Organizacion

INTRODUCCION

Este es un principio general, valido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la impresión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa, daremos a conocer la organización.

La Organización

La organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo, se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relaciones entre ellos y asignar atribuciones de cada uno.

Importancia de la Organización

Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

Evita lentitud e ineficiencia.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades

Características de la Organización:

- Complejidad: Es el crecimiento vertical que consiste en agregar departamentos o niveles jerárquicos, u horizontal que es cuando se agregan unidades de negocio a una organización

- Anonimato: Significa que una tarea debe ser llevada a cabo sin importar las características de quien la elabora. PUESTO: Unidad impersonal de Trabajo. La organización

- Rutinas Estandarizadas: Todas sus actividades se basan en Procedimientos y Programas que son pasos secuénciales. La diferencia entre Procedimientos y programas, es la asignación de Tiempos.

- Estructuras Especializadas: Todo aquello que le da formalidad a la organización, ya que su cumplimiento es generalizado.

- Niveles Jerárquicos: Distintos escalones en una organización.

- Asignación de Funciones y actividades: Es general de un Puesto.

- Denominación de Puestos: Asignar un nombre al puesto ocupado.

- Lineamientos: Son las reglas que son impositivas, políticas que son lineamientos generales de la Organización.

- Líneas de Autoridad y Comunicación: Delimita el tipo de relación entre los puestos y sistemas de organización.

Principios de Organización

- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos propuestos por la empresa.

- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en línea clara e inmediata.

- Paridad Autoridad – Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

- Unidad de mando: Solo se les debe proporcionar un jefe a los subordinados a el cual solo debe reportar.

- Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de aquellas mientras que tengan relación con la misma.

- Amplitud y tramo de control: Limite del número de subordinados para poder realizar sus funciones eficientemente.

- Coordinación: Las unidades de la organización deben mantenerse en equilibrio.

- Continuidad: Una vez establecida la organización requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a los condiciones del medio ambiente.

Elementos de la Etapas de la Organización

División del Trabajo

Es la separación de actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: Disposición de funciones de una organización en función del nivel de importancia.

Departamentalización: Agrupamiento de funciones dentro de una estructura organizacional.

Tipos:

Funcional: Es la agrupación de actividades comunes u homogéneas para formar una unidad de organización.

Departamentalización Funcional

Territorio o geográfica: Se divide el trabajo en departamentos, que representan áreas o localidades geográficas.

Departamentalización por Territorio o Geográfica

Producto: Se organiza la departamentalización alrededor de determinados productos o líneas de productos.

Departamentalización por Producto

Equipos o proceso: Es el medio lógico cuando las máquinas o el equipo empleado requiere de aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual elimina la división orgánica; o bien cuando los elementos técnicos exigen de una localización concentrada.

Departamentalización por Proceso o Equipo

Clientes: Está división está basada en la clientela que se emplea en algunos ramos.

Departamentalización por Clientes

- Asignación de Funciones: Comprende la especificación de tareas, actividades y funciones para cada uno de los cargos de la organización.

Coordinación:

Es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y consecución de los objetivos.

Autoridad:

Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otra persona.

Poder:

Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos.

- Poder condigno: Se gana la sumisión mediante la habilidad para imponer una alternativa a las preferencias del individuo o grupo que sea lo suficientemente desagradable o doloroso, de modo que sean abandonadas (castigo o amenaza).

- Poder compensatorio: Logra la sumisión a través de la recompensa afirmativa, concediendo algo que tiene valor para el individuo que se somete.

- Poder condicionado: Se ejerce cambiando la creencia, la educación o el compromiso social a lo que parece natural, apropiado o correcto, hace que el individuo se someta a la voluntad de otro o de otros.

- Legítimo: Es aquel inherente al poder dentro de la estructura organizacional (posición específica en la empresa).

- Experto: Experiencia del gerente (habilidades, conocimiento, capacidad, etc.)

- Carisma: Poder que tiene un individuo para influir en otro a través de la fuerza del carácter.

- Referente: Poder por asociación, se deriva no de su personalidad sino de la personalidad de con quien está asociado o con quien sostiene relación.

Tipología de la Organización

Tipología Ventajas Desventajas

Lineal o Militar Estructura sencilla y de fácil comprensión.

Delimitación clara de responsabilidades.

Facilidad de implantación

Estabilidad considerable.

Indicado para empresas

pequeñas Las relaciones formales conducen a la rigidez y formalidad.

La autoridad es lineal No hay especialización en la unidad de mando.

Se enfatiza en la función de jefatura y mando.

FUNCIONAL Máxima especialización de órganos y cargos.

Mejor supervisión técnica posible.

Comunicación directa, sin intermediarios y más rápida.

Separa funciones de planeación y control. Pérdida de autoridad y mando.

Subordinación múltiple.

Tendencia a la competencia entre especialistas.

Tendencia a la tensión y conflictos en la organización.

Confusión en cuanto a los objetivos.

STAFF Asegura asesoría especializada e innovadora y se mantiene la autoridad única.

Actividad conjunta entre órganos en línea y staff. Posibilidad de conflictos entre el staff y los demás miembros.

Dificultad para mantener el equilibrio dinámico entre la línea y el staff.

COMITÉS Toma de decisiones y juicios grupales.

Coordinación.

Transmisión de información.

Restricciones a la delegación de autoridad.

Consolidación de la autoridad. Pérdida de tiempo en la toma de decisiones.

Costo en tiempo y dinero Sustitución del administrador.

Consumen tiempo inútil.

División de la responsabilidad.

Exigen un coordinador excepcionalmente exigente.

MATRICIAL

(MUNCH – V)

(KOONTZ) Es útil para un proyecto específico.

Genera un intercambio de experiencias entre especialistas.

Propicia la comunicación entre departamentos funciones y de productos.

Las personas pueden cambiar de un área a otra cuando sea necesario. Conflictos entre administradores funcionales y de proyectos.

Conflictos,

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