PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA SALUDABLE

La empresa Saludable es una institución del sector salud, que ofrece servicios de odontología y consulta médica general, cuenta con 3 sedes institucionales, y 65 trabajadores; 20 de nómina y 45 contratistas. Al realizar el análisis situacional encontramos que a pesar de que cuenta con misión, visión y objetivos institucionales, éstos deben ser analizados ya que es necesario comprobar que estén orientados hacia la nueva política de calidad, ya que fueron creados hace 14 años y la empresa ha evolucionado en este tiempo; no cuenta con manual de calidad, ni tiene definidos la totalidad de sus procesos, solo están definidos los procedimientos en los departamentos de compras y recursos humanos,no se evidencia el seguimiento y evaluación que aporten al mejoramiento continuo en la institución,para dar cumplimiento a los requerimientos legales tanto de la norma como de las leyes que regulan el servicio de salud.

Definir qué actividades deberán plantearse para realizar un adecuado proceso de documentación, implementación, seguimiento y posterior certificación del Sistema de Gestión de la Calidad.

La implementación de un SGC involucra la ejecución de una serie de acciones, que deben ser planificadas cuidadosamente, por tal motivo a continuación se describen las actividades que se tendrán en cuenta para la implementación del SGC de Saludable.

 DIAGNÓSTICO PREVIO

Una vez que la empresa ha tomado la decisión de implementar un SGC, debe revisar como su gestión diaria se ajusta a los requisitos de la norma.

Actividades:

Revisar y comparar los procesos y la gestión actual con la norma.

Elaboración del organigrama.

Asignar responsabilidades a cada funcionario.

Presentación de propuestas de mejora.

Estimación de recursos y costos necesarios para la implementación del SGC.

 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

Luego de realizar el diagnóstico previo, se debe realizar la medición de la satisfacción del cliente, definir la política y los objetivos de calidad. La organización debe estudiar las necesidades de sus clientes y plasmarlas en un documento que especifique los compromisos generales como proveedora de servicios.

Actividades:

Definir la política de calidad.

Medición de la satisfacción del cliente

Evaluación de proveedores

Fijación de los objetivos de calidad.

 CAPACITACIÓN

Realizar una planificación previa de las diferentes actividades a realizar. El plan de formación comprende:

Actividades:

Cursos para directivos y mandos intermedios.

Cursos para operarios.

Lo anterior requiere realizar varias sesiones donde el responsable de la implementación del SGC redacta el Manual de calidad y los procedimientos en base a la información recolectada en cada una de las sesiones realizadas. Es importante tener en cuenta que es mucho más fácil la recolección de información y la redacción de los procedimientos que la misma implementación.

 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Teniendo en cuenta la necesidad de evidenciar las actividades que realiza la empresa, es importante documentar paso a paso cada uno de los procesos y así lograr la calidad requerida de los productos y servicios prestados.

La documentación del SGC debe representar fielmente la manera de cómo se ejecutan los procesos, en un lenguaje claro, sencillo y preciso, no ser extensa ni difícil de entender; debe ser útil, contribuir a la gestión de los procesos, se debe estructurar en medio magnético para evitar el uso excesivo de papel y facilitar su socialización, su diseño debe ser elaborado por personal experto en SGC pero con la colaboración activa de las personas que mejor conocen la forma de hacer las cosas.

Actividades:

Elaboración y aprobación de los procedimientos

Elaboración y aprobación del manual de la calidad

El manual de calidad debe estar redactado de una manera tal que muestre le alcance y los lineamientos referentes a la calidad, pero no debe ser tan extenso que su lectura sea manejable para todo el personal.

 IMPLEMENTACIÓN

Es el momento en que las actividades de la empresa deben llevarse a cabo conforme a los procedimientos elaborados, y verificar si se están cumpliendo, de lo contrario analizar el por qué no se hace y realizar las correcciones necesarias a la documentación.

Actividades:

Ejecución de los procesos y procedimientos.

Realizar controles de seguimiento y charlas con el personal.

 AUDITORÍAS INTERNAS

Cuando el sistema está implantado correctamente, se debe realizar una revisión

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