, la contratación y asignación de funciones.

c. El Sistema de Control Gubernamental, establece disposiciones y normas básicas de control interno relativas al Sistema de Organización Administrativa, y ejerce el control sobre el funcionamiento del mismo. El Sistema de Organización Administrativa establece a su vez, los manuales y reglamento específico de la entidad, que sirven de base para el control gubernamental.

8.- (Componentes de las Normas Básicas).

Las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa tienen como componentes los procesos de:

• Análisis Organizacional.

• Diseño Organizacional.

• Implantación del Diseño organizacional.

9.- (Responsables de la aplicación de las Normas Básicas).

El análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la entidad es responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva y de los servidores públicos en su ámbito de competencia.

10.- (Revisión y actualización de las Normas Básicas).

El órgano rector del Sistema de Organización Administrativa revisará las presentes normas al menos una vez al año, y de ser necesario las actualizará en base al análisis de la experiencia derivada de su aplicación, a la dinámica de la ciencia administrativa y a las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las entidades públicas.

11.-(Adecuación de la estructura organizacional).

La estructura organizacional de la entidad se adecuará de forma inmediata a la aprobación del Programa de Operaciones Anual y al Presupuesto, y cuando se presenten circunstancias internas y/o del entorno que lo justifiquen, en el marco de las presentes normas y de las disposiciones legales vigentes en materia de organización.

TITULO II

ANALISIS ORGANIZACIONAL

12.- (Análisis de la estructura organizacional).

Las disposiciones legales vigentes en materia de organización, el Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual constituirán el marco de referencia para el análisis organizacional de la entidad.

Las entidades en funcionamiento analizarán si la estructura organizacional ha constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos en el Programa de Operaciones.

Se evaluará, fundamentalmente:

• la calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los usuarios,

• la efectividad de los procesos

• la rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los cambios internos y externos.

Este proceso se realizará como parte del análisis de situación regulado en las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones y cuando las circunstancias así lo justifiquen.

Asimismo, se deberá realizar un análisis prospectivo a fin de determinar la necesidad o no de ajustar la estructura organizacional para lograr los objetivos de gestión.

13.- (Resultados del análisis organizacional).

En base al resultado del análisis organizacional se podrán tomar decisiones respecto a los siguientes aspectos:

• Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades.

• Reubicar las diferentes unidades en la estructura.

• Redefinir canales y medios de comunicación interna.

• Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.

• Rediseñar procesos.

• Otros específicos de organización.

TITULO III

DISEÑO ORGANIZACIONAL

CAPITULO I

PROCESO DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

14.- (Etapas del diseño o rediseño organizacional).

Las etapas que se contemplarán en este proceso, son:

• Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio.

• Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen estas necesidades.

• Diseño de los procesos para la producción de los servicios y/o bienes, sus resultados e indicadores.

• Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales que llevarán a cabo las operaciones especificando su ámbito

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