Organización

“Organización”

1) Definición de organización.

La palabra organización u organizaciones hace referencia a aquellas entidades que son creadas por individuos que comparten similares intereses y valores y que buscan lograr ciertos objetivos a través de la misma. En una organización, cada individuo cumple una función específica y especializada que tiene como finalidad la consecución de determinados resultados.

En conjunto, tales funciones tienen que ver con acercarse al fin último de la organización y deben estar más o menos planeados y sistematizados para que se puedan observar los resultados esperados. Una organización debe tener un objetivo hacia el cual dirigirse, pero también debe contar con un número de tareas o actividades, funciones y resoluciones que serán eventualmente las responsables de llegar a ese objetivo.

2) Características.

• Tienen fines (propósitos): Sirven a la sociedad – satisfacen necesidades (económicas y sociales).

• Cuentan con recursos: Financieros, materiales, instrumentos, información, conocimientos (destrezas especializadas, capacidades de relación, comunicación y motivación).

• Se basan en las Capacidades humanas de sus miembros (competencias).

• Desarrollan las capacidades de sus integrantes.

• Personas + Fines + Medios >>>>>> Ética + Eficacia + Eficiencia (racionalidad del comportamiento y racionalidad científico-técnica)

• Crean sus propias reglas (manuales, procedimientos, uniformes, horarios, listas de precios, etc.).

• Cuentan con una cultura (conjunto de valores, creencias, mitos y rituales que se transmiten a sus integrantes y que pueden ser o no compartidos por ellos).

• Llevan a cabo actividades que se coordinan racionalmente y les permiten alcanzar sus fines.

• Al tratarse de sistemas “abiertos”, se encuentran afectadas por el entorno (oportunidades y amenazas) con el que interactúan y obtienen de él la “personería” para actuar.

• Poseen estructuras formales (más o menos estables en el tiempo), en las que se desarrollan funciones diferenciadas bajo normas explicitadas que las integran, y se distribuye la autoridad.

• Dividen el trabajo (distribuyen las tareas entre las personas)

• Dividen el poder (autoridad – responsabilidad)

• Pueden regenerarse y adaptarse para sobrevivir y crecer.

• Son complejas (alto grado de interacción interna/externa).

• Transmiten conocimiento y enriquecen al mismo (museos, bibliotecas, desarrollo de investigación).

• Vencen al tiempo (llegan a sobrevivir a sus fundadores o iniciadores)

• Poseen identidad que las distingue (las hace únicas).- Como sistemas abiertos suelen adoptar formas que las hacen más eficientes para determinadas funciones.

• Tienen “Administradores” que ayudan a fijar y lograr las metas, aprovechan las oportunidades y transforman los objetivos en resultados.

3) Elementos de organización.

Los elementos básicos de la organización son:

 Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

 Sistematización: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

 Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

 Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

 Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos:

• Grupo humano.

• Recursos.

• Fines y objetivos por alcanzar.

Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinámicamente con características que los diferencian o identifican como organizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organización, ellos son:

• La división del trabajo.

• El proceso de dirección.

• La posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano.

“Los elementos mencionados interactúan entre sí en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propósitos determinados".

El siguiente cuadro resume los elementos que componen una organización:

Elementos que componen a una organización

Objetivos

Generales Ej. Obtención de ganancias, producción de bienes, prestación de servicios, comercialización, etc.

Específicos Ej. Aumento del capital, captación del cliente, etc.

Factores de la producción Son aquellos factores que intervienen en la producción. Ej. La tierra, el trabajo, y el capital

Dirección Es el proceso que se ejerce, para amortizar los objetivos individuales con los de la organización.

Recursos Materiales Ej. Edificios, rodados, muebles y útiles, instalaciones, etc.

Inmateriales El capital, la marca, la imagen, etc.

Humanos El grupo humano que sostiene la organización.

4) Tipos según diferentes criterios de organización formal e informal y sus principales tipos de departamentalización.

 Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

• Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

• Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello. El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc.

 Organizaciones Según su Formalidad: Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:

• Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

- Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones.

- Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.

- Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la organización linea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados.

- Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas

...